Cum elimini erorile în depunerea declarațiilor fiscale folosind un soft ERP

Erorile pot însemna bani pierduți pentru companie și timp suplimentar din partea angajaților. Însă, erorile umane sunt inerente în orice domeniu, cu atât mai mult în depunerea declarațiilor fiscale, pentru că este un proces repetitiv și consumator de timp. Chiar și cel mai experimentat angajat face greșeli uneori, fie că acestea sunt din cauza oboselii, stresului, sarcinilor repetitive, lipsei de informații etc. În sprijinul acestei situații, cu ajutorul sistemelor de tip ERP și automatizării proceselor de lucru, poți verifica, genera și exporta declarații ANAF conform prevederilor legale.

Pe scurt, datele sunt preluate automat de sistemul ERP, astfel încât elimini erorile în completarea și depunerea declarațiilor fiscale. Contabilitatea poate fi o parte dificilă din managementul unei afaceri, însă gestionarea corectă a declarațiilor fiscale nu ar trebui să fie un factor de stres sau consumator de timp și resurse.

Depunerea declarațiilor fiscale: Cine o poate face?

Cu ajutorul unui sistem ERP poți completa și depune declarații fiscale într-un timp scurt și fără greșeli. Toate activitățile complexe din cadrul departamentelor de contabilitate, precum generarea de rapoarte financiare, pot fi gestionate mult mai ușor cu sistemul ERP potrivit, în comparație cu programele de contabilitate clasice.

Un soft ERP include caracteristici și funcționalități care acoperă necesitățile pe zona financiar-contabilă din companii, indiferent de mărimea acestora. De exemplu, poți genera declarațiile 100, 101, 300, 390, 394, 406 etc, sistemul oferind și funcții de calcul automat, editare, validare, export XML, export PDF sau semnare PDF.

Potrivit Ordinul 2520/2010 privind depunerea declarațiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanță de către contribuabilii mari și mijlocii, semnarea declarațiilor fiscale se realizează prin utilizarea certificatului calificat emis de un furnizor de servicii de certificare, acreditat în condițiile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Înregistrarea titularilor certificatelor calificate în calitate de reprezentanți legali sau împuterniciți pentru semnarea declarațiilor fiscale se efectuează pe site-ul ANAF, conform dispozițiilor cap. III din Ordinul Ministrului Economiei și Finanțelor nr. 858/2008 privind depunerea declarațiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanță, cu modificările și completarile ulterioare.

Automatizarea depunerii declarațiilor fiscale

În calitate de antreprenor trebuie să te asiguri permanent că ai îndeplinit întotdeauna obligațiile față de angajați, față de partenerii de business și nu în ultimul rând, față de ANAF. Implementarea unui sistem software ERP vine cu soluții moderne pentru optimizarea operațiunilor ce țin de depunerea declarațiilor fiscale sau a formularelor informative.

Softul ERP preia în mod automat informațiile și permite includerea de alerte și notificări, fiind foarte simplu de utilizat.

Prin integrarea software-ului ERP în operațiunile contabile, se reduce semnificativ riscul erorilor umane. Având toate informațiile pe o singură platformă, vei putea automatiza multe dintre procedurile și sarcinile predispuse la erori din timpul introducerii manuale.

Automatizarea procedurilor de lucru vine cu ajutorul unui software ERP va elibera angajații de sarcinile repetitive, precum și evitarea greșelilor în depunerea declarațiilor fiscale la ANAF,  pentru a se concentra pe alte sarcini mai valoroase.

Iată 3 moduri prin care un soft ERP te poate ajuta să reduci erorile umane în depunerea declarațiilor:

1. Comunicare mai bună și mai transparentă

Toate informațiile despre managementul afacerii sunt într-un singur loc — resurse umane, produse/servicii, logistică, contabilitate etc. Ceea ce înseamnă că este mai ușor pentru toți angajații să obțină informațiile de care au nevoie, într-un timp foarte scurt.

2. Productivitate și eficiență îmbunătățite

Automatizarea depunerii declarațiilor fiscale este doar unul dintre domeniile în care software-ul ERP te poate ajuta să crești productivitatea. Nu numai că reduce șansele de eroare umană în aceste procese, dar oferă angajaților informații utile de care au nevoie la un click distanță. De asemenea, antreprenorii sau managerii pot primi automat notificări cu privire la termenul limită de depunere a declarațiilor sau pot opera imediat modificările de conformare. Astfel, se vor realiza toate operațiunile contabile fără întârzieri și erori. Un alt avantaj, este faptul că ai o viziune de ansamblu asupra declarațiilor cu recipise transmise.

3. Integrare și raportare

Pe lângă depunerea declarațiilor fiscale în mod corect și la timp, sistemele ERP se pot integra cu alte departamente din companie, ceea ce oferă o imagine clară a operațiunilor în timp real. Softul ERP permite gestionarea în mod unitar și integrat a diferitelor procese dintr-o companie, indiferent de industria din care face parte: Producție, Distribuție, Servicii, Retail & E-commerce etc. 

Ce se întâmplă dacă întârzii cu depunerea declarațiilor?

Din diferite motive, se poate întâmpla fie să depui cu întârziere, fie să nu depui deloc declarațiile fiscale pentru firma ta. Conform Legii contabilității nr. 82/1991, nedepunerea declarațiilor la termenele legale prevăzute de ANAF constituie contravenție și se sancționează cu amendă sau avertisment.

Sancțiunile aplicate de ANAF diferă în funcție de:

• numărul de abateri pe care le-a înregistrat compania
• eroarea identificată (completare incorectă/perioada de întârziere/nedepunere)
• tipul de declarație

Prima măsură pe care ANAF o aplică pentru depunerea declarațiilor cu întârziere este avertismentul (pentru 1-15 zile de întârziere). Condiția este să fii la prima abatere. Astfel, în funcție de perioada de întârziere și dacă ai completat corect sau incorect declarația, poți primi doar un avertisment, fără amendă.

În concluzie, dacă ai o firmă și vrei să-ți dezvolți afacerea, este esențial să ai o perspectivă de ansamblu asupra operațiunilor de contabilitate. Când vine vorba de raportare, nu îți poți permite să bazezi deciziile de afaceri pe foi de calcul cu erori sau cu informații incomplete.

Cu ajutorul sistemelor ERP precum cel dezvoltat de NextUp, poți verifica, genera și exporta declarații ANAF și formulare statistice, conform prevederilor legale în vigoare. Datele sunt preluate automat de sistem, astfel încât timpul dedicat operațiunilor legate de depunerea și completarea acestor declarații fiscale și formulare informative este redus semnificativ. Astfel, cu un soft ERP vei putea elimina erorile în depunerea declarațiilor fiscale.

Totodata, prin intermediul sistemelor ERP poți include atenționări ca să te asiguri că totul se desfășoară după un program prestabilit, conform cerințelor legislative. Aceste sisteme vin cu multiple avantaje nu doar pentru zona de contabilitate, ci și pentru celelalte departamente din cadrul companiei. Tot ce rămâne de făcut este să alegi softul ERP potrivit, cu ajutorul căruia poți simplifica și eficientiza activitățile contabile pentru firma ta.