Cele mai bune practici pentru gestionarea datelor într-un ERP

ERP a devenit una dintre prioritățile de top, dacă nu chiar prioritatea principală, pentru multe companii de producție. În funcție de caracteristicile sale specifice, un sistem ERP poate face totul pentru o firmă, de la a ajuta la controlul stocurilor, contabilitate, relațiile cu clienții, inclusiv managementul datelor.

Tocmai de aceea, domeniul în care un sistem ERP performant excelează este manipularea unor volume mari de date. Cât de mari pot fi totuși toate aceste date? Imaginează-ți un copil la plajă cu o lopată mică și o găletușă în comparație cu un convoi de excavatoare mari.

După cum probabil știi deja, sistemele ERP oferă o platformă centralizată pentru gestionarea diferitelor operațiuni de afaceri, inclusiv contabilitate, resurse umane, vânzări și managementul clienților. Dar, pentru a oferi valoare maximă, un sistem ERP trebuie să fie capabil să gestioneze eficient cantitățile mari de date care sunt generate de aceste operațiuni.

Acesta este motivul pentru care managementul datelor este o componentă atât de importantă a sistemelor ERP. Un sistem ERP bine conceput ar trebui să îți permită să colectezi, să stochezi, să gestionezi și să analizezi cantități mari de date din mai multe surse. Aceste informații pot fi apoi folosite pentru a lua decizii în cunoștință de cauză și pentru a lua măsuri care să conducă la creșterea și succesul afacerii.

De ce este importantă gestionarea datelor

Analiza datelor este o funcție cheie în fiecare organizație. Companiile folosesc analiza datelor pentru a lua decizii și pentru a descoperi noi modalități de a eficientiza operațiunile, de a crea strategii de marketing, de a se adapta la schimbările neprevăzute ale pieței, de a deschide noi linii de afaceri, de a îmbunătăți relațiile cu clienții și de a îmbunătăți securitatea. Acesta este un motiv cheie pentru care gestionarea datelor este atât de importantă. 

În afacerile moderne bine conduse nu se iau decizii decât dacă există date care să le susțină. Fără sisteme de gestionare a datelor care creează o sursă importantă de analiză, procesul decizional al unei organizații are de suferit.

O abordare eficientă de gestionare a datelor joacă un rol critic în crearea unei surse unice de informații pe care toată lumea din firmă se poate baza pentru a lua cele mai bune decizii. Multe companii mari se confruntă cu provocarea comună a datelor izolate – inteligența organizațională de care au nevoie managerii pentru a lua decizii este atât de răspândită încât poate dura săptămâni pentru a le reuni pentru analiză. Datele izolate înseamnă, de asemenea, că nu există o versiune comună. Drept urmare, factorii de decizie au dificultăți să ajungă la un consens asupra unor probleme importante, deoarece discuțiile se bazează pe viziunea fiecărei persoane asupra datelor, nu asupra problemei sau soluției.

Managementul datelor ajută, de asemenea, organizațiile să extragă informații valoroase din cantități uriașe de date brute. Numărul mare de aplicații și dispozitive de astăzi înseamnă că organizațiile sunt bombardate cu date. Strategia de gestionare a datelor și un soft ERP performant te pot ajuta să înțelegi care date au cea mai mare valoare, astfel încât să le poți filtra de la începutul procesului. 

Cele mai bune practici de gestionare a datelor ERP

Managementul datelor într-un ERP este procesul de organizare, stocare și gestionare a informațiilor în aplicațiile și sistemele integrate de afaceri ale unei întreprinderi. Stabilirea celor mai bune practici este cheia pentru a face managementul datelor un succes în organizație. Menține așadar acuratețea, calitatea și accesibilitatea datelor prin aceste bune practici și strategii:

• Definește obiectivele

Deoarece nu poți ajunge la destinație dacă nu știi unde te afli, primul pas în călătoria de gestionare a datelor este să îți stabilești obiective pentru ceea ce dorești să realizezi. Definirea obiectivelor ajută la determinarea proceselor pe care le vei utiliza pentru colectarea, stocarea, organizarea, clasificarea, crearea de profiluri de risc, întreținerea, securizarea și analiza datelor firmei. Definirea clară a obiectivelor te asigură că gestionezi doar datele de care ai cu adevărat nevoie.

• Creează un plan de acțiune

Odată ce ai stabilit cu fermitate obiectivele, dezvoltă un plan de acțiune. Primul pas este să identifici și să strângi informații de la oameni din firmă care înțeleg cu adevărat datele pe care departamentul lor le utilizează. Acest lucru te va ajuta să construiești un plan de gestionare a datelor, care va servi ca ghid de referință pe măsură ce nevoile de date se schimbă.

• Menține calitatea datelor

Datele sunt în continuă schimbare. Adresele clienților și furnizorilor sunt un exemplu clasic. Dacă un client sau un furnizor își schimbă locația, ai nevoie de un mecanism care să le permită să-și actualizeze adresa – sau mai bine zis, un mecanism care te anunță despre schimbare și actualizează datele automat. După cum probabil îți poți imagina, multe alte schimbări apar frecvent într-un sistem dinamic și poate necesita un efort semnificativ pentru a te asigura că datele rămân corecte.

• Asigură securitatea datelor și confidențialitatea

Securitatea datelor și confidențialitatea ar trebui să fie preocupări de primă importanță pentru organizațiile bazate pe date care funcționează în mediul digital. Implementează măsuri solide de securitate a datelor pentru a proteja informațiile firmei împotriva încălcării și accesului neautorizat, inclusiv criptare, controale de acces și audituri regulate de securitate. 

• Creează o funcție de gestionare a datelor

Datele chiar și într-o firmă mică sau medie sunt complexe și nicio persoană nu poate înțelege toate informațiile companiei pentru a le gestiona eficient. De aceea, este important să folosești un sistem ERP performant de analiză și să construiești o echipă de gestionare a datelor care să includă oameni care au o bună înțelegere a datelor, precum și cunoștințe organizaționale pentru a ști cine este responsabil în cadrul fiecărui departament. 

Gestionarea eficientă a datelor este foarte importantă pentru ca organizațiile să prospere în peisajul de business actual care se bazează enorm pe date. Dar, povara tot mai mare a datelor din ce în ce mai diverse din numeroase surse pe care firmele le acumulează zilnic nu face decât să adauge complexitate. Prin implementarea celor mai bune practici de gestionare a datelor într-un sistem performant și modern ERP cum este cel dezvoltat de echipa NextUp, organizațiile pot valorifica pe deplin potențialul datelor de care dispun.