Inventarierea patrimoniului
Anul financiar 2024 s-a încheiat. Asta înseamnă că entitățile au pe lista de priorități procedurile pentru întocmirea situațiilor financiare, inclusiv inventarierea patrimoniului.
Dacă ai nelămuriri despre ce presupune această inventariere pentru firma ta, cine trebuie să o realizeze și care sunt sancțiunile pentru nerespectarea legilor care reglementează inventarierea patrimoniului, îți spunem tot ce trebuie să știi în cele ce urmează.
Potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, inventarierea patrimoniului este o operațiune obligatorie pentru întocmirea situațiilor financiare anuale, prin care se constată existența tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.
Rolul acestei operațiuni este stabilirea situației reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale fiecărei entități, precum și a bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu, apartinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situațiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției financiare și a performanței entității pentru respectivul exercițiu financiar.
Nerespectarea reglementărilor legale cu privire la efectuarea inventarierii constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 20.000 lei1.
Potrivit legii contabilității, inventarierea patrimoniului trebuie efectuată de către entitățile prevăzute la art 1 din lege, respectiv:
- societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste;
- instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri;
- subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor prevăzute la alin. (1) şi (2), cu sediul sau domiciliul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate.
Prevederi legale privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului sunt cuprinse în Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii (OMFP nr. 2861/2009), potrivit cărora inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face, de regulă, anual, cu ocazia încheierii exercițiului financiar, dar și în alte momente fie prevăzute de lege, fie impuse de specificul activității.
De exemplu, entitățile cu activitate complexă își pot inventaria bunurile înaintea datei de încheiere a exercițiului financiar, cu condiția asigurării valorificării și cuprinderii rezultatelor inventarierii în situațiile financiare anuale întocmite pentru exercițiul financiar respectiv.
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se efectuează de către comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă, emisă de către administrator sau persoana responsabilă cu gestionarea entității.
În decizia de numire se menționează în mod obligatoriu componența comisiei (numele președintelui și membrilor comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă inventarierii, data de începere și de terminare a operațiunilor. La entitățile al căror număr de salariați este redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană.
Pentru entitatile cu multe gestiuni, sunt numite mai multe comisii de inventariere care sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către o comisie centrală, numită, de asemenea, prin decizie scrisă, emisă de administrator sau persoana responsabilă cu gestionarea entității.
Pentru desfășurarea în bune condiții a operațiunilor de inventariere, în comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică. Inventarierea și evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se pot efectua atât cu salariați proprii, cât și pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care țin evidența gestiunii respective și nici auditorii interni sau statutari.
Prin proceduri interne, entitățile pot stabili ca la efectuarea operațiunilor de inventariere să participe și contabilii care țin evidența gestiunii respective, fără ca aceștia să facă parte din comisie. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiți decât în cazuri bine justificate și numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.
În condițiile în care entitățile nu au niciun salariat care să poată efectua operațiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administrator sau persoana responsabila cu gestionarea entității.
Inventarierea presupune:
a) inventarierea bunurilor : stocuri, imobilizări corporale, bunuri luate în leasing operațional, sau cu chirie, casa și banca;
b) inventarierea conturilor : conturi de furnizori și clienti, conturi de alte datorii și creanțe, conturi de capital, etc.
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă (fișele de magazie) și din contabilitate. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fișele de magazie și a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantităților consemnate în listele de inventariere cu evidența tehnico-operativă pentru fiecare poziție.
În cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidențiat în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu valorile din contabilitate.
În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.
Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor. Imputarea acestora se face la valoarea de înlocuire, așa cum a fost definită în normele aprobate prin OMFP nr. 2861/2009.
Prin valoare de înlocuire, în sensul normelor, se înțelege costul de achiziție al unui bun cu caracteristici și grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data constatării pagubei, care cuprinde prețul de cumpărare practicat pe piață, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare și alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piață, valoarea de imputare se stabilește de către o comisie formată din specialiști în domeniul respectiv
De asemenea, pentru elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere întocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri de ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierdere de valoare, după caz. Pot face, de asemenea, propuneri de înregistrare a unor amortizări suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizărilor amortizabile), acolo unde este cazul, arătând totodată cauzele care au determinat aceste deprecieri
Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit reglementărilor contabile aplicabile2.
Evaluarea elementelor deţinute cu ocazia inventarierii şi prezentarea acestora în situaţiile financiare anuale se fac potrivit reglementărilor contabile aplicabile.
Inventarierea determină o serie de înregistrari în contabilitate, astfel:
Plusurile constatate la inventar se înregistrează în contabilitate sub formă de intrări în gestiunea entității prin debitarea conturilor de activ corespunzătoare:
• Plusul de imobilizări corporale şi necorporale constatate se înregistrează ca o intrare de imobilizări şi ca o creştere a valorii reflectate în contul 4754 „Plusuri de inventar de natura imobilizărilor”:
20 „Imobilizări necorporale” = 4754 „Plusuri de inventar de natura imobilizărilor”
sau 21 „Imobilizări corporale” = 4754 „Plusuri de inventar de natura imobilizărilor”
și concomitent se înregistrează pe venituri suma reprezentând amortizarea calculată la imobilizările corporale şi necorporale constatate plus la inventar:
4754 „Plusuri de inventar de natura imobilizărilor” = 7584 „Venituri din subvenții pentru investiții”
• Plusurile de materii prime se înregistrează ca o intrare în conturile de stocuri şi ca o reducere a cheltuielilor sau ca o creştere a altor venituri din exploatare:
301 „Materii prime” = 601 „Cheltuieli cu materiile prime”
sau
301 „Materii prime” = 7588 „Alte venituri din exploatare”
• Plusurile de materiale consumabile se înregistrează:
302 „Materiale consumabile”= 602 „Cheltuieli cu materiale consumabile”
sau
302 „Materiale consumabile” = 7588 „Alte venituri din exploatare”
•Plusurile de inventar în cazul investiţiilor financiare pe termen scurt:
50 “Investiţii pe termen scurt” = 768 „Alte venituri financiare”
•Plusurile constatate la inventarierea casieriei la societăţile cu capital privat:
531„Casa” = 7588 „Alte venituri din exploatare”
Înregistrarea minusurilor de inventar în cazul activelor imobilizate:
% = 20, 21, 23 „Conturi de active imobilizate”
28 „Amortizări privind imobilizările”
6583 „Cheltuieli privind activele cedate
şi alte operaţiuni de capital”.
a) Înregistrarea unei amortizări suplimentare, în cazul în care se constată o depreciere ireversibilă:
| 68 „Cheltuieli cu amortizările, provizioanele şi ajustările pentru depreciere sau pierdere de valoare” | = | 28 „Amortizări privind imobilizările” |
b) Constituirea unei ajustări pentru deprecierea imobilizărilor corporale, în cazul în care se constată o depreciere reversibilă sau relativă care este dată de lipsa de utilitate în momentul inventarierii (imobilizări trecute în conservare, inutilizabile temporar), supraevaluarea imobilizărilor corporale la reevaluarea anterioară sau apariţia unei deprecieri de care nu s-a ţinut seama cu ocazia amortizării.
6813„Cheltuieli de exploatare = 29 „Ajustări pentru deprecierea sau pierderea de privind ajustările pentru valoare a imobilizărilor”
deprecierea imobilizărilor”
După efectuarea inventarierii şi contabilizării regularizărilor de inventar se întocmeşte o nouă balanţă a conturilor. Aceasta are rolul de a pregăti datele necesare determinării rezultatului exerciţiului, asigurând suportul informaţional pentru redactarea bilanţului contabil.
Entitățile care, potrivit legii contabilității, au stabilit exercițiul financiar diferit de anul calendaristic, organizează și efectuează inventarierea anuală astfel încât rezultatele acesteia să fie cuprinse în situațiile financiare întocmite pentru exercițiul financiar stabilit.
Iată, așadar, că inventarierea patrimoniului unei companii este o activitate complexă, obligatorie și care joacă un rol esențial pentru redactarea bilanțului contabil.
Nu știm ce modificări și cu ce implementări ne vor mai surprinde autoritățile în 2025. Cert este că o vor face cu siguranță. Începutul lui 2025, vizează afacerile mici care , pe lângă inventarierera patrimoniului de care am vorbit, sunt obligate și ele să depună SAF-T din ianuarie anul curent.
Sfatul nostru, ca de fiecare dată, este să faci ce ține de tine, să previi incendiile în loc să le stingi. Să știi ce se întâmplă în curtea proprie și să nu lași lucrurile pe ultima sută de metri sau ca ele să se întâmple din inerție.
