TOP 5 motive pentru a integra programul de gestiune și facturare cu un soft ERP

Procesarea facturilor este o sarcină esențială pentru orice afacere care are de-a face cu furnizori, vânzători sau orice alți parteneri de business. Cu toate acestea, poate fi un proces consumator de timp, predispus la erori și costisitor, dacă este realizat manual sau cu sisteme neperformante. De aceea, multe companii caută modalități de a integra procesarea facturilor cu un soft ERP.

Dacă și tu ai luat în calcul acest aspect și vrei să integrezi un program de gestiune și facturare cu un soft ERP, însă nu ești încă pe deplin hotărât, iată cele mai importante 5 motive pentru care merită 100% să faci acest lucru.

Dintre beneficiile integrării procesării facturilor cu sistemul ERP se numără: simplificarea fluxului de lucru, acuratețea datelor și economisirea banilor. Un program de gestiune și facturare automată devine o parte a afacerii pentru majoritatea proprietarilor. Uneori s-ar putea să descoperi că un software specific industriei este potrivit pentru tine și uneori simți că o soluție universală este cea mai bună care oferă totul.

Important de știu este faptul că în ziua de azi, o afecere este imposibil să mai aibă succes dacă funcționeză cu metode vechi. Este doar unul dintre motivele pentru care merită să integrezi un program de gestiune și facturare cu un soft ERP, însă iată și altele:

1. Reduci munca manuală și erorile

Unul dintre principalele beneficii ale integrării procesării facturilor cu un soft ERP este că poate reduce cantitatea de muncă manuală și erorile implicate în proces. Procesarea manuală a facturilor implică de obicei primirea, scanarea, introducerea, verificarea și aprobarea facturilor din diferite surse și formate, operațiuni care pot fi redundante, obositoare și predispuse la erori. 

Prin integrarea procesării facturilor cu sistemul ERP, poți automatiza introducerea datelor, validarea și potrivirea facturilor cu comenzile de achiziție, contractele și chitanțele, utilizând inteligența artificială (AI). Acest lucru contribuie la eliminarea intrărilor duplicat, datelor incorecte, informațiilor lipsă și fraudei, ceea ce îți asigură faptul că facturile sunt corecte și conforme.

2. Îmbunătățești vizibilitatea și controlul datelor

Un alt beneficiu al integrării procesării facturilor prin sistemul ERP este că poate îmbunătăți vizibilitatea și controlul asupra datelor și stării acestora. Programele învechite de facturare duc adesea la vizibilitate și control ineficiente, deoarece facturile sunt stocate în diferite locații, formate și sisteme, ceea ce face dificilă urmărirea, monitorizarea și analizarea lor. 

Prin integrarea procesării facturilor cu sistemul ERP, poți centraliza datele și starea facturilor într-un singur sistem, unde le poți accesa, căuta și analiza cu ușurință. De asemenea, poți configura alerte, notificări și fluxuri de lucru pentru a urmări datele scadente ale facturilor, aprobările, plățile și excepțiile și pentru a lua măsuri în timp util pentru a evita taxele de întârziere, penalitățile și problemele.

3. Reduci numărul plăților întârziate și eșuate

Integrarea unui program de gestiune și facturare te ajută să ai o evidență mult mai clară a plăților întârziate și eșuate din cauza proceselor care au loc instant. Când ai două procese separate care trebuie reconciliate separat, pot apărea mai multe probleme precum plăți neefectuate și plăți efectuate cu întârziere de către clienți.

Cu un program de gestiune și facturare integrat cu un soft ERP, această problemă este eliminată deoarece ai o imagine clară a plăților. Când observi problemele în timp real, le poți rezolva mult mai rapid, reducând astfel șansa de a pierde clienți în fața concurenței. 

În mod similar, urmărirea clienților devine mult mai ușoară cu un sistem integrat de procesare a plăților. Acest lucru te ajută să primești plățile și, prin urmare, îmbunătățești fluxul de numerar al afacerii, pe măsură ce ești plătit la timp. De asemenea, tot acest proces ajută la gestionarea finanțelor în cel mai eficient mod.

4. Previi frauda și gestionezi mai bine riscurile

Orice firmă care efectuează plăți, dorește cu siguranță să prevină frauda pentru a se asigura că întregul proces financiar se desfășoară în siguranță, fără probleme cu legislația în vigoare sau de securitate. Dacă apare vreo problemă, clienții își vor pierde încrederea în afacerea ta și asta înseamnă eșec și pierderi financiare.

Când folosești procesarea integrată a plăților cu sistemul de facturare, vei gestiona mult mai bine riscurile. Sistemele de plată integrate sunt compatibile cu soluția ERP pentru a se asigura că toate informațiile de plată ale clienților sunt sigure și securizate. Dacă aveți un soft ERP, cum ar fi cel dezvoltat de compania NextUp, ai încredere că toate informațiile sunt în siguranță.

Când utilizezi un sistem de plată integrat, plata clientului este criptată și transferată în siguranță, făcând astfel imposibil pentru fraudatori să obțină date sensibile.

5. Optimizezi fluxul de numerar și economiile

Un alt beneficiu al folosirii unui program de gestiune și facturare integrat cu sistemul ERP este că poate optimiza fluxul de numerar și economiile. Procesarea manuală a facturilor duce adesea la plăți întârziate, reduceri pierdute și costuri de procesare mai mari, care pot afecta negativ fluxul de numerar și economiile. 

Prin integrarea procesării facturilor cu sistemul ERP, vei gestiona mult mai bine plățile, poți obține reduceri de plată anticipată și poți reduce costurile de procesare. De asemenea, vei putea utiliza datele și analizele facturilor pentru a negocia termeni și prețuri mai bune cu furnizorii, colaboratorii și partenerii de afaceri, pentru a identifica oportunități de consolidare și optimizare.

Ce trebuie să știi despre e-Factura

RO e-Factura este sistemul de facturare electronică ce permite încărcarea, stocarea și descărcarea facturilor către ANAF. Pentru emiterea facturilor fiscale din propria firmă este necesară utilizarea unei soluții dedicate, așa cum este cea oferită de softul ERP NextUp, capabilă să gestioneze volume mari de date, asigurând transmiterea faptelor emise și descărcarea celor primite ale furnizorului prin Sistemul Național RO e-Factura.

RO e-Factura se implementează etapizat de către contribuabilii români. Inițial a devenit obligatorie pentru operatorii economici în relația cu autoritățile contractante ale statului, B2G (business to Government). Ulterior, a devenit obligatorie și în contractele încheiate în relația B2B (business to business), în măsura în care acestea au ca obiect produse cu risc fiscal ridicat. 

RO e-Factura cu NextUp înseamnă că poți trimite cu un singur click o listă de facturi selectate către SPV (Spațiul Public Virtual). De la 1 ianuarie, cand e-Factura se va aplica tuturor persoane juridice ce tranzacționează în regim B2B, această transmitere se va face complet automat. Adică utilizatorii își vor putea desfășura activitatea ca de obicei, iar softul preia jobul de a transmite datele fără intervenție zilnică. 

Gestionează-ți afacerea, indiferent unde te afli. În aplicația NextUp găsești toate functionalitățile de interes general, utile utilizatorilor, inclusiv exportul în format xml al facturilor pentru a fi urcat apoi în SPV.