Organigrama într-o companie – CARE este rolul ei și DE CE este importantă 

   Dacă ai căutat pe google ”Ce este o organigramă?”, ai ajuns în locul potrivit. Pentru că indiferent de dimensiune, determinarea celei mai bune structuri pentru o organizație este cheia succesului. Explorăm în acest articol ce este o organigramă, care este rolul ei într-o organizație, câte tipuri de organigrame există și desigur de ce companiile moderne de azi au nevoie de o astfel de structură de organizare. 

Comunicarea și implementarea structurii organizaționale optime sunt esențiale în societatea modernă de azi. O organigramă bine definită oferă o vizualizare transparentă a diferitelor sarcini de resurse umane, inclusiv gestionarea personalului, traseul angajaților în firmă, planificarea rolurilor și multe altele. 

Chiar și micii antreprenori trebuie să stabilească o structură formală de la început pentru a sprijini procesul de creștere în fiecare etapă a evoluției afacerii, pentru că îi oferă puterea să ia decizii informate și să-și orienteze organizația către succes.

Ce este o organigramă?

O organigramă este o reprezentare vizuală a structurii unei organizații, ilustrând rolurile, relațiile și liniile de raportare din cadrul companiei. Oferind o ilustrare clară și concisă a ierarhiei și diviziunii muncii, organigrama prezintă o imagine de ansamblu asupra modului în care este organizată o companie.

O organigramă este de obicei prezentată într-un format ierarhic. Prezintă grafic diferitele niveluri de management, departamente și interconexiunile lor într-o organizație. Într-o organigramă, se folosesc anumite casete (reprezentări grafice) pentru a reprezenta fiecare poziție sau departament. Liniile și săgețile sunt folosite pentru a conecta aceste casete și pentru a ilustra canalele de comunicare sau fluxul de autoritate dintre ele.

Cele mai înalte poziții apar în partea de sus a graficului, cu rolurile subordonate sub ele. Aspectul și fluxul diagramei vor varia în funcție de dimensiunea unei organizații și de modul în care sunt aranjate rolurile acesteia.

Astfel, organigrama este un instrument informativ și administrativ, deoarece reprezintă unitățile departamentale, distribuția, funcțiile și competențele acestora, precum și informații legate de atribuțiile relaționale și structurile ierarhice ale companiei.

Tipuri de organigrame

Liderii iau în considerare mulți factori atunci când selectează o structură, cum ar fi dimensiunea, industria, obiectivele, strategia de afaceri și cultura organizațională. Există câteva tipuri diferite de organigrame, iar printre cele mai cunoscute și folosite se remarcă:

• Organigrama ierarhică – Aceasta este organigrama cel mai frecvent utilizată. Acesta descrie structura organizației, cu liderii organizaționali în fruntea lor și subalterni repartizați mai jos. O organigramă ierarhică este ușor de înțeles și oferă un lanț de autoritate transparent.

• Organigramă plată (orizontală) – O organigramă orizontală poate funcționa bine pentru organizațiile cu puține niveluri de management. În mod obișnuit, aceste diagrame sunt utilizate în companii mici sau start-up cu angajați independenți cu înaltă experiență.

• Organigrama matriceală – O organigramă matriceală oferă mai multă flexibilitate pentru structurile dinamice de echipă. Acest tip de organigramă avantajează organizațiile cu relații duale de raportare între personal. De exemplu, companiile cu angajați care raportează unui manager principal, precum și managerilor de proiect pot beneficia de o organigramă cu matrice.

• Organigrama de tip rețea – Pentru organizațiile cu manageri care supraveghează mulți angajați interni și colaboratori externi, o organigramă de tip rețea poate funcționa bine. Acest tip de diagramă reflectă natura complexă, interconectată a organizației.

Indiferent de structura organizatorică sau de scopul unic al unei organigrame, un program automatizat a acestor funcții, cum ar fi un soft de salarizare, poate împuternici organizațiile să comunice mult mai eficient cu membrii echipei pentru a-și îndeplini obiectivele. Automatizarea acestui proces permite comunicarea simplificată și planificarea forței de muncă în consecință cu obiectivele firmei.

De ce este importantă o organigramă?

Așa cum am spus și anterior, o organigramă descrie ierarhia unei organizații, care poate identifica în mod clar poziția, vechimea și liniile de autoritate care ar trebui urmate. De asemenea, poate arăta ce roluri sunt responsabile pentru ce sarcini, divizii, departamente sau regiuni. Acest lucru poate elimina ambiguitatea și poate îmbunătăți comunicarea în companie.

Organigramele oferă multe beneficii organizațiilor în ansamblu. Așadar, ia în considerare următoarele avantaje de care compania ta poate beneficia dacă  folosește o organigramă:

1. Organigrama clarifică rolurile și responsabilitățile angajaților

O organigramă oferă angajaților o înțelegere clară a rolurilor lor și a structurii de raportare, promovând astfel simțul responsabilității și al proprietății. Acest lucru contribuie în mare măsură la îmbunătățirea comunicării, reducerea ambiguității, eficientizarea proceselor de luare a deciziilor și la creșterea productivității.

2. Organigrama îmbunătățește comunicarea și colaborarea

O organigramă poate fi un instrument excelent pentru consolidarea comunicării și colaborării între departamente. Comunicarea internă fluidă va contribui la o mai bună colaborare în cadrul companiei. Angajații vor avea acces la informații utile despre colegi, indiferent de locație sau departament, putând iniția cu mai multă ușurință discuții. E mult mai simplu să contactezi un coleg din departamentul tehnic, de exemplu, atunci când cunoști informații despre el și știi clar cu ce se ocupă. Acest lucru duce la îmbunătățirea eficienței și muncii în echipă.

3. Organigrama definește relațiile dintre angajați și grupurile funcționale

Relațiile dintre angajați joacă un rol cheie în creșterea sau prăbușirea organizației. Prin comunicarea clară a modului în care diferiți membri ai companiei și echipei sunt interconectate, o organigramă ajută la prevenirea conflictelor inutile și a comunicării greșite. Această claritate promovează un loc de muncă mai coeziv, cu o creștere mai mare, o colaborare îmbunătățită și un flux de lucru îmbunătățit.

4. Organigrama ajută specialiștii HR să evalueze mai bine angajații

Este dificil să evaluezi managerii fără a le defini clar domeniul de responsabilitate. O organigramă eficientă ilustrează nivelul de control al fiecărui manager sau director, facilitând evaluarea volumului de lucru și direcțiile de conducere în consecință. Acest lucru ajută persoanele decidente să structureze și să restructureze responsabilitățile în cadrul organizației. 

Alături de un soft de salarizare performant, organigrama oferă accesul rapid la informații centralizate despre angajați în legătură cu activitățile și rolul pe care îl au. 

5. Organigrama susține scalarea angajaților în companie

A avea o structură scalabilă este esențială pe măsură ce afacerile cresc și se dezvoltă. O organigramă poate ajuta la planificarea viitorului angajaților, identificând potențialele probleme sau lacune în structură, dar și posibilitățile de creștere. De asemenea, poate ajuta la identificarea șanselor de a delega sarcini, de a schimba structura sau de a angaja mai mulți oameni. Acest lucru asigură că organizația rămâne flexibilă și pregătită pentru provocările viitoare.

6. Organigrama e necesară pentru a lua cele mai bune decizii

O organigramă le facilitează managerilor și liderilor de echipe informația potrivită pentru a ști rapid cine este responsabil, pentru ce sarcini și să ia decizii informate. Acest lucru simplifică procesul de luare a deciziilor și asigură faptul că deciziile cheie sunt luate de oamenii potriviți. Rezultatul va fi o organizație mai agilă și mai receptivă.

7. Organigrama este benefică pentru alocarea și analiza resurselor

Organigramele pot ajuta la structurarea echipelor de lucru, la efectuarea de analize bugetare și la generarea de rapoarte esențiale pentru productivitate. Prin utilizarea organigramelor, o firmă își poate gestiona mai eficient talentele umane și resursele financiare, stimulând creșterea și productivitatea.

8. Organigrama ajută în procesul de onboarding

O organigramă îi poate ajuta pe noii angajați să se familiarizeze cu structura companiei și cu rolul lor în cadrul acesteia, făcându-le mai ușor să se acomodeze cu noii colegi și să înceapă noul job cu dreptul. Acest lucru ajută la accelerarea procesului de integrare a noilor angajați în cadrul firmei și la reducerea timpului necesar pentru a se acomoda.

9. Organigrama oferă transparență

O organigramă ajută la clarificarea joburilor și pozițiilor aferente în funcție de experiență, prin stabilirea cine raportează cui și cine are autoritate mai mare. Deoarece toată lumea știe cui trebuie să răspundă, se creează o atmosferă de cooperare, transparență și responsabilitate.

10. Organigrama susține dezvoltarea carierei

Organigramele sunt un instrument esențial pentru planificarea succesiunii și dezvoltarea carierei. Potrivit unui sondaj Mercer, 78% dintre respondenți ar rămâne la angajatorul lor actual dacă ar ști că au oportunități de creștere și o carieră de succes. Cu o organigramă clară, profesioniștii în resurse umane pot valorifica abilitățile postului și datele despre competențe pentru a identifica rapid angajații cu performanță ridicată sau cei din echipe nepotrivite. Oferind angajaților o structură organizatorică transparentă, organigramele sporesc implicarea angajaților și îi motivează să performeze la maximum.

În concluzie, orice organizație este unică, de aceea este greu de definit cea mai bună organigramă. Important este că aceasta permite înțelegerea vizuală a structurii și ierarhiei unei organizații. Acest lucru poate oferi o imagine de ansamblu asupra modului în care informațiile și instrucțiunile sunt implementate în cadrul unei companii.