Decontul de cheltuieli: actul necesar atunci când organizezi deplasări în interesul afacerii tale

Pentru a asigura succesul afacerii tale, deplasările în străinătate și în interiorul țării au un rol esențial: reprezentanții companiei stabilesc parteneriate importante și îndeplinesc toate operațiunile necesare. Scopul este acela de-a contribui la creșterea afacerii, de aceea, cheltuielile care survin în urmă acestor călătorii de afaceri trebuie să fie decontate. Astfel, din articolul următor vei descoperi câteva detalii importante despre decontul de cheltuieli și care este cel mai bun sistem prin care poți înregistra și ține evidență sumelor decontate!

Decontul de cheltuieli: ce reprezintă?

Decontul de cheltuieli reprezintă un document justificativ în contabilitate și este necesar atunci când se efectuează, în timpul deplasărilor, achiziții de servicii ori bunuri care sunt achitate cu numerar ori card. Achizițiile sunt justificate cu ajutorul bonului fiscal, fără a fi necesară eliberarea facturii.

Pentru a justifică acele cheltuieli din timpul deplasării, titularul de avans (cel care efectuează deplasarea și primește avansul pentru cheltuielile efectuate pe durata deplasării) realizează decontul într-un singur exemplar, după care decontul este arhivat de către departamentul financiar-contabil.

Atunci când pleci în deplasare în calitate de administrator ori de salariat în firma ta, sau alți angajați sunt trimiși în interes de serviciu, apar cheltuieli care pot fi decontate. Însă, lucrul pe care nu trebuie să-l omiți este acela că, pot fi decontate doar cheltuielile efectuate în interes de business, și nu alte cheltuieli personale sau de altă natură!

Decontarea cheltuielilor de deplasare: informațiile de care trebuie să ții cont atunci când ești plecat în interes de serviciu

Atunci când te întorci dintr-o deplasare în interes de serviciu, este necesar să întocmești un document pentru decontarea cheltuielilor efectuate pe parcursul deplasării.

Este important că decontul de cheltuieli să conțină, obligatoriu, câteva informații esențiale:

• numele unității;
• numele complet al titularului de avans;
• denumirea, numărul și dată completării documentului;
• avansul primit;
• sumele decontate;
• diferențele de restituit;
• semnăturile de la conducătorul unității, directorul departamentului financiar-contabil, titularul de avans, persoană care se ocupă de controlul financiar preventiv și de la persoană responsabilă pentru verificarea decontului de cheltuieli.

Decontul de cheltuieli este revizuit de persoanele responsabile:

• să verifice calculele privind sumele decontate și eventualele penalizări de întârziere;
• să exercite controlul financiar-preventiv;
• să verifice legalitatea actelor justificative privind cheltuielile;
• să aprobe plata diferenței în cazul în care totalul cheltuielilor depășește avansul primit;
• să plătească diferența de suma (acest lucru este realizat de către casieria companiei, iar titularul de avans semnează că a primit diferența, fără să mai completeze vreun alt document).
  

Există multe detalii de care trebuie să ții cont în ceea ce privește decontul de cheltuieli, de aceea ai nevoie de un sistem flexibil, organizat și intuitiv, în care modificările pot fi implementate rapid. De aceea, softul NextUp ERP este soluția ideală pentru compania ta. Beneficiezi de o evidență clară a decontului de cheltuieli și a facturilor, declarațiile fiscale sunt actualizate la timp și ai întotdeauna acces la informațiile importante pentru afacerea ta.

În lumea de azi a afacerilor, este important să ai libertatea necesară pentru a stabili rapid colaborări și parteneriate care sunt esențiale pentru dezvoltarea afacerii. Așadar, un soft ERP îți oferă control și siguranță, că să iei rapid deciziile necesare pentru compania ta!\

În principal, cheltuielile care se pot deconta, cu ocazia deplasării în interes de serviciu, sunt:

• transportul;
• masă;
• cazarea;
• diurnă (sau indemnizația de deplasare);
• cheltuielile efectuate cu autoturismul firmei.

Este important să ții cont de faptul că, în ceea ce privește transportul, cheltuielile sunt decontate atunci când sunt folosite diferite mijloace de transport, cum ar fi: avionul, trenul sau autoturismele.

În ceea ce privește decontarea cheltuielilor cu masă și cazarea, este necesar că angajatul să aducă anumite documente justificative, precum bonuri, chitanțe, extrase de cont și facturi. Totodată, deși pentru companiile private nu există anumite prevederi în ceea ce privește tipul cazării, e bine de știut că, deductibilitatea cheltuielilor se aplică atunci când regiunea în care angajatul merge în deplasare trebuie să fie localizată la o distanță de peste cinci kilometri față de zona în care își are locul de muncă.

Diurnă este suma de bani care se acordă angajaților atât pentru deplasările efectuate în țară, cât și pentru cele din străinătate. Diurnă este deductibilă conform limitei prevăzute în legislație, iar ceea ce depășește pragul este considerat drept venit de natură salarială și se aplică impozitul pe venit și contribuțiile sociale. În această situație, programul de salarizare te ajută să calculezi automat sumele destinate taxelor și contribuțiilor.

De asemenea, pentru aplicarea deductibilității privind cheltuielile cu autoturismul firmei, este necesară înregistrarea anumitor detalii:

• kilometrii parcurși;
• tipul de autoturism;
• destinația și scopul deplasării;
• consumul de carburant per kilometru efectuat.

Pentru a gestiona eficient toate aceste informații, softul ERP și softul de salarizare te ajută, întotdeauna, să fii informat în legătură cu toate cheltuielile deductibile și sumele care sunt supuse impozitului. Astfel, lucrezi fără erori și te asiguri că toate calculele sunt corecte în orice moment!

Decontul de cheltuieli este documentul care se întocmește ori de câte ori trebuie să realizezi anumite călătorii de afaceri pentru a te ocupă de viitorul companiei tale. Că totul să funcționeze perfect de fiecare dată, asigura-te că folosești un sistem ERP care te ajută să urmărești îndeaproape toate informațiile vitale pentru bunăstarea afacerii tale.

Sursa foto: Shutterstock.com