Statul de plata – tot ce trebuie sa stie antreprenorii care vor sa faca pasul urmator in business

Orice business din Romania care are angajati, trebuie sa intocmeasca un document obligatoriu care sa cuprinda drepturile salariale ale angajatilor. De cele mai multe ori, contabilii unei firme se vor ocupa de aceste procese, insa fiecare antreprenor ar trebui sa stie ce presupun. 

Cu exceptia cazului in care nu esti contabil, probabil ca subiectele de salarizare nu sunt cele mai placute pentru tine, mai ales ca acesta este considerat un proces complicat si destul de plictisitor. Totusi, daca ai propria afacere este necesar sa intelegi complexitatile implicate in acest subiect. Salariile nu numai ca sunt printre cele mai importante cheltuieli lunare ale unei afaceri, dar gestionarea gresita a lor poate atrage consecinte grave. 

1. Statul de plata – ce este

Statul de plata este un proces destul de complex, care include realizarea unei listei de angajati carora urmeaza sa le fie inmanat salariul, verificarea orelor lucrate, calcularea salariului, trimiterea lui la timp in contul angajatilor si multe altele. Pentru a duce activitatea la bun sfarsit in fiecare luna este nevoie de mai multe persoane sau echipe care sa lucreze in acelasi timp. Este un proces destul de complicat, insa nu poti sa ai o afacere fara el. Trebuie sa te asiguri ca ai oameni competenti in subordine care au experienta in procesare acestui tip de date. Totusi, astfel de documente pot fi mai usor gestionate atunci cand apelezi la digitalizarea datelor. 

Statul de plata se poate defini ca un document care contine salariile angajatilor unei firme, plata impozitelor, retineri sau ale contributiilor de asigurari sociale. Acesta sta la baza tuturor activitatilor de orice tip, indiferent de forma organizatorica a business-ului sau de capital. Cu ajutorul lui se poate face plata angajatilor, dar nu numai. El determina cati bani are business-ul dupa ce a eliminat cheltuielile majore si daca urmeaza sa faci profit. 

Astfel, orice companie care se foloseste de munca personalului si ofera salarii pentru serviciile oferite de catre acestia, trebuie sa intocmeasca documente privind suma salariilor. Practic, prin acest document se calculeaza banii pe care angajatorul urmeaza sa ii plateasca angajatilor. 

Este important ca statul de plata sa nu se identifice si cu oferta de salariu sau fluturasul de salariu. Cel din urma poate fi inmanat salariatului la primirea banilor si poate fi asemanat cu o chitanta, iar primul este un document mult mai important, care apartine contabilitatii firmei si este reglementat mai strict. Pe langa faptul ca este un act obligatoriu este si foarte util. El asigura o buna cunostinta a platilor pe care trebuie sa le efectuezi, fara a pune in pericol situatia financiara a afacerii. 

Statul de plata se mai numeste si stat de salarii, iar pentru ca el sa devina un act justificativ este necesar sa fie complet si sa contina toate documentele prevazute in lege. Angajatii direct responsabil trebuie sa il intocmeasca lunar, inainte de efectuarea platilor catre personal. Pastrarea acestor evidente este principala nevoie a oricarui business. Salarizarea are cel mai mare impact asupra venitului net al oragnizatiei tale. De aceea, trebuie sa tii o evidenta impecabila a lor. In caz contrar, acest lucru poate atrage dupa sine instabilitate financiara si un management slab, nedemn de incredere pentru angajati sau posibili investitori. 

Statul de plata are un circuit bine stabilit in companie. Ele circula de la persoanele autorizate care efectueaza controlul financiar si aproba plata, la casier, la departamentul financiar, iar apoi la departamentul care intocmeste statul de plata. 

In cazul in care un angajat primeste banii cash este necesar ca acesta sa semneze fizic documentul. Atunci cand plata se face prin virament bancar, nu este necesara semnarea lui, pentru ca dovada sumei se regaseste in extrasele de cont. Conform Codului Muncii, plata angajatilor se face o data sau de doua ori pe luna, iar orice intarziere nejustificata de la data stabilita in contractul individual de munca, poate impune angajatorului sa plateasca daune-interese in vederea repararii prejudiciului produs salariatului. 

2. Model de stat de plata – ce contine

Un stat de plata pentru salarii este un document justificativ. De aceea este foarte important ca orice antreprenor sa stie ce contine. El cuprinde:

• cuantumul sumelor virate unui salariat;
• cuantumul sumelor virate la bugetul de stat;
• alte sume datorate;
• denumirea companiei;
• date despre formular (nume, luna si anul in care a fost intocmit);
• numele si prenumele angajatului;
• venitul brut al angajatului;
• contributia la asigurarile sociale – pensii: 25%;
• contributia angajatorului asiguratorie de munca: 2,25%;
• contributia la asigurarile de sanatate – 10% ;
• contributia la asigurarile pentru somaj;
• diverse cheltuieli profesionale;
• venitul net al angajatului;
• alte deduceri suplimentare;
• impozit pe venit salarial – 10%;
• semnaturile personalului firmei.

Statul de plata se calculeaza in funcite de timpul de munca prestata de catre personalul companiei. Documentul va prezenta in detaliu numarul de ore lucrate ale personalului si cum s-a calculat fiecare suma primita de catre acesta. Atunci cand se realizeaza acest act, fiecare angajat trebuie luat in considerare in mod individual si este necesara inserarea datelor de identificare, dar si locul muncii, cum ar fi departamentul din care face parte si alte detalii de acest fel. 

Dupa ce s-au efectuat toate calculele si deducerile, daca este cazul, va rezulta la finalul documentului salariul net care trebuie sa ajunga in mana angajatului. Daca nu esti foarte familiarizat cu acest proces, cu siguranta iti va parea destul de complicat. Totui, acum poti sa apelezi la softuri care vor avea grija ca toata activitatea de salarizare a companiei tale sa fie facuta rapid, simplu si fara greseli. 

2.1. Cum se completeaza statul de plata

Pentru a completa un stat de plata, trebuie sa stii care sunt documentele necesare. Acestea au o reglementare legala stricta, sunt obligatorii si justificative. 

• documente care justifica orele de munca ale angajatilor – se pot realiza prin pontaj in format fizic (condica) sau electronic (softuri);
• cereri pentru concediul de odihna;
• cereri pentru concediile medicale justificate de certificate medicale;
• cereri pentru concediile fara plata;
• retineri, daca este cazul (pensii alimentare, executari silite, obligatii de natura juridica);
• documente cu privire la avans;

De toate aceste documente trebuie sa se tine cont in mod individual pentru fiecare salariat in parte. Statul de plata se intocmeste lunar, in unul sau doua exemplare. Acestea sunt confidentiale si trebuie pastrate ca o arhiva in departamentul financiar din cadrul firmei, pentru aproximativ 50 de ani. In cazul in care s-au efectuat greseli in momentul completarii actelor si nu se admit corecturi, ele trebuie declarate ca fiind gresite si se anuleaza. De asemenea si ele trebuie pastrate in arhiva companiei. 

Statul de plata pentru dividende este un calcul simplu si rapid. Din dividendele brute se scade impozitul pe dividende si se obtin cele nete.  

2.2. Cine semneaza si intocmeste statul de plata

In funcite de marimea business-ului intocmirea unui stat de plata poate fi atribuita unei persoane sau unui departament. Atunci cand ai un start-up, cel mai probabil apelezi la expertiza unui contabil. Totusi, atunci cand vrei ca afacerea ta sa se extinda si sa treaca la urmatorul nivel, vei avea nevoie de o organigrama mai complexa si un departament de contabilitate. Asadar, iata cine poate sa intocmeasca statul de plata:

• Contabilitatea – fie compania are un contabil extern sau un departament de acest fel. Cel care se ocupa de contabilitate, va calcula si vira banii care reprezinta impozitul, sumele catre asigurarile de sanatate, sumele catre asigurarile sociale sau orice alte retineri sau taxe prevazute in contractul individual de munca. 

• Departamentul de Salarizare/Resurse Umane – managerii de departamente transmit lunar pontajele personalului care se afla subordinea lor. Pe baza acestuia se calculeaza statul de plata. De asemenea, vor tine evidenta concediilor de odihna sau de tip medical si a orelor petrecute la job de catre angajati. 

• Departamentul Financiar – in cazul in care nu exista un departament financiar-contabil,  aici este vorba de cele mai multe ori despre casier. Acesta trebuie sa efectueze platile salariilor catre personalul companiei in numerar sau direct in contul bancar.

• Persoanele autorizate sa exercite controlul financiar, daca este cazul – atunci cand o companie are un departement de control intern, acesta va avea misiunea de a supraveghea si de a corecta orice neconcordanta cu privire la calculul cheltuielilor aferente salariilor. 

Semnarea unui stat de plata rezulta dovada faptului ca salariile au fost platite angajatilor. Pentru ca aceste informatii sa fie considerate exacte si conforme, statul de plata trebuie semnat de catre:

• conducatorul firmei;
• managerul departamentului financiar-contabil;
• angajatul care a intocmit actul si a generat calcului;
• fiecare angajat pentru care s-a intocmit statul de plata, daca primeste banii chas;

Pentru documentele justificative, asa cum sunt statele de plata, angajatii sau colaboratorii care le-au intocmit, aprobat, semnat sau vizat si inregistrat sunt direct raspunzatori pentru validitatea lor. 

3. Cum pot antreprenorii sa intocmeasca statul de plata

In functie de experienta pe care o ai, s-ar putea sa te simti mult mai confortabil folosind o abordare de baza pentru calcularea orelor de lucru, insa aceasta te poate arunca intr-o zona periculoasa. Hartiile pot fi mutate, aruncate sau rupte, ceea ce duce la instabilitate organizationala. De asemenea, poti realiza mai multe calcule inexacte, care consuma timp pretios. Pana de curand, statul de plata reprezenta o munca manuala si distincta pentru introcuderea tuturor documentelor necesare. Din fericire, astazi antreprenorii se bucura de softuri inteligente care pot face munca in locul angajatilor, evitand astfel greseala umana. Atunci cand vrei sa faci un next step in business-ul tau si sa il cresti, trebuie sa te extinzi si pe partea care presupune digitizarea documentelor.

Un astfel de soft reprezinta solutia initiala pentru cei care au afaceri medii si vor sa isi scaleze business-ul. Exista diferite programe inteligente care sunt perfecte pentru un start-up, insa odata cu dezvoltarea companiei, acestea ajung sa nu mai fie suficient de folositoare si nu mai ofera randamentul dorit. Acest lucru inseamna ca trebuie sa treci la urmatorul nivel, mult mai avansat. Odata ce faci acest pas, vei beneficia de o organizare mai buna si de un control mult mai eficient asupra evidentelor salariale. 

Softul te ajuta sa castigi timp, dar si sa economisesti mai multe resurse. Introducerea datelor in mod automat evita greselile umane si angajatii tai vor avea mai mult timp sa se ocupe de lucrurile mult mai importante. De asemenea, vei stii tot ce se intampla cu business-ul tau in timp real, te bucuri de predictibilitate si iei decizii rapide si sigure. 

Un bun antreprenor are nevoie de libertatea de a face lucrurile asa cum vrea el, de a dezvolta afacerea in directia dorita si de a avea un control asupra activitatii care ii permite sa  transforme o afacere mica intr-una medie sau mai mare. Analiza financiara este cea care iti va organiza compania foarte bine. Acest lucru te scapa de situatiile de criza si te ajuta sa le poti rezolva de oriunde te-ai afla, chiar daca nu esti in apropierea biroului, la sediu sau langa angajatii tai. 

Asadar, acum stii cum se face statul de plata si care sunt conditiile necesare pentru a intocmi acest document. Ia in considerare informatiile si sfaturile de mai sus si nu ezita sa iti dezvolti afacerea dupa bunul tau plac. O viziune clara asupra cifrelor este intotdeauna binevenita!