Cheltuieli în interes personal pe firmă: monografie contabilă și implicații fiscale

În practică, pot apărea situații în care administratorul unei societăți efectuează cheltuieli în interes personal, însă acestea sunt facturate pe societate. Aceste sume nu reprezintă cheltuieli deductibile și necesită un tratament contabil și fiscal distinct, pentru respectarea prevederilor Codului fiscal și a principiilor de transparență financiară.

Astfel, din punct de vedere fiscal, cheltuielile efectuate în interes personal:

✔ nu sunt deductibile la calculul impozitului pe profit
✔ pot fi considerate avantaje în natură, dacă nu sunt recuperate
✔ pot fi tratate ca sume de recuperat de la administrator
✔ pot fi reconsiderate drept dividende mascate (în anumite situații)

Temei legal

Temeiul legal este reprezentat de Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare, respectiv:

• art. 25 – cheltuieli nedeductibile
• art. 76 – avantaje în natură (dacă beneficiarul este salariat)
• art. 11 – tranzacții fără scop economic

Tratament recomandat

Situația recomandată este ca suma să fie recuperată de la administrator și să nu fie înregistrată în conturi de cheltuieli ale societății.

Exemplu practic

Un administrator efectuează cheltuieli în valoare de 1.190 lei (1.000 lei + TVA 190 lei) pentru bunuri de uz personal, facturate pe societate.

Situația în care suma se recuperează de la administrator

Înregistrarea facturii:

461 „Debitori diverși” = 401 „Furnizori”        1.190
401 „Furnizori”        = 5121 „Conturi la bănci în lei”   1.190

Recuperarea sumei:

5121 „Conturi la bănci în lei” = 461 „Debitori diverși”   1.190

✔ fără impact fiscal
✔ fără cheltuieli nedeductibile
✔ tratament contabil corect și sigur

Situația în care suma nu se recuperează

Dacă societatea suportă costul, suma devine cheltuială nedeductibilă, iar înregistrările contabile sunt următoarele:

6588 „Alte cheltuieli de exploatare” = 401 „Furnizori”        1.000
635 „Cheltuieli cu alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate” = 401 „Furnizori”   190

(sau)

6588 „Alte cheltuieli de exploatare” = 401 „Furnizori”        1.190

— în funcție de statutul societății din punct de vedere al TVA (înregistrată sau nu în scopuri de TVA).

Tratamentul TVA

TVA nu este deductibilă dacă bunurile sau serviciile:

• nu sunt utilizate în scop economic
• sunt destinate uzului personal

Dacă TVA a fost dedusă eronat, aceasta trebuie ajustată.

În acest caz:

✔ cheltuiala este nedeductibilă la impozitul pe profit
✔ TVA nu este deductibilă
✔ baza impozabilă crește

Riscuri fiscale suplimentar

Principalele riscuri decurg din posibilitatea reîncadrării operațiunilor în urma controalelor ANAF.

1. Reîncadrarea ca avantaj în natură

Dacă administratorul este și salariat, inspectorii pot considera că societatea i-a acordat un beneficiu personal.

Consecințe:

• impozit pe venit: 10%
• CAS: 25%
• CASS: 10%
• CAM: 2,25%
• dobânzi și penalități

În această situație, impactul fiscal poate depăși valoarea inițială a cheltuielii.

2. Reîncadrarea ca dividend mascat

Dacă administratorul este și asociat, iar cheltuielile sunt recurente sau semnificative, ANAF poate considera sumele drept distribuire de profit.

Consecințe:

• impozit pe dividende: 16%
• CASS (dacă se depășește plafonul legal)
• accesorii fiscale
• risc penal, în cazul unor sume semnificative

3. Refuzul deductibilității TVA

Dacă TVA a fost dedusă:

• deducerea este respinsă
• se calculează TVA de plată
• se aplică dobânzi și penalități

Prin urmare, regula prudențială este ca TVA aferentă cheltuielilor de uz personal să fie tratată ca nedeductibilă.

4. Ajustarea impozitului pe profit

Chiar dacă aceste cheltuieli sunt înregistrate în contul 6588 „Alte cheltuieli de exploatare”:

✔ inspectorii verifică tratamentul ca nedeductibil
✔ pot recalcula baza impozabilă în cazul identificării unor erori

5. Indicator de risc fiscal ridicat

Cheltuielile personale facturate pe firmă pot conduce la:

• selectarea societății pentru controale viitoare
• verificări fiscale extinse
• analizarea tranzacțiilor cu părți afiliate

Concluzie

Având în vedere aspectele prezentate, pentru a evita riscurile fiscale, cheltuielile personale facturate pe firmă trebuie tratate cu maximă prudență. Cea mai sigură abordare este evidențierea acestora ca sume de recuperat de la administrator.

În caz contrar, dacă societatea suportă costul, cheltuiala devine nedeductibilă și poate genera obligații fiscale suplimentare sau chiar reîncadrări în cadrul controalelor fiscale.