Automatizarea procesului de Payroll: 6 beneficii pe care trebuie să le cunoști 

    Automatizarea în diverse domenii există de ceva vreme și contribuie în mod semnificativ la îmbunătățirea vieții oamenilor atât pe plan personal, cât mai ales profesional. Am scăpat de sarcinile obositoare și repetitive prin inovarea de software și fabricarea de mașini care ne permit să ne concentrăm asupra altor sarcini creative și productive.

O inovație a tehnologiei de care se bucură atât companiile, cât și angajații este automatizarea proceselor de payroll. Practic, un soft de salarizare se ocupă de urmărirea a tot ceea ce are legătură cu salarizarea și lasă managerilor de resurse umane și specialiștilor timp liber la dispoziție pentru a se ocupa de alte sarcini importante, iar în același timp oferă încredere angajaților că sunt plătiți corect și la timp.

Dacă încă te numeri printre companiile care lucrează cu sisteme învechite, dar tatonezi terenul și nu ai curajul să faci pasul către digitalizare, îți propunem să privim împreună către modalitățile  în care automatizarea procesării salariilor îi poate ajuta pe angajați, cât și compania să se dezvolte exponențial.

1. Calculele automate reduc erorile și accelerează procesele

Din experiența companiilor care au făcut de mult timp acest pas, nu mai există nicio îndoială că sistemul automatizat de salarizare accelerează procesele și reduce riscul de erori. Un sistem payroll automatizat îți oferă siguranța că toți angajații primesc salariul potrivit la momentul potrivit, luând în considerare deducerile pentru lucruri precum impozite și beneficii.

În plus, un sistem de salarizare complet automatizat te asigură că nu există riscul de a se produce erori, ceea ce duce la mai puține discrepanțe legate de salarizare cu care altfel trebuie să se ocupe profesioniștii în resurse umane. De exemplu, prin softul de salarizare NextUp, salariile, contribuțiile sociale și taxele la stat sunt calculate automat în funcție de orice modificare adusă în contractele de muncă și de activitatea angajaților (concediu medical, zile libere neplătite, ore suplimentare).

2. Menținerea în siguranță a datelor

Cu multe înregistrări de menținut și conformități legale de care trebuie să se ocupe, procesul de salarizare devine greoi pentru specialiștii în resurse umane. Pentru a gestiona totul rapid și pentru a găsi documente rapid și fără probleme atunci când implementează procese de salarizare, este nevoie de un sistem automatizat de payroll. 

Practic, orice adeverință ar avea nevoie angajații este generată automat cu datele salariatului, în doar câteva secunde. De asemenea, D112 – declarația de venituri salariale – este completată și generată din câteva click-uri pentru a fi depusă la timp pentru fiecare angajat.

În plus, procesele precum menținerea înregistrărilor într-un mod organizat și depunerea impozitelor devin mai ușoare atunci când toate informațiile sunt păstrate într-un singur loc, care este și ușor accesibil. Poți realiza acest lucru doar prin automatizarea procesului de salarizare. În plus, atunci când păstrezi toate înregistrările în sistem digital, ai siguranța că documentele nu vor fi deteriorate sau pierdute.

3. Confidențialitatea privind informațiile privind salariile

Deoarece procesarea salariilor implică informații extrem de sensibile și personale ale angajaților, este important să păstrezi datele în siguranță și să minimizezi riscul scurgerii de informații. În sistemele automate de salarizare, toate documentele despre salarizare sunt criptate digital și protejate prin măsuri de securitate, asigurându-se că informațiile nu sunt ușor furate sau încălcate. Un soft de salarizare oferă securitatea datelor.

De exemplu, prin programul de salarizare NextUp, fluturașul de salariu care conține o serie de informații confidențiale poate fi trimis prin email sau SMS angajaților, astfel încât doar beneficiarul lui să intre în posesia acestui document.

4. Economii și reduceri de costuri

Un sistem automat de payroll ar putea speria unele companii din cauza costului inițial, însă beneficiul post-implementare aduce economii și reduceri de costuri care arată clar cum un soft eficient poate compensa investiția inițială într-o mulțime de alte moduri. Multe dintre beneficiile menționate anterior ale salarizării automate contribuie la un cost general mai mic pentru organizația ta. Când elimini acele erori costisitoare, nemulțumirile angajaților și timpul pierdut vei reduce costurile pe termen lung. 

În plus, companiile care folosesc un sistem automatizat de salarizare nu au nevoie de mult personal financiar și de resurse umane, reducând astfel costurile de operare ale companiei, ajutându-le în același timp să devină și mai eficienți în procesele lor de salarizare. Este de preferat să explorezi și să contezi pe externalizarea serviciilor de automatizare a salarizării deoarece este o opțiune mai economică și mai eficientă.

5. Planificarea financiară îmbunătățită

Un sistem automat de salarizare permite depunerea fondurilor direct și fără probleme în contul de salarizare pentru fiecare perioadă de plată, ajutând în același timp angajatorii să-și planifice finanțele și bugetul în mod eficient. Astfel, se reduc șansele de întârziere a salariilor, care altfel ar putea eroda încrederea angajaților și chiar ar putea duce la sancțiuni legale. Mai mult, sunt eliminate și comisioanele de încasare a cecurilor și numeroasele deplasări la bancă. Cu soluții de automatizare a procesării salariilor și depuneri directe în bancă, angajații știu deja când le va fi creditată suma salariului în cont.

În plus, un soft de salarizare performant cum este softul NextUp îți oferă o evidență clară a tuturor cheltuielilor cu angajații, pe diverse categorii: salarii, tichete valorice, bonusuri,  angajați, departamente. Astfel, vei știi exact unde se duc banii, care departamente sunt mai eficiente și care sunt mai costisitoare și nu aduc valoare firmei.

6. Actualizări în sistem de oriunde, oricând

Sistemele automate de payroll simplifică procesul de actualizare sau de adăugare a informațiilor, deoarece permit ca modificările necesare să fie făcute direct în sistem, indiferent de locul în care sunt stocate datele. 

Astfel de modificări pot fi legate de adăugarea detaliilor noilor angajați, ștergerea detaliilor angajaților plecați, actualizarea informațiilor precum o adresă, starea fiscală, deduceri, modificarea sau adăugarea detaliilor contului bancar pentru plățile directe.

De asemenea, ai acces de pe un device mobil conectat la internet la istoricul fiecărui angajat, parcursul său în firmă fiind automat înregistrat în softul de salarizare, și anume documente, concedii, măriri de salariu, zile libere neplătite, adeverințe emise și alte informații de acest fel. 

Asigurarea unui proces de salarizare eficient care se desfășoară cât mai bine posibil este una dintre prioritățile oricărei companii. Automatizarea salarizării printr-un soft intuitiv, actualizat la zi cu reglementările legale, cu acces de pe orice dispozitiv, va eficientiza procesul de payroll prin reducerea nevoii de intervenție umană, eliminarea erorilor de calcul și prevenirea riscului de amenzi din partea autorităților de control.