Provocările contabile ale RO e-factura

Conform art. 10 din OUG nr. 120/2021[1] așa cum a fost modificată de Legea nr. 296/2023[2], începând cu 01 iulie 2024 în relația B2B emitentul facturii electronice are obligația transmiterii acesteia către destinatar utilizând sistemul național privind factura electronică RO e-factura.

De asemenea, potrivit art. 4 alin. (6) din aceeași ordonanță, exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor.

Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional Ro e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data limită pentru emiterea facturii prevăzută la art.319 alin. (16) din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal.

Întrucât în practică există foarte multe situații în care este un decalaj între data emiterii facturii și data transmiterii în sistemul naţional Ro e-Factura, acest aspect determină abordări fiscale și contabile diferite, care nu sunt unitare în ceea ce privește înregistrarea în contabilitate a operațiunilor de livrări sau prestări de servicii evidențiate în factura electronică, în condițiile în care aceasta nu a fost primită prin sistem.

Clarificările vizează:

– tipul de document justificativ  în baza căruia se efectuează înregistrările în contabilitate;

– data la care trebuie înregistrată în contabilitate operațiunea (data emiterii facturii sau data la care s-a primit factura electronică);

– implicațiile fiscale generate de utilizarea documentului în baza căruia furnizorul evidențieză veniturile și colectează TVA la data efectuării operațiunii în situația în care la acea dată factura electronică format xml nu a fost transmisă prin RO e-Factura din diverse motive (nu a funcționat sistemul sau termenul legal de transmitere expiră în luna următoare).

Cadrul legal existent pentru reglementarea documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate este prevăzut în Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare (legea contabilității) și Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, cu modificările şi completările ulterioare (OMFP nr. 2634/2015).

Potrivit prevederilor art. 6 din legea contabilității, orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Pentru a fi înregistrate în contabilitate, documentele justificative trebuie să cuprindă elementele prevăzute la pct. 2 din Anexa nr. 1 Norme generale
de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile la OMFP nr. 2634/2015, astfel :

  - denumirea documentului;

  - denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;

  -numărul documentului şi data întocmirii acestuia;

  -menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);

  -conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;

  -datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;

  - numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

Tot în Anexa menționată la pct. 4 și 22 se prevede că documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.

Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de specificul şi necesităţile entităţilor, cu condiţia respectării conţinutului de informaţii prevăzut la pct. 2, respectiv pct. 10, din Anexă, precum şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor. Numărul de exemplare al documentelor financiar-contabile se stabileşte prin proceduri proprii, în funcţie de necesităţile entităţilor.

În ceea ce privește facturea, OMFP nr. 2634/2015 ne trimite la Codul fiscal ca act normativ care gestionează acest document. Astfel, conform pct. 25 și 26 din aceeași Anexă , factura este document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economice.

 Pentru operaţiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu există obligaţia întocmirii facturii, înregistrarea în contabilitate a acestora se efectuează pe baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, notă de contabilitate etc., după caz.

Toate operaţiunile privind factura (întocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectuează conform prevederilor Codului fiscal şi ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia.

Ca urmare, pentru toate operațiunile pentru care există obligația emiterii facturii, aceasta reprezintă documentul justificativ de înregistrare în contabilitate care antrenează și implicații fiscale. Pentru celelalte operațiuni se emit alte documente justificative în funcție de situație, cu respectarea criteriilor minimale prevăzute de OMFP nr. 2634/2015.

Ce se întămplă în noul context generat de utilizarea sistemului național RO e-factura când există decalaje între data întocmirii și data transmiterii? Care este documentul în baza căruia înregistrăm și care este data la care înregistrăm în contabilitate?

Și anterior intrării în vigoare a acestor modificări legate de facturare, existau în activitatea economică decalaje între momentul primirii facturii și momentul realizării operațiunii.

În astfel de situații, conform normelor la OMFP nr. 2634/2015, Avizul de însoţire a mărfii (Cod 14-3-6A) se întocmeşte de către entităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale entităţii. În condiţiile în care datele valorice (preţul unitar şi valoarea) nu se înscriu în Avizul de însoţire a mărfii, aceste date trebuie să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

Prin urmare, în cazul în care o entitate nu a primit factura electronică prin sistem la momentul efectuării operațiunii, trebuie să existe un alt document în care se evidențiază operațiunea și care să stea la baza înregistrărilor în contabilitate. Acest document poate fi Avizul de însoţire a mărfii (Cod 14-3-6A) și ulterior când factura este primită se vor regulariza înregistrările contabile. 

Din analiza modificărilor recente ale legislației avem o confirmare a acestei abordări, respectiv în Ordinul ministrului finanțelor nr. 4058/24.07.2024 publicat în Monitorul Oficial al României nr. 754/01.08.2024, Partea I.

În acest sens s-a completat OMFP nr. 2634/2015, cu documentul „Aviz de însoțire a mărfii (Cod CASH AND CARRY 14-3-6aA)”, atât în ceea ce privește normele specifice de utilizare a acestuia, cât și modelul documentului respectiv.

Ordinul cuprinde prevederi privind documentul folosit în cazul comercianților de tip cash & carry, care realizează vânzări de mărfuri către clienți, care sunt achitate prin card/numerar sau cu plata ulterioară vânzării și pentru care factura ținea loc și de chitanță[3]. Factura neputând fi transmisă în sistem trebuie să existe un document justificativ atât pentru efectuarea operațiunilor, respectiv vânzare și încasarea acesteia.

Astfel, față de regulile generale de utilizare a documentului „Aviz de însoțire a mărfii (Cod 14-3-6A)” documentul „Aviz de însoțire a mărfii (Cod CASH AND CARRY 14-3-6aA)” servește inclusiv ca document de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate a încasărilor și plăților efectuate în numerar. Ca urmare, în această situație, avizul de expediție este documentul justificativ până la primirea facturii.

De subliniat faptul că în situația altor domenii de activitate, avizul de expdiție prevăzut în normele la OMFP nr. 2634/2015 conține elementele minimale, dar poate fi completat cu toate informațiile necesare entității în cauză, conform procedurilor proprii interne.

Provocările RO e-Factura sunt încă incipiente, însă pe măsura aplicării, cu siguranță se vor impune atât modificări și completări ale legislației contabile și fiscale, cât și ale procedurilor interne ale entităților.

---

[1] ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea

[2] Legea nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilităţii financiare a României pe termen lung

[3] Potrivit Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 599/2002 pentru aprobarea unor modele de formulare specifice cu regim special privind activitatea financiară şi contabilă