TOP 5 diferențe între un soft ERP și un program de contabilitate

Mulți antreprenori cred că termenii „software de contabilitate” și „software ERP” înseamnă același lucru. Dar, un program de contabilitate acoperă în general aspecte ce țin de raportarea financiară, plăți și impozite, operațiunile bancare și înregistrarea veniturilor și vânzărilor. În timp ce un soft ERP include mai multe module pe lângă cel financiar, printre care gestionarea stocurilor, managementul depozitelor, lanțul de aprovizionare, resursele umane, contabilitatea fiind doar unul dintre acestea. 

În acest articol, îți vom prezenta diferențele dintre programul de contabilitate și un soft ERP, tocmai pentru a face o alegere inspirată în momentul în care vrei să faci o schimbare pentru firma ta sau un upgrade la sistemul pe care te bazezi în prezent.

De ce firma ta are nevoie de un soft ERP

Pe măsură ce o firmă se dezvoltă, antreprenorii vor începe să se gândească dacă organizația lor ar trebui să treacă de la programul de contabilitate actual la un software ERP integrat cu alte departamente. Managerii companiei ar trebui să înțeleagă foarte bine despre diferențele dintre cele două, astfel încât să poată decide care tehnologie este cea mai potrivită pentru organizația lor.

Societatea devine din ce în ce mai complexă, cu timpi mai rapizi, cu așteptări mai mari din partea clienților, cu mai multe date de gestionat ca oricând, astfel încât un software care sprijină eficiența operațională a proceselor de business de bază este esențial.

Orice firmă indiferent de dimensiune sau domeniu de activitate are nevoie de caracteristici relevante care să servească dinamicii nevoilor și provocărilor specifice industriei. Acest lucru se aplică mai ales departamentului financiar – contabilitate, deoarece îndeplinește doar acțiuni limitate în comparație cu o soluție ERP end-to-end.

Un sistem ERP și un software de contabilitate au unele asemănări, deoarece ambele platforme desfășoară procese de management financiar și contabilitate. Cu toate acestea, distincțiile cheie dintre ERP și software-ul de contabilitate constă în domeniul de aplicare și focalizarea lor.

Diferențele dintre ERP și software-ul de contabilitate

Software-ul de contabilitate permite companiilor să-și monitorizeze performanța financiară, să identifice zonele de dezvoltare și să ia decizii financiare înțelepte. Cu toate acestea, ambele tipuri de software suportă gestionarea contabilă și financiară și includ raportare financiară, managementul activelor fixe, managementul fiscal și controalele financiare.

Diferența esențială dintre aceste două sisteme este că un sistem ERP acoperă multe aspecte ale operațiunilor companiei, în timp ce software-ul de contabilitate se concentrează exclusiv pe managementul financiar, are capabilități limitate dincolo de administrarea financiară și este mai puțin flexibil.

Așa cum am menționat anterior, software-ul ERP permite utilizatorilor să efectueze și alte procese esențiale de business, cum ar fi gestionarea stocurilor, achizițiile, producția și CRM. Un sistem ERP integrează, de asemenea, diverse procese de afaceri din cadrul departamentelor, inclusiv finanțe, managementul stocurilor, CRM și HR. Această integrare poate ajuta la gestionarea fluxurilor de lucru în cadrul departamentului și la o comunicare eficientă între departamente.

Există 5 lucruri pe care ați putea dori să le luați în considerare atunci când comparați un program de contabilitate cu un soft ERP. Iată care sunt cele mai des întâlnite 5 diferențe între cele două:

1. O soluție ERP este completă

Un sistem ERP depășește cu mult ceea ce poate oferi un program de contabilitate. Capacitățile de gestiune contabilă și financiară din cadrul unui sistem ERP oferă o vizualizare de 360 de grade la nivelul întregii firme, inclusiv funcții precum management financiar și raportare, gestionarea vânzărilor, achizițiilor și stocurilor, managementul depozitului și al calității, CRM, HR, transport, logistică și altele.

Prin integrarea datelor din diverse departamente și procese într-un sistem unificat, un sistem ERP oferă utilizatorilor și o imagine de ansamblu consolidată care îi ajută să înțeleagă mai bine performanța unei afaceri.

2. Programul de contabilitate este autonom 

Un program de contabilitate este autonom și are o capacitate limitată de a urmări inventarul pentru întreprinderile de producție și distribuție, nefiind creat pentru nevoi specifice industriei. În timp ce o soluție ERP oferă instrumente de gestionare a inventarului avansate, cu mai multe funcții, pentru producători și distribuitori. 

Cu un sistem ERP pentru o firmă de producție de exemplu, poți gestiona în mod proactiv inventarul pentru a reduce costurile de stocare, a lua decizii mai rapide și mai precise și a reduce costurile cu forța de muncă. Mai mult decât atât, o soluție integrată ERP gestionează fără probleme întregul sistem de execuție și îți permite să planifici producția, managementul lanțului de aprovizionare, resursele de producție, logistica și transportul. În timp ce, software-ul de contabilitate nu oferă capabilități de management integrat.

3. Un soft de contabilitate se implementează mai rapid

Majoritatea software-ului de contabilitate se bazează exclusiv pe cloud și poate dura doar câteva săptămâni pentru implementare. Acest lucru depinde, desigur, de complexitatea proceselor contabile actuale din firmă.

Sistemele ERP sunt mult mai complexe în ceea ce privește implementarea și operarea, iar motivele sunt de la sine înțeles. În primul rând, oferă funcții mult mai avansate și personalizare, care pot influența experiența utilizatorului și procesul de configurare. Majoritatea sistemelor ERP necesită o echipă de experți tehnici care să le configureze și să le personalizeze în funcție de nevoile afacerii.

În plus, sistemele ERP pot fi bazate pe cloud, on-premise sau hibride. Deci, în funcție de sistemul ERP pe care îl selectezi și de complexitatea nevoilor firmei, procesul de configurare și integrare poate dura câteva luni.

4. Software-ul de contabilitate nu include gestionarea vânzărilor sau a relațiilor cu clienții

O soluție ERP asigură managementul vânzărilor și procesarea comenzilor. Soluțiile ERP au adesea un modul CRM perfect care permite observarea informațiilor actualizate și accesul la istoricul comunicărilor anterioare. În schimb, un program de contabilitate autonom nu are aceste capacități.

5. Un soft ERP oferă date și mobilitate în timp real

Un sistem ERP performant și modern integrează toate informațiile financiare într-o singură bază de date. Oferind o soluție integrată pentru o gamă largă de procese de afaceri, sistemele ERP elimină nevoia de instrumente diferite pentru a gestiona cerințele diferitelor departamente. 

În plus, datele la nivel de companie sunt disponibile în cloud pentru acces de oriunde și oricând, în timp real, folosind un dispozitiv mobil conectat la internet. Sistemele ERP conectează fiecare parte a afacerii, astfel încât orice decizie să se bazeze pe inteligență în timp real.

Recomandarea experților NextUp: Dacă vrei să gestionezi eficient procesele de afaceri, software-ul ERP este superior unui program de contabilitate. Sistemele ERP oferă o suită cuprinzătoare de module care eficientizează totul, de la managementul lanțului de aprovizionare la resurse umane, logistică și transport. Spre deosebire de programul de contabilitate, care are o acțiune limitată, un sistem integrat ERP oferă o vizualizare completă în timp real a operațiunilor de afaceri. Acest lucru îți permite să iei decizii mai informate, să îmbunătățești colaborarea interdepartamentală și să crești productivitatea. ERP este alegerea smart pentru companiile care doresc să își optimizeze procesele și să rămână competitive pe piața actuală.

În concluzie, atât softul ERP, cât și softul de contabilitate au fiecare beneficii și dezavantaje specifice. Companiile trebuie să își evalueze cerințele pentru a selecta soluția care li se potrivește cel mai bine. 

Firmele mici care solicită un management financiar simplu sunt cel mai bine servite de software-ul de contabilitate. Pe de altă parte, organizațiile mijlocii până la mari care au nevoie de o înțelegere aprofundată a operațiunilor de afaceri sunt mai bine deservite de un soft ERP.