SAF-T (D406) un moft inutil. Cum sa-l gestionezi eficient | Partea 1
Fie ca urmarim constant sau nu stirile, toti am vazut in ultima perioada ca a crescut interesul legat de ceea ce de anul trecut se discuta asa dar numai nisat, intre profesionisti: o noua declaratie de depus la ANAF de catre contribuabilii persoane juridice. Vorbim despre declaratia 406 (da, toate declaratiile depuse la ANAF au numere) cunoscuta insa mai simplu de catre toti ca SAF-T.
Continut
De unde vine SAF-T?
De la denumirea in engleza a declaratiei (corect ar fi raportare): Standard Audit File for Tax. Deci, ce este SAF-T: este o raportare complexa, un fisier xml in care datele inregistrate in contabilitatea societatilor comerciale sunt exportate si raportate intr-un format standardizat pe baza utilizarii unor coduri standardizate.
Altfel zis, toate inregistrarile facute in sistemul informatic cu care se tine evidenta contabila trebuie sa fie “traduse standardizat” prin folosirea codurilor/nomenclatoarelor specific si mentionate in documentatia special pusa la dispozitie de ANAF. Folosind aceste coduri se poate genera apoi fisierul xml care trebuie depus al ANAF.
Ce mai trebuie sa stim despre SAF-T: standardul de control fiscal nu este o gaselnita a institutiilor de control din Romania, este propus si dezvoltat din 2005 de catre OCDE (Organizatia pentru Cooperare si Dezvoltare Economica). Multe tari l-au implementat deja din 2005 si pana acum, standardul asa cum l-a propus OCDE nefiind insa aplicat ca atare, unitar, de catre toate statele, fiind adaptat fiecarei tari.
Scopul final pentru care a fost introdus si la noi acest standard de raportare fiscala vizeaza pe de o parte relatia dintre contribuabil si ANAF prin standardizarea modului de raportare si colectare a informatiilor si digitalizarea inspectiilor fiscale, cat se poate de mult, iar pe de alta parte, vizeaza incercarea din ultimii ani a statului de a identifica mai usor si din timp fraudele comise de catre societatile comerciale si o mai buna colectare a taxelor, in special TVA.
Daca esti antreprenor, manager, profesionist contabil si ai citit pana aici si vrei sa stii daca te intereseaza sau nu informatiile si mai departe, hai sa vedem atunci CAND va trebui sa depui tu primele fisiere xml pentru raportarea SAF-T , sa stii daca este cazul sa iei acum legatura cu noi sau mai poti astepta… dar nu mult.
Daca societatea ta se regaseste in lista de mai jos atunci sa stii ca primul termen obligatoriu pentru tine este 31.07.2022: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Anexa2_actualz_01022022%20.pdf
Avem insa o veste buna pentru cei care la 31.12.2021 nu se aflau pe lista respectiva si s-au regasit doar dupa actualizarea ei la 01.02.2022, adica au devenit contribuabili mari dupa 01.01.2022: voi mai aveti o perioada de gratie de 6 luni, incepand cu luna iulie, astfel incat primul termen obligatoriu pentru voi va fi 31.01.2023.
ATENTIE: termenul de gratie inseamna ca in perioada asta se poate depune declaratia sau nu, dar ANAF nu va penaliza nedepunerea sau depunerea cu erori. Noi va incurajam si recomandam sa depuneti declaratiile chiar daca nu este inca termenul obligatoriu, sa va pregatiti personalul, sistemele informatice, sa va obisnuiti cu aceasta raportare si rigurozitatile ei, sa aveti timp sa faceti verificari.
Restul contribuabililor (mijlocii si mici) pot sa se relaxeze dar putin, nu mult: contribuabilii care la 31.12.2021 erau inregistrati in categoria celor mijlocii vor avea grija depunerii SAF-T din ianuarie 2023, iar cei care erau inregsitrati la 31.12.2021 in categoria contribuabililor mici vor avea aceasta grija din ianuarie 2025. Si voua va recomandam sa nu asteptati datele respective, sa va interesati din timp ce trebuie sa faceti, sa updatati, sa va asigurati ca aveti sistemele informatice potrivite si pregatite sa asigure exportul de date pentru generarea fisierului xml.
Am mentionat mai sus ca acest fisier xml contine datele din contabilitate pe baza unor coduri standardizate. Altfel spus, daca pe fiecare inregistrare nu folosim acele coduri, nu se va putea genera complet si corect fisierul. Un lucru este clar ca nu veti putea sa generati usor si automat astfel de fisiere decat folosind aplicatii de tip ERP, care sa va permita pe de o parte introducerea tuturor acestor coduri si mai departe trasabilitatea lor in toate inregistrarile pana din amonte.
Ce tipuri de coduri avem de folosit si ce informatii trebuie sa declaram
Va propun sa facem asta luand un exemplu de societate, sa zicem una care produce mobilier.
Daca am lua pe un flux de lucru la o astfel de societate, putem spune ca in primul rand vorbim de stocuri, de materii prime si produse finite care sunt vandute. Primele coduri care trebuiesc setate sunt cele de pe aceste articole, ceea ce in nomeclatorul SAF-T se cheama codul de incadrare tarifara, si vom vedea pe fiecare articol in parte ce cod se potriveste din cel pus la dispozitie.
Mai jos aveti un exemplu de cum arata acest nomenclator:
Pentru ca vorbim de stocuri, vorbim si de unitati de masura. Si aceste elemente au coduri speciale pentru fiecare unitate, asa cum se vede mai jos:
Intr-o aplicatie de tip ERP, cum este si NextUp, o data setate astfel de coduri pe articolul/stocul respectiv sau pe unitatea de masura respectiva, atunci nu mai este nevoie de nimic mai departe pentru ca toate informatiile legate de aceste stocuri si miscarea lor in perioada de rapoartare sa se preia corect in fisierul SAF-T.
Am vorbit pana acum de articole, dar miscarea lor de la intrarea in societate/gestiune si pana la iesire se face prin documente, in special facturi, fie ca vorbim despre cele de intrare sau cele de iesire. Si acestea au coduri, asa cum se poate vedea mai jos, in functie de tipul facturii (initiala, storno, finala, autofactura).
