SAF-T 2025: Cine trebuie și cine nu trebuie să depună Declarația 406

    De la 1 ianuarie 2025, intră în vigoare obligația micilor contribuabili de a depune la ANAF declarația cuprinzând informaţii din evidenţa contabilă şi fiscală, denumită Declarația informativă D406 sau SAF-T. În România, raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) s-a implementat în mai multe etape: în 2022 au declarat marii contribuabili, începând cu 2023 au continuat contribuabilii mijlocii, urmând ca din 2025 raportarea să devină obligatorie și pentru contribuabilii mici.

Mai mult decât o raportare contabilă, Declarația 406 este un pas esenţial în schimbul electronic de date dintre contribuabili şi autorităţile fiscale. Declaraţia informativă D406 se completează electronic, iar semnarea ei se face prin utilizarea certificatului calificat emis de un furnizor de servicii de certificare, acreditat în condiţiile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Autoritățile fiscale vor putea accesa datele contabile și tranzacțiile financiare ale tuturor firmelor în format electronic, ceea ce va spori eficiența controalelor fiscale. Dar, nu toți contribuabilii sunt obligați să depună Declarația 406, există și excepții. 

Din acest articol vei afla pentru cine este obligatorie raportarea SAF-T 2025 și cine nu trebuie să depună Declarația 406, precum și cum poți simplifica procesul de digitalizare fiscală a firmei.

Ce este Declarația 406 sau SAF-T 

Declarația 406 sau SAF-T reprezintă o raportare electronică standardizată către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Practic, vorbim de un fișier XML care conține detalii despre operațiunile contabile ale unei firme, cum ar fi facturile emise și primite, detalii despre plăți și încasări, stocuri și alte informații financiare relevante.

Prin intermediul acestei raportări, ANAF poate analiza automat și detaliat activitatea economică a firmelor, reducând astfel necesitatea verificărilor fizice și a interacțiunii directe. În acest fel, prin analiza tuturor tranzacțiilor unei firme, ANAF poate identifica rapid eventualele nereguli.

Ce conține raportarea SAF-T

Raportarea SAF-T sau Declarația 406 constă din mai multe fișiere de date standardizate, fiecare conținând informații financiare și contabile specifice. Structura fișierului SAF-T include în general date din:

• Registrul general. Oferă o imagine de ansamblu asupra tranzacțiilor financiare ale unei companii, inclusiv detalii despre venituri, cheltuieli și alte activități financiare. Aceste informații ajută autoritățile fiscale să obțină o perspectivă asupra poziției financiare a unei companii.

• Încasări și plăți. Conține informații legate de conturile de încasat și conturile de plătit ale unei companii, precum și date despre facturi, plăți primite și plăți efectuate. 

• Inventar. Oferă informații despre stocul unei companii și nivelurile de stoc. 

• Mijloace fixe. Sunt menționate informații despre activele fixe ale unei companii, cum ar fi proprietăți, mașini și echipamente. Ajută autoritățile fiscale să monitorizeze amortizarea și valorile activelor.

• TVA (taxa pe valoarea adăugată). Pentru țările cu sistem de TVA, fișierul de date TVA conține informații despre tranzacțiile cu TVA, permițând autorităților fiscale să verifice calculele și plățile TVA.

• Registrul jurnal. Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare efectuate de contribuabil. Acestea oferă o imagine cronologică detaliată a activităților financiare ale unei companii.

Ce pași presupune depunerea Declarației 406?

ANAF a publicat ordinul 1783/2021 pentru implementarea SAF-T care conține mai multe detalii despre natura informațiilor care trebuie declarate, modelul de raportare, procedura, condiţiile, termenele şi datele de transmitere. 

Pentru că este vorba de un nivel ridicat de complexitate legislativă și cerințe tehnice ale raportării SAF-T, firmele pot apela la ajutorul specialiștilor, precum firmele de externalizare specializate în contabilitate și raportare, așa cum este NextUp care sprijină firmele în procesul de raportare a D406 cu un soft ERP performant pentru simplificarea și automatizarea trimiterii informațiilor.

Pașii principali pentru depunerea Declarației 406 sunt:

• Generarea fișierului SAF-T în format XML de către aplicația informatică a entității respective;
• Verificarea structurii fișierului XML și corelațiile dintre date prin programul informatic „Validator“ pus la dispoziție de către ANAF;
• Generarea Declarației informative D406 ca document electronic în format PDF cu XML atașat (dacă acesta a îndeplinit condițiile de verificare) semnat electronic.

Cine trebuie să depună Declarația 406

Companiile din România, plătitoare sau neplătitoare de TVA, sunt obligate să realizeze raportarea SAF-T lunar sau trimestrial. Declarația 406 se transmite în format electronic, data limită de transmitere fiind ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare.

Obligația de transmitere a fișierului standard de control fiscal prin intermediul Declarației informative D406 este specificată pentru fiecare categorie de contribuabili:

Contribuabili mari

• Pentru contribuabilii încadrați în categoria mari contribuabili la data de 1 ianuarie 2022, care au făcut parte din această categorie și în anul 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 a început de la data de 1 ianuarie 2022;
• Pentru contribuabilii încadrați în categoria mari contribuabili la data de 1 ianuarie 2022, care nu au făcut parte din această categorie în anul 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 a început de la data de 1 iulie 2022.

Contribuabili mijlocii

• Pentru contribuabilii încadrați în categoria contribuabili mijlocii la data de 31 decembrie 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 a început de la data de 1 ianuarie 2023.

Contribuabili mici

• Pentru contribuabilii care nu sunt încadrați la data de 31 decembrie 2021 în categoria marilor contribuabili sau a contribuabililor mijlocii, denumiți generic contribuabili mici, și care își păstrează această încadrare și după data de 1 ianuarie 2022, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data de 1 ianuarie 2025, care reprezintă data de referință pentru contribuabilii mici.
• Contribuabilii nerezidenți înregistrați doar în scop de TVA în România au obligația de depunere a Declarației informative D406 începând cu data de referință pentru contribuabilii mici (1 ianuarie 2025).

Categoriile de contribuabili care au obligația de a depune Declarația 406 din 2025, indiferent de categoria de contribuabili din care fac parte sunt:

• Regii autonome și institute de cercetare-dezvoltare;
• Societăți pe acțiuni, societăți în comandită simplă, în nume colectiv și SRL-uri;
• Companii naționale și organizații cooperatiste;
• Persoane juridice străine cu sedii permanente sau conducere efectivă în România;
• Asociații cu scop patrimonial și fără scop patrimonial;
• Societăți nerezidente, înregistrate în scopuri de TVA.

CINE nu trebuie să depună Declarația 406

Contribuabilii care nu au obligația raportării SAF-T în 2025 fac parte din categoriile:

• Persoanele fizice autorizate (PFA)
• Intreprinderile individuale (II);
• Intreprinderile familiale (IF);
• Persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ (PFL);
• Asociațiile familiale (ASF);
• Societățile profesionale de avocați cu răspundere limitată (SPAR) și cabinetele individuale de avocat;
• Societățile profesionale notariale și birourile individuale notariale;
• Cabinetele medicale individuale (CMI);
• Societățile profesionale de practicieni în insolvență (SPI);
• Intreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată (URL);
• Instituțiile publice (PUB), indiferent de sursa lor de finanțare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate;
• Autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare;
• Persoanele juridice care utilizează informații clasificate sau dețin documente ale căror specificații tehnice sunt clasificate potrivit legii sau derulează contracte clasificate care impun, potrivit prevederilor legale, măsuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esențiale de securitate ale statului, în situația în care prin depunerea declarației D406 (SAF-T) ar furniza astfel de informații.

Declarația 406 susține conformitatea fiscală fiind un instrument facilitator pentru îndeplinirea cerințelor de colectare a datelor fiscale în format electronic deoarece se reduce numărul de documente care trebuie emise, precum și înțelegerea rapidă a datelor indiferent de sistemul din care provin. Unicitatea formatului ajută, de asemenea, contribuabilii să-și respecte obligațiile fiscale, chiar și atunci când operează în diferite țări cu cerințe fiscale diferite.

Pentru a scăpa de acest stres și pentru a simplifica raportarea SAF-T pentru contribuabili mici, NextUp îi scutește pe antreprenori de această birocrație cu un soft performant care automatizează procesele repetitive, consumatoare de resurse și predispuse la greșeli.