Ce este un soft ERP? Ghidul antreprenorului care dorește succesul afacerii

De multe ori, o afacere prosperă pornește de la o idee bună, care se dovedește a fi exact ce trebuie pentru momentul pieței și clienți. Însă, succesul nu durează pe termen lung, mai ales când firmele concurente sunt la un pas distanță. O afacere de succes se bazează pe analiză periodică, eficiență și productivitate crescută, aspecte pe care le obții folosind un soft ERP.

Majoritatea antreprenorilor au auzit termenul „ERP”, dar este posibil să nu știe exact ce înseamnă și cum îi poate ajuta. Îți explicăm în continuare ce este un soft ERP și cum te ajută să câștigi timp prețios și să investești mai calculat în afacerea ta, pentru a obține performanța.

Ce înseamnă ERP?

ERP este acronimul pentru termenul din limba engleză “Enterprise Resource Planning” care, tradus în limba română înseamnă Planificarea Resurselor Întreprinderii. Poți găsi acest cuvânt în mai multe expresii, precum “soft ERP”, “program ERP”, “soluție ERP”, “sistem ERP”, “modul ERP” etc. Denumirea a fost dată în 1990, de către specialiștii în tehnologie care se ocupau de gestionarea afacerilor.

Descris uneori drept „sistemul central al unei firme” sau ”coloana vertebrală a unei afaceri”, un sistem software ERP oferă automatizarea, integrarea și inteligența care sunt esențiale pentru a desfășura eficient toate operațiunile de zi cu zi. Majoritatea sau chiar toate datele unei organizații ar trebui să se afle în sistemul ERP pentru a oferi o singură sursă de informații și o viziune de ansamblu pentru întreaga afacere.

Așadar, ERP este un sistem software care automatizează procesele de afaceri și oferă informații din mai multe departamente, inclusiv contabilitate, producție, aprovizionare, vânzări, marketing și resurse umane (HR). Softul permite automatizarea unui număr mare de operațiuni, din diferite departamente, care ajută la eficientizarea fluxurilor de lucru.

Ce face un soft ERP?

Cand vorbim despre ce este un soft ERP nu avem cum să nu luăm în calcul datele. Ele reprezintă practic unitatea de măsură principală, iar baza de date reprezintă depozitul central în care acestea sunt stocate și organizate.

Astfel, legătura dintre informații și departamente, precum și funcționalitățile aferente, se face prin intermediul softului ERP. Sistemul strânge toate informațiile într-o bază de date centrală pentru a oferi managerilor și angajaților vizibilitate inter-departamentală. De asemenea, elimină problemele care pot apărea din cauza erorilor umane sau întârzierilor.

Pe scurt, un sistem ERP poate integra toate procesele necesare conducerii unei firme și vine cu avantaje multiple precum:

• Se bazează pe aplicații web pe care utilizatorii le pot accesa de la distanță, de pe orice device conectat la internet;
• Oferă raportare exactă a datelor în timp real, extrem de util pentru mediul competitiv al pieței de azi;
• Posibilitatea de personalizare și adaptare conform specificului și dinamicii firmei.

De ce firma ta are nevoie de un soft ERP

Funcționalitățile unui soft ERP sunt extrem de benefice pentru orice firmă și în funcție de specificul acesteia te poate ajuta cu automatizarea plăților și facturilor, importul extraselor bancare și obținerea notelor contabile de tip bancă fără să introduci manual fiecare înregistrare, trimiterea declarațiilor către autorităților legale, precum raportarea SAF-T, gestionarea stocurilor din depozite, precum multe alte beneficii care vor elimina munca manuală, repetitivă, a angajaților tăi.

Mai ales atunci când ai o companie medie sau mare, cu mulți angajați, departamentele sunt mai capabile să colaboreze și să împărtășească informațiile. Acest lucru îmbunătățește productivitatea și satisfacția angajaților, deoarece aceștia sunt mai capabili să vadă modul în care fiecare grup contribuie la misiunea și viziunea companiei. De asemenea, sarcinile ușoare, manuale sunt eliminate, permițând angajaților să-și aloce timpul unor activități mai semnificative pentru business.

Ce departamente beneficiază datorită unui soft ERP

Pe lângă a ști ce este un soft ERP, un alt aspect important este bineînțeles modul în care te ajută în firmă. Utilitatea unui soft ERP pentru orice afacere constă în faptul că permite o mare eficiență operațională prin intermediul automatizării, o raportare în timp real a situației generale și a fiecărui departament, ceea ce simplifică luarea unor decizii corecte, bazate pe date relevante.

• Finanțe: Modulul financiar și contabilitate este coloana vertebrală a majorității sistemelor ERP. Pe lângă gestionarea registrului general și automatizarea sarcinilor financiare cheie, acesta ajută companiile să aibă o evidență clară asupra conturilor, registrelor, să genereze rapoarte financiare, să respecte prevederile legale, să reducă riscul financiar și multe altele.

• Managementul resurselor umane: Un sistem ERP modern include un modul HR care simplifică operațiunile departamentului de resurse umane, cum ar fi salarizarea, pontajul și concediile angajaților. Programul de salarizare dezvoltat de NextUp îți permite, pe lângă funcționalitățile de bază, să vezi oricând rapoartele legate de cheltuielile cu angajații și posibilitatea de a scoate statistici utile pentru a lua cele mai bune decizii de business.

• Aprovizionare și achiziție: Modulul de aprovizionare și achiziție ajută companiile să-și procure materia primă și serviciile de care au nevoie pentru a-și fabrica propriile bunurile – sau articolele pe care doresc să le revândă. Softul ERP centralizează și automatizează achizițiile, inclusiv solicitările de oferte, crearea contractelor și aprobările, minimizând riscurile, de genul stocurilor în exces sau stoc zero.

• Vânzări: Modulul de vânzări integrat în softul ERP ține evidența comunicărilor cu clienții potențiali și îi ajută pe reprezentanți să folosească informații bazate pe date pentru a crește vânzările și a viza clienții potențiali cu promoțiile și oportunitățile de upsell potrivite. Include funcționalități pentru procesul de comandă în numerar, inclusiv gestionarea comenzilor, contracte, facturare, managementul performanței vânzărilor și asistență pentru echipa de vânzări.

• Producție: Modulul de producție este o componentă cheie de planificare și execuție a software-ului ERP. Ajută companiile să simplifice procesele complexe de producție și să se asigure că producția este în conformitate cu cererea. Acest modul include de obicei funcționalități pentru planificarea cerințelor de materiale, programarea producției, execuția producției, managementul calității și altele.

• Logistică și distribuție: O altă componentă cheie a sistemelor ERP, modulul lanțului de aprovizionare urmărește mișcarea mărfurilor și bunurilor de-a lungul lanțului de aprovizionare al unei firme. Modulul oferă instrumente pentru gestionarea în timp real a stocurilor, operațiunile de depozitare, transport și logistică – și poate ajuta la creșterea vizibilității și rezilienței lanțului de aprovizionare. Poți crea trasee de livrare pentru comenzi și fluxuri de documente care trebuie urmate pentru efectuarea livrărilor.

5 industrii în care un soft ERP aduce plus valoare

Așadar, dacă ai înțeles ce este un soft ERP află în continuare care sunt industriile în care aduce plus valoare. Companiile din fiecare industrie – de la contabilitate, HR, producție sau distribuție – au nevoie de informații precise, în timp real și procese de lucru eficiente pentru a concura și a prospera. Companiile din domenii diferite se bazează pe software-ul lor ERP din motive foarte clare, așadar iată 5 industrii care își pot crește profitul folosind un sistem informatizat ERP:

1. eCommerce. În contextul în care tot mai mulți cumpărători fac achiziții online, conectarea platformei de comerț electronic cu un soft ERP devine obligatorie pentru cei care vor să diminueze volumul de muncă, să asigure satisfacția clienților și să crească vânzările. Integrând platforma ecommerce cu un soft ERP, magazinele online își pot crește rapid productivitatea prin gestionarea eficientă a produselor, pot să atragă și să fidelizeze mai ușor clienții și își pot crește veniturile.
2. Mentenanță și reparații. ERP ajută la rezolvarea unei probleme critice ale firmelor de servicii și mentenanță: prognoza pieselor de schimb. Neavând piesele potrivite în timpul unei reparații poate crea o problemă semnificativă pentru clienți. Pe de altă parte, să ai prea multe piese de schimb înseamnă costuri excesive și stoc învechit.
3. Angro & Import. Pentru angrosiști și importatori, livrarea la timp este esențială. Toate aceste firme doresc să reducă costurile de distribuție, să mărească rotațiile stocurilor și să scurteze timpul de încasare a comenzilor. Pentru a atinge aceste obiective, ei au nevoie de integrarea funcționalității de gestionare a stocurilor, achiziții și logistică, precum și procese automatizate care sunt personalizate în funcție de nevoile lor.
4. Servicii – contabilitate, inginerie, IT, juridic. Acestea au nevoie de tehnologie ERP mobilă, puternică, în timp real, pentru a-și ține angajamentele de livrare a serviciilor față de clienți. Cheia succesului serviciilor de acest gen este abilitatea de a respecta programul și timpii de execuție în timp ce gestionezi profitabilitatea proiectului, utilizarea resurselor, cunoașterea veniturilor și oportunitățile de creștere.
5. Distribuție. Gestionarea eficientă a stocurilor asigură acuratețea și calitatea livrărilor și menține scăzut costul de transport. Livrarea la timp a produselor este esențială pentru companiile de distribuție deoarece influențează satisfacția clienților. Un soft ERP pentru firmele de distribuție include gestiunea fluxurilor operaționale, de la necesar de aprovizionare până la facturi către furnizori, monitorizarea transportului de mărfuri, generarea automată de comenzi de la furnizori sau emiterea facturilor direct pe teren prin aplicația mobilă.

Software-ul ERP dezvoltat de NextUp este adaptat firmei tale, indiferent de industria în care activezi, deoarece te ajută să gestionezi, integrezi și automatizezi procesele de afaceri printr-un singur sistem informatic. Cu o înţelegere mai clară a situaţiei, companiile sunt mult mai pregătite să planifice, să aloce resurse și să se organizeze. Fără un software ERP, companiile tind să-şi desfăşoare activitatea într-o abordare separată – fiecare departament utilizând propriul său sistem deconectat.