e-Factura PAS cu PAS: Cum se emit facturile și în cât timp trebuie raportate la ANAF

Dacă ești în situația în care ai înființat recent o firmă sau intenționezi să intri în mediul afacerilor în curând și vrei să știi care sunt condițiile pentru RO e-Factura, cu siguranță ai o mulțime de nelămuriri care te apasă. Un lucru este clar, toți operatorii economici sunt obligați, din acest an, să raporteze la ANAF facturile emise în relația cu alte companii. Practic, din 2024 se vor înregistra în contabilitate doar facturile primite prin sistemul e-Factura. În relația cu persoane fizice nu se aplică această obligativitate.

În primul rând, trebuie să știi că factura electronică nu a apărut acum. Există firme care o folosesc deja, vorbim aici de facturile efectuate în relația B2G, pentru care există obligația utilizării RO e-Factura din iulie 2022. 

Începând cu data de 1 ianuarie 2024, toate firmele și PFA-urile din România trebuie să trimită în sistemul e-Factura toate facturile B2B. Facturile se trimit în sistemul e-factura în maximum 5 zile de la data emiterii.

Primul PAS pentru e-Factura: Înregistrarea în SPV

Primul pas pe care trebuie să îl facă un contribuabil – firmă, PFA sau ONG – este să se înregistreze în Spațiul Personal Virtual (SPV) de pe site-ul ANAF. Pentru acest lucru este nevoie de semnătură electronică certificată, care poate fi cumpărată de la furnizorii acreditați prin lege: Certsign, Digisign, Trans Sped și Alfatrust Certification. 

Documentul de confirmare se descarcă de pe site-ul ANAF, secțiunea Servicii online/Spațiu privat virtual/Înregistrare/Înrolare persoane fizice/juridice și alte entități fără personalitate juridică, se completează și se transmite pe e-mail la furnizorul certificatului digital. După primirea documentului de confirmare, în 1-3 zile lucrătoare, semnat de furnizorul certificatului, se poate face înscrierea în Spațiul Privat Virtual.

Pasul următor este înregistrarea codului firmei pentru a intra în sistemul e-Factura ANAF.

e-Factura pas cu pas: Emiterea unei facturi electronice

Toate facturile emise pentru toate tranzacţiile efectuate între operatorii economici (B2B) şi între operatorii economici şi instituţiile statului (B2G) vor trebui emise în formatul electronic XML, impus de către ANAF, format care respectă un set de reguli foarte stricte şi care trebuie să conţină anumite informaţii obligatorii.

Transmiterea facturilor în format XML se face prin logarea în Spaţiul Privat Virtual (SPV), în sistemul e-Factura:

• Se intră pe site-ul https://anaf.ro
• Se apasă pe opţiunea de Autentificare Certificat
• Se selectează şi se introduce parola de la semnătura electronică (certificat digital)
• Se intră în meniul Factura electronică şi se selectează opţiunea Trimitere Factură
• Se selectează codul fiscal pentru care vrei să încarci factura, apoi se alege fişierul XML cu toate datele e-Factura completate corect, după care se apasă butonul Transmitere XML factură.

e-Factura pas cu pas: Validarea facturii 

După transmiterea facturii electronice în sistemul RO e-Factura, se verifică în mod automat structura şi corectitudinea întocmirii fişierului XML încărcat. Dacă fişierul este transmis corect, se va genera automat un mesaj de validare (răspuns) iar factura va primi o semnătură electronică din partea Ministerului Finanțelor care va confirma acceptarea acesteia în sistem.

Dacă fişierul transmis este incorect, se va genera în mod automat un mesaj cu detaliile eronate din factură. După corectarea erorilor apărute, trebuie să trimiți din nou factura în sistem pentru validare.

Pentru a utiliza sistemul e-Factura în relația B2B, emitentul și destinatarul trebuie să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura.  

e-Factura pas cu pas: Transmiterea facturii în 5 zile

În 5 zile lucrătoare de la data emiterii, factura trebuie încărcată și transmisă prin sistemul național RO e-Factura. În 2024, va exista o perioadă de testare de 6 luni, în care agenții economici ar trebui să se obișnuiască cu noua formă de facturare. 

Totuși este important să reții că în perioada 1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024, operatorii economici, indiferent dacă sunt sau nu plătitori de TVA, au obligaţia să raporteze în sistemul e-Factura toate facturile emise în relaţia B2B.

Începând cu 1 iulie 2024 din punct de vedere fiscal, sunt considerate facturi valide care se pot înregistra în contabilitate, doar facturile electronice emise și transmise în sistemul e-Factura care au semnătura (sigiliul) Ministerului Finanțelor. Sigiliul se obține în urma transmiterii facturii prin sistemul e-Factura.

În realitate, cel mai probabil lucrurile se vor complica, firește, mai ales dacă vorbim de un număr foarte mare de facturi. În practică, vor apărea cu siguranță o mulțime de erori și blocaje, așa că va fi nevoie de răbdare, găsirea celor mai bune soluții și de câteva conversații lămuritoare cu serviciul de asistență ANAF.

e-Factura pas cu pas: Cum te ajută un program de facturare

Pentru a putea face față acestor schimbări, va trebui să folosești un program de facturare, dacă nu cumva faci deja acest lucru. Facturile nu vor mai putea fi emise doar pe hârtie sau doar în excel. 

Fişierul în format XML este un fişier ce respectă anumite condiții şi necesită o înțelegere a datelor şi a modului acestora de organizare. Astfel, crearea manuală a unui fişier XML, urmărirea procesului de validare a facturii, descărcarea lui şi apoi nevoia de a-l interpreta sau poate de a-l transforma în alt format este un proces destul de complicat. Un program de facturare performant și modern va face convertirea facturii din XML în PDF, ca să poată fi arhivată.

Din acest motiv, dezvoltatorii de astfel de programe de facturare așa cum este NextUp oferă în acest moment soluţii de automatizare a întregului proces. Alegerea unui program de facturare care să trimită automat factura în sistemul ANAF e-Factura, să urmărească validarea ei, să citească, să verifice şi să introducă facturile emise de către furnizori este una practică şi eficientă. Este important să evaluezi cât mai bine cerinţele şi resursele în luarea celei mai bune decizii pentru afacerea ta.

În același timp, sistemul RO e-Factura transmite factura și celui care trebuie s-o plătească. Într-o primă fază, mai exact până la jumătatea lui 2024, va fi obligatorie doar raportarea facturilor în sistemul ANAF, transmiterea efectivă a facturii către plătitor se va face tot de către emitent. 

Din iulie 2024 însă, sistemul va transmite și facturile pentru încasare. În cazul în care timp de 24 de ore de la transmiterea unei facturi, destinatarul nu o descarcă din sistem, este notificat prin email de către SPV.

Digitalizarea sistemelor fiscale nu reprezintă un lucru rău bineînțeles, însă dacă lucrurile sunt prost făcute și pe repede înainte, nu va face decât să aducă multe frustrări antreprenorilor și contabililor.

Urmărește în continuare informațiile noi despre e-Factura la ANAF pe blogul nostru, pentru a fi la curent cu cele mai noi modificări, dar și cu soluții aplicabile și performante care să simplifice procesul de facturare al firmei tale.