Corectarea erorilor în contabilitate: obligații și bune practici
Erorile în contabilitate apar frecvent din omisiuni, clasificări greșite sau din aplicarea incorectă a reglementărilor contabile.
Corectarea acestora este obligatorie, însă modalitatea de efectuare a acestor corecții poate avea impact contabil și fiscal, mai ales în contextul actual de transparență și acuratețe (SAF-T, e-factura etc.).
Erorile constatate în contabilitate pot fi de mai multe tipuri, iar modalitatea de corectare a acestora este tratată diferit, respectiv se disting erori contabile și erori materiale.
Astfel, erorile contabile, potrivit reglementărilor contabile aplicabile operatorilor economici1 se pot referi fie la exerciţiul financiar curent, fie la exerciţiile financiare precedente.
Erorile din perioadele anterioare sunt omisiuni şi declaraţii eronate cuprinse în situaţiile financiare ale entităţii pentru una sau mai multe perioade anterioare, rezultând din greşeala de a utiliza sau de a nu utiliza informaţii credibile care:
a) erau disponibile la momentul la care situaţiile financiare pentru acele perioade au fost aprobate spre a fi emise;
b) ar fi putut fi obţinute în mod rezonabil şi luate în considerare la întocmirea şi prezentarea acelor situaţii financiare anuale.
Astfel de erori includ efectele greşelilor matematice, greşelilor de aplicare a politicilor contabile, ignorării sau interpretării greşite a evenimentelor şi fraudelor.
În înţelesul reglementărilor, erorile din perioadele anterioare se referă inclusiv la prezentarea eronată a informaţiilor în situaţiile financiare anuale.
De exemplu, putem avea:
– erori de înregistrare – o operațiune economică înregistrată în alt cont decât cel aferent sau clasificarea greșită a unei cheltuieli de capital înregistrată ca o cheltuială operativă, calculul greșit al amortizării/reevaluării etc.;
– erori de omisiune – nedeclararea unui venit.
Potrivit Reglementărilor contabile aplicabile entităților cărora le sunt incidente prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1802/2014, cu modificările și completările ulterioare, corectarea erorilor aferente exerciţiilor financiare precedente se efectuează pe seama rezultatului reportat (contul 1174 „Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile”).
Totuşi, potrivit politicilor contabile aprobate, erorile nesemnificative pot fi corectate pe seama contului de profit şi pierdere. Erorile nesemnificative sunt cele de natură să nu influenţeze informaţiile financiar-contabile. Se consideră că o eroare este semnificativă dacă aceasta ar putea influenţa deciziile economice ale utilizatorilor, luate pe baza situaţiilor financiare anuale. Analizarea dacă o eroare este semnificativă sau nu se efectuează în context, având în vedere natura sau valoarea individuală ori cumulată a elementelor.
Corectarea erorilor aferente exerciţiilor financiare precedente nu determină modificarea situaţiilor financiare ale acelor exerciţii și nici ajustarea informaţiilor comparative prezentate în situaţiile financiare. Informaţii comparative referitoare la poziţia financiară şi performanţa financiară, respectiv modificarea poziţiei financiare, sunt prezentate în notele explicative. În notele explicative la situaţiile financiare trebuie prezentate informaţii cu privire la natura erorilor constatate şi perioadele afectate de acestea.
În concluzie, în cazul corectării acestora nu poate fi depus un alt set de situaţii financiare anuale/raportări contabile anuale corectate.
Corectarea erorilor aferente exerciţiului financiar curent se efectuează pe seama contului de profit şi pierdere prin înregistrarea unei operațiuni de stornare, fie prin corectarea cu semnul minus a operaţiunii iniţiale (stornare în roşu), fie prin înregistrarea inversă a acesteia (stornare în negru), în funcţie de politica contabilă şi programele informatice utilizate.
Corectarea erorilor se efectuează la data constatării lor.
Trebuie avut în vedere faptul că, în cazul în care corectarea erorii are impact fiscal, (TVA, impozit pe profit) trebuie făcute declarații rectificative.
În practică nu întâlnim numai erori din contabilitate, ci și în legătură cu întocmirea situațiilor financiare anuale/raportărilor contabile anuale, și anume putem avea greșeli (erori) materiale.
În înţelesul legislației contabile, erorile materiale sunt definite în Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 450/2016 pentru aprobarea Procedurii de corectare a erorilor cuprinse în situaţiile financiare anuale şi raportările contabile anuale depuse de operatorii economici şi persoanele juridice fără scop patrimonial, cu modificările și completările ulterioare si acestea pot fi determinate de completarea eronată a:
a) denumirii entităţii raportoare și a codului unic de înregistrare al entităţii raportoare;
b) activităţii CAEN (denumire clasă CAEN şi/sau cod CAEN);
c) formei de proprietate;
d) indicatorilor raportaţi prin formularul „Bilanţ”/„Situaţia activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii”, dacă valoarea acestor indicatori poate fi dovedită de alte documente (de exemplu, act constitutiv, contracte etc.);
e) numărului de salariaţi şi/sau a altor indicatori raportaţi prin formularul „Date informative”.
De asemenea, ordinul menționat prevede și alte situații clasificate ca fiind erori materiale.
În cazul corectării acestor erori, ulterior depunerii situaţiilor financiare anuale/raportărilor contabile anuale, operatorii economici şi persoanele juridice fără scop patrimonial pot depune numai la registratura unităţilor teritoriale ale Ministerului Finanţelor un alt set de situaţii financiare anuale şi documentele cerute de lege, respectiv raportări contabile anuale, după caz, care vor cuprinde informaţii corectate.
Concomitent, administratorul trebuie să depună şi o declaraţie pe propria răspundere, din care să rezulte că documentele respective au fost retransmise ca urmare a corectării erorilor constatate, cu indicarea naturii erorii corectate, precum şi faptul că acestea reflectă realitatea entităţii raportoare.
Aceste situaţii financiare anuale/raportările contabile anuale care cuprind informaţii corectate se pot depune cel târziu până la termenul maxim de depunere a situaţiilor financiare anuale/raportărilor contabile anuale aferente exerciţiului financiar/anului următor celui la care se referă situaţiile financiare anuale/raportările contabile anuale la care s-au constatat erori.
De amintit faptul că potrivit ordinelor ministrului finanțelor emise în fiecare an în vederea aducerii unor clarificări în ceea ce privește întocmirea de către operatorii economici a situaţiilor financiare anuale aferente exerciţiului financiar/raportărilor contabile anuale, completarea formularelor cuprinse în situaţiile financiare anuale cu date eronate conduce la imposibilitatea identificării entităţii, aceasta fiind sancţionată potrivit prevederilor art. 42 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
În concluzie o bună cunoaștere a modalităților de corectare a erorilor contabile este esențială pentru orice profesionist din domeniul financiar-contabil. Erorile, fie ele de omisiune sau de înregistrare greșită, pot afecta semnificativ imaginea fidelă a situațiilor financiare anuale și, implicit, deciziile luate pe baza acestora. Alegerea tratamentului contabil adecvat – în funcție de natura erorii și momentul descoperirii – este importantă pentru menținerea conformității cu reglementările legale, asigurarea transparenței financiare și evitarea riscurilor fiscale.
