Pregătește-te din timp

Organizațiile nu stau pe loc, ele cresc fie în venituri, fie în complexitate, fie în ambele. Și dacă nu evoluează spre mai bine, încet, încet se sting. Prin urmare nu e nimic neobișnuit ca schimbările din propria companie să te surprindă, adesea brusc pentru că au apărut circumstanțe care au favorizat un salt.

Procesele se complică, structura organizațională nu mai răspunde corect la comenzi pentru că e prea firavă sau supra dezvoltată pe dimensiuni neproductive, rapoartele nu-ți mai furnizează toate informațiile necesare, iar sistemul informatic în ansamblul lui ți-a rămas mic.

În astfel de momente deciziile nu sunt ușor de luat, riscurile fiecărei opțiuni par înfricoșătoare, te gândești mai degrabă la cum să depășești provocările zilei de mâine decât la viitorul luminos al firmei tale pe termen mediu și lung. În ceea ce privește sistemul informatic să amâni schimbarea înseamnă zile negre în plus și prea mult timp până ajungi, în sfârșit, la liman.

Chiar dacă tranziția spre nou, spre progres nu este deloc simplă ea trebuie făcută repede pentru că un sistem informatic ruginit încetinește dezvoltarea companiei, creează probleme culturale și de performanță.

Înainte să te apuci de treabă e bine să știi care sunt cele mai frecvente piedici în calea unei implementări de succes.

Lipsa de claritate a scopului urmărit de conducătorul companiei (de obicei sponsorul proiectului, nu project managerul schimbării).

Este absolut necesar să înțeleagă toată lumea la fel unde trebuie să ajungi, ce fel de performanțe vrei să producă noul sistem informatic, ce piedici sau obstacole îți propui să depășești.

Dacă nu e clar scopul, pe tot parcursul proiectului, cei implicați vor lupta să păstreze schimbarea la minim, să-și protejeze scurtăturile, comoditatea, felul în care își maschează în prezent nerealizările, spațiile gri unde pot arunca perdele de fum astfel încât nimeni să nu știe exact ce s-a întâmplat.

Lipsa unui audit serios al proceselor critice

Cu certitudine procesele critice funcționează, măcar parțial, întâmplător atunci când simți deja că ai nevoie de un alt fel în care culegi și prelucrezi datele relevante.

Dacă nu le așezi corect înainte să discuți cu un furnizor de soft, vei obține performanțe îndoielnice, nu vei elimina blocajele, nu vei știi exact unde sau ce trebuie să îmbunătățești în organizație.

Credința că se poate face schimbarea fără un project manager

Un sistem informatic nou înseamnă multă muncă, colaborare interdisciplinară combinată cu claritate în descrierea activităților necesare și a rezultatelor așteptate. În plus e nevoie de follow-up, de gestionarea rapidă și corectă a schimbărilor ce apar.

În lipsa unui singur responsabil pentru progresul acestui proiect este imposibil să existe ritm în implementare sau un rezultat de calitate la sfârșitul călătoriei.

Speranța (deșartă) a conducătorului companiei că echipa lui înțelege și îmbrățișează fericită schimbarea

Oamenii din organizație se vor împotrivi din toate puterile pentru că le place așa cum este, nu vor să depună un efort susținut ca să ajungă într-un loc nou, nefamiliar, potențial periculos. Lupta lor va continua o vreme chiar și după implementarea noului sistem când vor scoate în evidență că mai tot din se face diferit este mai complicat, greoi, laborios decât era înainte.

Așteptarea că modificarea se poate face rapid, fără durere este nerealistă, trebuie investite multe ore în pregătirea proiectului, efort susținut în implementare, atenție la reacțiile celor care pun piedici, nu neapărat din rea voință cât din  rezistență la nou, diferit, necunoscut.

Prezența sponsorului și a managerului de proiect este obligatorie pe tot parcursul schimbării. Sponsorul se ocupă de clarificarea permanentă a scopului, de încurajarea oamenilor care-și pierd din motivare, stabilește etapele intermediare de evaluare ale succesului și asigură resursele necesare.

Managerul gestionează resursele, planifică acțiunile, conduce echipele implicate în proiect, evaluează riscurile și depășește provocările generate de obstacolele de parcurs inerente.

Fără să redesenezi întâi cel puțin procesele critice șansa de succes a noului sistem informatic este zero pentru că informațiile vor circula întrerupt iar rapoartele generate nu vor furniza datele necesare luării celor mai bune decizii. În multe cazuri oamenii vor lucra doar pentru a popula sistemul cu date inutile în loc să-și ușureze viața. Auditul proceselor este o treabă internă și se face înainte de a contacta posibili furnizori de soft.

Dacă simți astăzi nevoia să ai un sistem informatic nou, probabil că cel mai bun moment să începi acest proiect a fost acum 3-6 luni. Urmărește atent cum evoluează organizația ta și schimbă sistemul informatic la cel mai mic semn de gripare ca să câștigi timp, eficacitate, liniște și accesul permanent la informațiile vitale. Spor la treabă!