Facturarea în afacerea ta: ce trebuie să știi pentru a fi un antreprenor de succes?

Facturarea este unul dintre cele mai comune procese de zi cu zi ale oricărui antreprenor sau companie. Mai ales dacă ești la început de drum, s-ar putea să ai încă nelămuriri în legătură cu toate chestiunile birocratice pe care trebuie să le faci. Tocmai de aceea, este important să înțelegi, printre altele, procesul de facturare.

Vei găsi în acest articol ce reprezintă facturarea, cum se face acest proces, precum și ce fel de tipuri de facturi există și cum se emit. De asemenea, vei găsi și câteva informații despre ce înseamnă facturarea dincolo de procesul birocratic în sine pentru a avea succes în afacerea ta.

Ce înseamnă facturarea?

Factura este un document contabil emis de un furnizor către un client, document ce conține lista cu produsele vândute sau serviciile prestate clientului de către furnizor. Clientul poate fi atât o persoană juridică, cât și una fizică. Facturarea reprezintă, practic, procesul prin care se desfășoară această relație contractuală dintre furnizor și client.

1. Definirea facturii în Codul Civil

În funcție de locul în care are loc acest schimb de servicii, există diferite reglementări pe care trebuie să le cunoști. Codul Civil este cel care stabilește cadrul legal pentru România, pe când dacă livrarea de bunuri sau servicii se face într-una din țările Uniunii Europene, atunci procesul de facturare se face conform legislației aferente.

Conform articolului 319 din Codul Fiscal, factură este un document sau mesaj pe suport hârtie ori în format electronic, dacă acestea îndeplinesc condițiile stabilite în articolul respectiv. Este important de știut, de asemenea, că orice document sau mesaj care modifică și care se referă în mod specific și fără ambiguități la factură inițiala are același regim juridic că o factură.

2. Emiterea facturii

Conform Codului Civil, persoană impozabilă trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate; pentru fiecare vânzare la distanta pe care a efectuat-o, în condițiile prevăzute la art. 275, precum și pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate în condițiile prevăzute la art. 294. De asemenea, persoană impozabilă va emite o factură fiscală pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operațiunile menționate anterior.

Excepție de la acest articol este situația în care persoană impozabilă nu are obligația emiterii de facturi pentru operațiunile scutite fără drept de deducere a taxei conform art. 292.

în cazul în care colaborezi cu aceiași parteneri în afacerea ta, în actul normativ este prevăzută această situație. Astfel, persoană impozabilă poate întocmi o factură centralizatoare pentru mai multe livrări separate de bunuri, prestări separate de servicii, către același client, în următoarele condiții:

●     să se refere la operațiuni pentru care a luat naștere faptul generator de taxa sau pentru care au fost încasate avansuri într-o perioada ce nu depășește o luna calendaristică;

●     toate documentele emise la dată livrării de bunuri, prestării de servicii sau încasării de avansuri să fie obligatoriu anexate la factură centralizatoare.

Ce conține o factură?

Pe scurt, pe lângă detalierea serviciilor pe care un furnizor le livrează către un client, o factură mai conține datele de identificare fiscală a clientului (persoană fizică sau juridică), datele furnizorului (emitentul), cota de TVA, precum și prețul, cantitatea și valoarea fiecărui produs vândut. 

1. Elemente obligatorii pentru facturare

Conform Codului Civil, factură trebuie să conțină în mod obligatoriu următoarele elemente:

●     numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factură în mod unic;

●     dată emiterii facturii;

●     dată la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau dată încasării unui avans, în măsură în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

●     denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

●     denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;

●     denumirea/numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabila;

●     denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;

●     denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum și particularitățile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;

●     baza de impozitare a bunurilor și serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operațiune netaxabila, prețul unitar, exclusiv taxa, precum și rabaturile, remizele, riturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar;

●     indicarea cotei de taxa aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele taxei.

2. Mențiuni speciale în procesul de facturare

Există mai multe situații în care pe factură trebuie să apară și alte informații. Potrivit documentului normativ, în situațiile în care factură este emisă de beneficiar în numele și în contul furnizorului, trebuie să se existe mențiunea „auto factura”.

De asemenea, în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxa, trimiterea la dispozițiile aplicabile din articolul 319  sau din Directiva 112 sau orice altă mențiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri. De precizat că Directiva 112 a Consiliului Uniunii Europene din 28 noiembrie 2006 definește sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată.

În cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, pe factură trebuie să existe mențiunea „taxare inversă”. Având în vedere regimul special pentru agențiile de turism, dacă te afli în această situație este necesar să treci mențiunea „regimul marjei – agenții de turism”. Tot în categoria de regimuri speciale se află și bunurile second-hand, operele de artă, obiectele de colecție și antichități. în funcție de caz, se va menționa: „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de artă” sau „regimul marjei – obiecte de colecție și antichități”.

Ce trebuie să știi despre facturare pentru a avea succes în afacerea ta

Fără îndoială, începuturile în antreprenorial nu sunt cele mai simple. Tocmai de aceea, ai nevoie să te asiguri că îți faci viață mai ușoară apelând la tot felul de instrumente pentru acest lucru. De exemplu, dacă îți este dificil să înțelegi toate procesele birocratice, poți apela la un specialist care să te ajute. O altă soluție eficientă este să apelezi la o soluție tehnologică și să îți automatizezi procesele operaționale. Orice ai alege, este important să conștientizezi că trebuie să-ți concentrezi atenția și energia pe afacerea ta, nu pe birocrația din spatele ei.

1. Automatizarea proceselor operaționale

Mulți antreprenori nu au abilitățile și cunoștințele necesare pentru toate aceste procese de contabilitate, iar acest decalaj poate fi compensat cu soluțiile tehnologice care urmăresc să ușureze contabilitatea și facturarea. Indiferent cât de mărimea afacerii tale, procesul de facturare rămâne unul dintre cele mai importante și ai nevoie de un sistem eficient care să gestioneze toate aspectele care țin de acest proces.

De exemplu, un sistem software de tip ERP poate să-ți rezolve nelămuririle mai repede decât crezi. Acesta integrează toate informațiile privind gestiunea stocurilor sau a serviciilor și a tuturor aspectelor de care ai nevoie pentru a-ți gestiona eficient resursele în afacerea ta.

Un sistem de contabilitate permite automatizarea procesele de emitere a facturilor, ține să evidență plățile, înregistrează cheltuielilor și ține evidență salariilor. Aceste automatizări permit antreprenorilor să efectueze singuri tranzacții financiare, eliminând nevoia de a angaja alți colaboratori pentru aceste activități.

2. Prețul corect pe factură

Dincolo de procesul de facturare propriu-zis, de ceea ce presupune emiterea unei facturi, că antreprenor trebuie să treci și peste nenumărate dificultăți pe care le poți avea cu ideea de a tăia factură. Indiferent de serviciile pe care le oferi, este esențial pentru succesul afacerii tale să-ți valorifici corespunzător resursele.

Fie că te folosești de expertiză unei comunități de profesioniști din același domeniu, fie că te evaluezi în funcție de serviciile pe care le oferi, este important să ai încredere în faptul că ești remunerat corespunzător. Până la urmă, vrei să-ți câștigi existența din această afacere și chiar mai mult: să ai succes! Nu o poți face decât începând cu un preț corect pentru cunoștințele, abilitățile și resursele tale.

Unul dintre cele mai comune tipuri de documente financiar-contabile, factură rămâne extrem de importantă pentru orice afacere. Indiferent de mărimea afacerii de tale sau de tipul de factură pe care îl emiți, asigura-te că ești la curent cu noutățile care apar în domeniu. De asemenea, folosește cele mai bune instrumente care îți pot automatiza procesele operaționale și concentrează-te pe inima afacerii tale, motivul pentru care ai început să mergi pe drumul antreprenorialului.

Sursă foto: Pexels.com