GHID PRACTIC e-Factura: cum o exporti din NextUp ERP si cum o inregistrezi pe site-ul ANAF-ului

Sistemul de facturare electronica, cunoscut pe scurt sub denumirea de e-Factura, este inca un pas pe care Ministerul de Finante il vrea facut pentru a digitaliza legatura dintre institutiile statului si mediul de afaceri. Reamintim cu ocazia aceasta ca, de la 1 martie 2022, a devenit obligatorie comunicarea dintre ANAF si contribuabili si invers doar prin intermediul Spatiului Privat Virtual (SPV).
Revenind la e-Factura, primul pas a fost facut spre finalul anului trecut, pe relatia agent economic – institutii publice (B2G: Business to Government), iar de la 1 aprilie 2022 sistemul e-Factura poate fi folosit intre firme (Business to Business – B2B). Pana la 30.06.2022 sistemul este optional pentru acei agenti economici care comercializeaza anumite produse sau servicii cu risc fiscal ridicat, iar dupa 1 iulie 2022 transmiterea prin sistemul e-Factura este obligatorie.
Continut
Vineri, 1 aprilie, pentru a puncta momentul, Ministerul Finantelor a anuntat public pasii urmatori, informatie disponibila aici.
Nu putem decat sa salutam orice pas facut de catre autoritati in directia digitalizarii in relatia dintre institutiile publice si mediul de afaceri.
Iti reamintim ca pentru a folosi sistemul si a putea incarca in SPV facturile, agentul economic trebuie sa se inregistreze in Registrul RO E-factura, completand formularul 084 “Cerere privind inregistrarea in Registrul e-factura”. Totul se intampla direct in SPV.
Asa cum te-am obisnuit, gasesti in aplicatia NextUp toate functionalitatile de interes general si utile utilizatorilor, deci si exportul in format xml al facturilor pentru a fi urcat apoi in SPV.
Iti prezentam in continuare toti pasii necesari atat pentru a genera e-Factura, cat si pentru a o incarca in sistemul ANAF.
Ce setari trebuie sa faci inainte sa generezi e-Factura in NextUp ERP
Accesezi Nomenclatoare >> Societate >>> Parametrizare, apoi categoria TVA – cote si optiuni, unde sunt doua noi coloane necesare pentru generarea fisierului XML:
- categoria TVA – care are valori prestabilite dar care pot fi modificate direct de catre user
- motiv scutire TVA – care nu contine date precompletate dar care contine lista cu motive, asa cum sunt ele solicitate in documentatia referitoare la e-factura, urmand userul sa isi poata seta singur motivul potrivit, daca este cazul, evident
IMPORTANT! Pentru a genera e-Factura, mai intai trebuie sa tii cont de urmatoarele lucruri:
- faci configurarile de optiuni de TVA; in functie de valoarea aleasa, se va duce in export in XML pentru fiecare linie (vezi imagine mai jos)
- trebuie sa completezi cu datele corecte categoria Motive de scutire TVA
- Motivele de scutire sunt obligatorii pentru fiecare optiune de TVA cu cota zero si pentru taxarile inverse (categorie AE)
- in Nomenclatoare >>> Articole >>> Unitati de masura trebuie sa te asiguri ca pentru unitatile de masura este asociat un cod SAF-T deoarece trebuie exportat inclusiv acest cod pe unitate de masura in XML
Cum exporti e-Factura din NextUp ERP
- selectezi facturile pe care trebuie sa le declari
Daca vrei sa exporti mai multe documente, poti sa o faci folosindu-te de filtrarea de pe coloane. De exemplu, daca vrei sa exporti facturile dintr-o anumita luna scrii luna si anul in casuta alba deasupra liste de facturi, pe coloana Data)si vor fi selectate doar facturile din luna respectiva .
- apesi pe butonul Exporta e-Factura, aflat in meniul de deasupra listei de facturi (vezi imagine mai jos)
*dupa export, facturile exportate vor fi bifate ca fiind exportate (vezi coloana “e-Factura exportata” din lista de facturi)
Aplicatia NextUp iti permite exportarea de cate ori vrei a facturilor, aratandu-ti insa prin bifa de care iti spuneam mai sus, care facturi mai sunt de exportat.
- salvezi fisierul XML generat, in folderul dorit in calculatorul tau
IMPORTANT!
Facturile alese se vor exporta in fisier de tip XML, fisier pe care il vei incarca pe site-ul ANAF.
Daca exporti o factura deja exporta, vei primi un mesaj informativ ca acea factura a fost exportata.
Ce contine fisierul XML exportat
Fisierul XML contine informatiile urmatoare:
- Informatii generale: data, tip, deviza
- Accounting Supplier Party – informatii despre furnizor
- Accounting Customer Party – informatii despre client
- Delivery – adresa de livrare
- Tax Total – informatii despre taxe: total TVA in valuta, set de subtotaluri grupate pe tipuri de taxa, cota TVA si motivul de scutire (doar in cazul in care este zero sau cu taxare inversa)
- Legal Monetary Total – totalul net si totalul cu TVA al facturii/facturilor
- Detaliere linii ale facturii de vanzare: unitate de masura, cantitate, valoare, nume articol, cod articol, optiune de TVA, cota de TVA, pretul de pe linie, cantitate, valoare, cod, denumire
Asa arata fisierul XML cu datele de pe facturi
Cum inregistrezi fisierul XML la ANAF
PASI DE URMAT
- te conectezi in SPV – Spatiul Privat Virtual, avand access evident cu un certificat digital inregistrat la ANAF.
- mergi la rubrica Factura electronica, fiind insa inregistrata societatea pentru care transmit factura in Registrul Ro e-factura.
- mergi la Trimitere factura
- alegi fisierul XML si apesi pe Trimite XML Factura (primiti mesaj pe pagina ca fisierul a fost trimis si ca poti verifica starea dupa un ID dedicat)
- mergi apoi in Raspunsuri Factura, unde poti vedea eventuale erori la inregistrare XML (exemplu: nu e inregistrat CIF-ul, facturile nu contin RO, unitati de masura care nu sunt mapate sau nu este completat motivul pentru optiunea de TVA) si ce trebuie sa faci mai departe.
TUTORIAL VIDEO
Pentru a vedea concret cum trebuie sa generezi e-Factura, urmareste tutorialul explicativ. Click pe imagine!