Funcția Controlling în ERP – Un element cheie în managementul afacerii

Când vine vorba de monitorizarea performanței financiare, companiile se bazează pe funcțiile de analiză și raportare din sistemul ERP. Cunoscut sub denumirea de controlling din limba engleză, această funcție controlează fluxul de afaceri într-o organizație. Practic, componenta controlling dintr-un program ERP dă posibilitatea planificării financiare, contribuind la analiza cifrelor reale cu datele previzionate și la planificarea strategiilor de afaceri.

Cu funcția controlling sunt gestionate două tipuri de elemente: contabilitatea centrului de cost și de profit. De asemenea, este utilizat pentru bugetare eficientă, raportare financiară și multe alte procese de afaceri. Modulul Controlling permite analiza profitabilității, ceea ce ajută compania să ia decizii financiare informate.

Termenul de ”controlling” vine din limba engleză, iar în contextul managementului unei afaceri, acesta face referire la „control”, dar și la ideea de ”a conduce” sau ”a organiza”. Managerii au nevoie de funcții de controlling pentru a coordona și a menține controlul asupra activităților din zonele pentru care sunt responsabili.

Ce înseamnă Controlling în ERP

Pentru a conduce o afacere de succes, este important să fuzionezi și să gestionezi cât mai bine informațiile și procesele de lucru. Prin urmare, este important să se creeze o buclă închisă de control al managementului într-o companie. Nevoia de control a managementului a condus la dezvoltarea planificării resurselor întreprinderii (ERP), care a permis managerilor să compare și să analizeze datele în timp real și să ia în continuare deciziile de afaceri în cunoștință de cauză.

Funcția de controlling din ERP este un element esențial al managementului strategic. Include elemente de management al riscului și performanței, planificare strategică și analiza datelor. Este un concept care a apărut în primele decenii ale secolului XX, când s-a simțit nevoia de acuratețe și fiabilitate a datelor financiare și a fost condus de complexitatea operațională în creștere a afacerilor și de nevoia de a gestiona mai bine resursele unei companii.

Controlling în ERP: Funcționalități

Controlul, ca element al managementului organizațional, îmbracă forme diferite în funcție de activitățile specifice, obiectivele și structura companiei. Iată câteva dintre principalele tipuri de control:

• Controlul operațional – Se concentrează pe activități și procese pe termen scurt din organizație pentru a optimiza eficiența operațională, a gestiona costurile și a îmbunătăți performanța financiară pe termen scurt.
• Controlul strategic – Este orientat către obiectivele strategice ale organizației. Sprijină procesele de luare a deciziilor la nivel înalt prin analizarea tendințelor pieței, evaluarea oportunităților de creștere și identificarea riscurilor.
• Controlul financiar – Se concentrează pe aspectele financiare ale operațiunilor unei companii. Include analiza profitabilității, managementul fluxului de numerar, controlul costurilor și investițiilor și optimizarea structurii capitalului.
• Controlul proiectelor – Ajută la planificarea, monitorizarea și controlul costurilor proiectului și gestionarea timpului și domeniului sarcinilor.
• Controlul calității – Se concentrează pe monitorizarea și îmbunătățirea calității produselor sau serviciilor. Ea influențează satisfacția clienților, eficiența procesului și implică adesea implementarea standardelor și sistemelor de management al calității.

Soluțiile informatice de tip ERP care au o componentă de controlling ajută companiile în:

• Utilizarea eficientă a resurselor. Se asigură utilizarea resurselor în cel mai eficient mod posibil, astfel încât activitățile să fie realizate în conformitate cu standardele și normele predeterminate.
• Coordonarea activităților. Fiecare departament și angajat știe foarte clar ce obiective și standarde are de îndeplinit, datorită unei bune coordonări. Acest aspect oferă siguranța că obiectivele organizaționale generale sunt îndeplinite.
• Îndeplinirea obiectivelor organizaționale. Funcția de controlling permite o serie de măsuri pentru realizarea obiectivelor organizaționale.
• Evaluări corecte. Un sistem software performant cu funcții de controlling îi permite managerului să verifice dacă standardele stabilite sunt corecte și obiective.

Beneficiile modulului de control al managementului în ERP

Modulul de control al managementului reprezintă un instrument de măsurare care îți permite să înțelegi dacă organizația funcționează eficient sau nu. Funcțiile tipice ale sistemului de control al managementului ajută o companie în multiple moduri:

• Determină dacă operațiunile organizației sunt efectuate conform strategiei și susțin progresul acesteia.
• Detectează eventualele amenințări și riscuri în procesul de afaceri, pentru a le elimina la timp.
• Permite echipei de management să identifice schimbările de pe piață și să ia măsuri adecvate pentru a se conforma în consecință.
• Oferă analiza cifrelor complexe de vânzări și construirea unei strategii de menținere și creștere.
• Ajută la planificarea resurselor întreprinderii.

Utilizarea acestui principiu în sistemele ERP sprijină schimbarea și sprijină în găsirea unor noi oportunități de business. Sistemele de Controlling al managementului oferă motivație și direcție pentru realizarea obiectivelor de afaceri și, prin urmare, acest concept a ajutat în procesul de implementare a sistemului ERP. 

Odată cu creșterea concurenței globale, companiile vizează numeroase piețe, așa că este important să se desfășoare managementul cu foarte mare responsabilitate. Sistemele ERP vin cu o soluție unică și inovatoare care permit controlul și managementul adecvat asupra întregii organizații.

Unul dintre principalele beneficii ale funcției controlling este îmbunătățirea procesului decizional, deoarece analizele precise și datele fiabile le permit managerilor să ia decizii mai informate. Acest lucru se traduce printr-o eficiență operațională sporită și le permite să găsească domenii în care eficiența poate fi îmbunătățită, costurile reduse și procesele optimizate.

Un alt beneficiu important al modulului Controlling este o gestionare financiară mai bună – monitorizarea fluxurilor financiare și a bugetelor permite detectarea mai devreme a problemelor și previne potențialele crize financiare. Acest lucru ajută la o mai bună gestionare a riscurilor și sprijină dezvoltarea strategiei și alte inițiative ale companiei, deoarece permite o mai bună înțelegere a tendințelor pieței și exploatarea noilor oportunități de pe piață.

Funcțiile de controlling sunt, de asemenea, esențiale în construirea unei culturi organizaționale într-o companie. Promovează o abordare bazată pe date, care încurajează analiza rezultatelor și căutarea continuă a modalităților de îmbunătățire a performanței organizației.