Top 6 strategii eficiente pentru implementarea SAF-T în 2025 

Raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) a fost implementată etapizat: mai întâi marii contribuabili au început raportarea în 2022, companiile mijlocii în 2023, iar, de la 1 ianuarie 2025, obligația de raportare se aplică și micilor contribuabili, inclusiv microîntreprinderile, asociațiile și fundațiile non-profit și asociațiile de proprietari care practică evidența în partidă dublă. Reglementarea a generat numeroase provocări în ceea ce privește complexitatea procesului, resursele umane necesare și costul ridicat de implementare. 

Această cerință impune firmelor să transmită către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) o raportare electronică standardizată. Practic, este vorba despre un fișier XML ce conține informații detaliate despre operațiunile contabile ale companiei, precum facturile emise și primite, detalii despre stocuri, plăți, încasări și alte informații financiare relevante. 

Deși Declarația informativă D406 sau SAF-T are ca principal scop creșterea transparenței și eficienței în colectarea taxelor, procesul de implementare a acesteia poate reprezenta o provocare semnificativă pentru multe organizații. În primul rând, aceste companii folosesc programe ce necesită o investiție financiară, ceea ce implică mai mult timp pentru actualizarea software-ului și numeroase echipe de implementare. Pe de altă parte, unele companii întâmpină dificultăți în depunerea retroactivă a declarațiilor, deoarece procesarea manuală a datelor este necesară înainte de actualizarea software-ului. 

Automatizarea raportării SAF-T este esențială, dar pentru a nu părea descurajator acest proces, ANAF a oferit o perioadă de grație pentru contribuabilii mici, astfel încât companiile să asigure conformitatea fiscală fără a suprasolicita resursele interne. 

• Pentru societățile care au obligația de transmitere lunară a fișierului SAF-T, perioadele de grație sunt de 6 luni pentru prima raportare, 5 luni pentru a doua, 4 luni pentru a treia, 3 luni pentru a patra și 2 luni pentru a cincea raportare. 
• Pentru societățile care au obligația de transmitere trimestrială a fișierului SAF-T, perioada de grație este de 3 luni pentru prima raportare. 

Pentru a înțelege mai bine cum să gestionezi eficient această obligație și să eviți problemele comune, îți recomandăm să citești articolele noastre despre SAF-T: Partea 1 și Partea 2. 

În continuare, vei afla 6 strategii eficiente pe care companiile le pot adopta pentru a implementa SAF-T mai eficient, evitând eventualele blocaje care pot apărea.

1. Implementarea unui sistem ERP integrat pentru centralizarea datelor

Implementarea unui sistem ERP (Enterprise Resource Planning) integrat va facilita administrarea tuturor operațiunilor de afaceri într-o singură platformă consolidată. Centralizarea tuturor datelor financiare și operaționale într-un sistem ERP simplifică procesul de generare automată al fișierului SAF-T, garantând conformitate fiscală și minimizând erorile. 

Fiind vorba despre un proces complex din punct de vedere legislativ și a cerințelor tehnice impuse de raportarea SAF-T, cele mai multe dintre companii apelează la specialiști, ca de exemplu firme externalizate specializate în contabilitate și raportare, așa cum este NextUp ERP care oferă funcționalități dedicate pentru raportarea SAF-T, ce permite extragerea și validarea automată a datelor necesare pentru D406. Această automatizare nu doar economisește timp, dar și minimizează riscul de penalități asociate cu raportările incorecte. 

2. Validarea și conversia automată a datelor înainte de raportare

Înainte de transmiterea fișierului SAF-T către autoritățile fiscale este important să ne asigurăm că informațiile sunt corecte și complete. Un mod practic prin care putem face asta este prin asigurarea unei verificări riguroase și a conversiei automate a datelor pentru o raportare fără erori. NextUp ERP dispune de un sistem avansat de validare și conversie automată a informaților contabile, astfel, corectitudinea acestora este verificată, iar eventualele erori sau discrepanțe sunt corectate. 

Mai mult decât atât, aceste soluții pot converti datele din diverse formate într-un format standardizat, necesar pentru Declarația SAF-T, asigurând compatibilitatea cu sistemele autorităților fiscale. În acest mod companiile au siguranța că fișierul SAF-T este complet și conform cu legislația. 

3. Formarea echipei pentru utilizarea eficientă a soluțiilor ERP

Deși un soft ERP simplifică și automatizează raportarea SAF-T, iar munca manuală este redusă semnificativ, utilizarea optimă a acestei strategii implică în continuare o instruire adecvată a personalului. Din acest motiv, organizarea de sesiuni de training și workshop-uri personalizate pentru echipele financiare este esențială pentru a le ajuta să navigheze eficient în platformă și să utilizeze toate funcționalitățile disponibile. 

O instruire adecvată a personalului, îi va ajuta să identifice rapid eventualele probleme și să optimizeze procesele de raportare, asigurând o implementare SAF-T fără erori și în conformitate cu prevederile legale. 

4. Actualizarea continuă a sistemelor pentru conformitate fiscală

Raportarea fiscală este un domeniu într-o continuă evoluție, iar reglementările pot suferi modificări în timp. Din acest motiv, un sistem de monitorizare continuă a modificărilor legislative și o actualizare automată este esențială pentru companiile care își doresc să rămână conforme. Astfel, timpul alocat pentru verificarea informațiilor este redus considerabil, eliminând necesitatea adaptării manuale a proceselor. 

Alegerea unui soft ERP modern, ce oferă actualizări constante care reflectă schimbările legislative, îți va oferi certitudinea că firma ta va rămâne mereu în conformitate cu prevederile legale, fără eforturi suplimentare. 

5. Implementarea măsurilor avansate de securitate și protecție a datelor

Digitalizarea raportărilor fiscale aduce după sine și provocări legate de securitatea datelor financiare. O soluție avansată de protecție a informațiilor contabile, inclusiv criptare la nivel entreprise și backup automat al tuturor informațiilor fiscale este fundamentală. 

Accesul la date este securizat printr-un sistem de permisiuni bazat pe roluri, ceea ce oferă siguranța că doar persoanele autorizate pot accesa și modifica declarațiile SAF-T. Acest nivel de protecție oferă siguranță maximă în gestionarea datelor financiare, prevenind pierderile de date și protejând în același timp compania împotriva riscurilor cibernetice și a breșelor de securitate. 

6. Asigurarea unui suport tehnic specializat și consultanță personalizată

Automatizarea raportării SAF-T nu este singurul aspect de care trebuie să ții cont pentru ca lucrurile să fie conforme. Un suport tehnic specializat pentru implementare și utilizare este la fel de important.  

Echipa de consultanți NextUp este disponibilă pentru a ghida companiile în procesul de configurare, pentru a rezolva orice problemă tehnică și pentru a asigura o tranziție lină către digitalizarea completă a raportării fiscale. 

De ce să alegi NextUp ERP pentru raportarea SAF-T? 

NextUp ERP este o soluție completă, creată pentru a simplifica și automatiza procesele de raportarea fiscală, inclusiv Declarația SAF-T. Spre deosebire de alte soluții, NextUp ERP oferă avantaje multiple, lucru ce asigură o implementare eficientă și fără stres a raportării D406. 

• Existența unui ERP modular, adaptabil nevoilor companiei tale: NextUp ERP îți permite să alegi exact funcționalitățile de care ai nevoie, fără costuri suplimentare pentru module de care compania ta nu are nevoie. Flexibilitatea și scalabilitatea sistemului îl fac potrivit atât pentru afaceri la început de drum, cât și pentru companii în expansiune. 
• Fără costuri ascunse, mereu actualizat conform legislației: Modificările legislative sunt integrate automat în sistem, fără taxe suplimentare. Astfel, eviți riscurile de neconformitate și costurile neprevăzute. 
• Existența unui suport complet de la implementare la training: Fiecare client beneficiază de asistență personalizată pentru instalare, configurare și instruirea echipei. Procesul de tranziție devine astfel mai ușor și mai eficient. 
• Intuitiv și ușor de utilizat, potrivit pentru firme în creștere: NextUp ERP are o interfață prietenoasă și oferă vizibilitate în timp real asupra datelor fiscale. Sistemul este gândit să crească odată cu afacerea ta, fără complicații. 

Automatizarea SAF-T nu mai este o opțiune, ci o necesitate pentru companiile care vor să rămână conforme cu legislația și să evite riscurile asociate raportării manuale. Un ERP actualizat constant, precum NextUp, simplifică acest proces prin generarea, validarea și transmiterea automată a fișierelor SAF-T, reducând astfel erorile și optimizând timpul dedicat acestor obligații fiscale. 

Prin adoptarea unei soluții integrate, companiile nu doar că își îmbunătățesc fluxurile de lucru, dar și elimină stresul legat de conformitate fiscală. NextUp ERP oferă un sistem sigur, eficient și ușor de utilizat, care se adaptează la nevoile fiecărei firme. 

Contactează echipa NextUp pentru a afla cum această soluție poate transforma raportarea SAF-T dintr-o provocare într-un proces simplu și automatizat.