ERP – o “arma secreta” a companiilor sau un soft si o filosofie de business la care poate apela orice afacere?
Continut
Toti antreprenorii, precum si persoanele cu atributii de management din companiile care au un nivel mediu spre inalt de diversificare si complexitate a afacerilor si-au dorit dintotdeauna sa detina un control mai strans asupra a ceea ce se intampla in firme, adica asupra principalelor procese de business care asigura functionarea unei firme si care, in ultima instanta, constituie premisele indeplinirii scopului oricarei afaceri, obtinerea de profit si dezvoltarea in cadrul pietei concurentiale.
Pe masura ce o afacere creste in volum si se diversifica pe mai multe domenii de activitate, iar relatiile cu furnizorii, cu diversele categorii de clienti, cu un numar tot mai crescut de angajati si cu inventare de materii prime, materiale, precum si cu diversele raportari ale vanzarilor si ale distributiei geografice de bunuri si servicii care se ramifica tot mai mult, devine aproape imposibil pentru oamenii aflati in pozitia de a lua decizii asupra mersului firmei sa obtina un tablou complet al intregii activitati. Intervine astfel nevoia de a integra intr-o unealta simpla cele mai importante aspecte ale unui business si de a oferi factorilor de decizie ai unei companii informatiile necesare pentru luarea unor decizii bune de nivel superior in ceea ce priveste cea mai buna directie catre care firma ar trebui sa se orienteze.
Tocmai in aceasta situatie intervine necesitatea adoptarii unui program informatic de tip ERP despre care vei afla cateva detalii in acest articol.
1. ERP – ce inseamna si la ce foloseste acest program informatic
Pilonii de baza ai oricarei companii cu un anumit grad de complexitate sunt reprezentati, in general, de o serie de activitati separate precum: contabilitatea, finantele, achizitiile, departamentul tehnic sau de proiectare, operatiunile de aprovizionare si de logistica, resursele umane, productia, vanzarile. Desigur, ordinea mentionarii acestor activitati care, in cele mai multe cazuri, alcatuiesc, in viata reala a unei firme veritabile departamente populate cu specialisti cu diverse grade de pregatire si competente, este una complet aleatorie. Importanta uneia sau alteia dintre activitati nu poate fi amplificata in dauna alteia deoarece toate sunt rotite ale aceluiasi mecanism care face ca firma, in ansamblu, sa se “miste” inainte, adica sa functioneze la parametrii doriti de actionariat.
Insa, pentru ca scopul ultim al unei intreprinderi (acela de a avea o activitate eficienta, fluida, care sa elimine pierderile inutile si, in final, sa fie viabila din punct de vedere economic aducand beneficii actionarilor dar si angajatilor care contribuie la functionarea ei) sa fie realizat este nevoie ca toate activitatile componente sa lucreze in armonie si sa se completeze reciproc. Dar, pentru ca acest lucru sa se intample, este nevoie sa existe directii de actiune logice impuse pe baza unor decizii informate din partea managementului companiei.
Una dintre uneltele indispensabile azi managementului unei companii este ERP care nu este altceva decat un acronim al expresiei “Enterprise resource planning” – cu alte cuvinte, planificarea resurselor intreprinderii. Se poate astfel defini ERP ca un mod unitar de administrare a pilonilor fundamentali – adica a proceselor de business esentiale, un fel de centru de comanda care da posibilitatea conducerii eficiente a oricarui tip de afacere, oricat de complexa ar fi aceasta.
ERP mai poate fi definit printr-o comparatie din lumea biologiei acest sistem fiind comparabil cu un veritabil “creier” al unei companii deoarece ofera date, informatii, evaluari, integrari care, la un loc, asigura tot suportul informational de care este nevoie pentru operarea activitatilor intreprinderii in fiecare zi.
Intr-o alta perspectiva, un sistem ERP poate fi privit ca un veritabil liant care asigura relationarea eficienta si rapida intre diversele structuri si departamente ale unei companii care, astfel, pot comunica si face schimb de informatii utile dar, in acelasi timp, pot raporta, intr un mod unitar, date despre activitatea acestora si despre situatia existenta in orice moment – date care pot fi apoi folosite de factorii de decizie sau de alti angajati pentru a elimina pierderile sau procesele ineficiente. In ultima instanta, ERP poate fi definit ca o baza de date la care au acces toate departamentele unei firme, atat cele care se ocupa cu domeniul financiar si cu raportarea contabila, cat si cele care asigura operatiunile propriu-zise din obiectul de activitate.sau, mai bine zis, functionarea acesteia.
De asemenea, in conditiile avansurilor tehnologiei din ultima vreme, ERP-urile au devenit solutii care ofera securitate deplina a datelor, flexibilitate la implementare si, foarte important, care pot fi adaptate la nevoile concrete ale obiectivelor si ale modului specific de operare al fiecarei firme. Astfel, apeland la un ERP, firmele se pot adapta cu mult mai rapid si mai complet la solicitarile mediului extern – piata, clientii si furnizorii – in timp ce devin tot mai eficiente si mai rapide in deciziile si procesele interne.
2. Ce este ERP aplicat in viata reala a proceselor de business
Sistemele componente ale unui ERP nu sunt o noutate in domeniul conducerii afacerilor. Solutiile ERP au evoluat insa, de-a lungul anilor, de la module individuale care aveau aplicabilitate restransa, pentru fiecare departament separat, la solutii moderne bazate pe tehnologii web sau chiar cloud care pot fi accesate de decidentii cheie din companie de pe orice tip de terminal.
Totusi, recurgerea la un sistem ERP pentru o intreprindere este o decizie care trebuie luata cu o maxima atentie deoarece este un proces destul de complicat care solicita diligenta in privinta planificarii si a celor mai bune cai de urmat. In acelasi timp, integrarea sistemelor informatice care asigura integrarea unui program ERP cu procesele concrete care au loc in activitatea zilnica a intreprinderii pot dura destul de mult deoarece este vorba de interventia unui numar semnificativ de factori, de la marimea companiei si pana la complexitatea operatiunilor desfasurate, numarul de persoane cu acces la introducere de date si la felul raportarilor catre factorii de decizie.
Primul pas al implementarii unei solutii ERP in cadrul unei intreprinderi consta in desemnarea unui numar de angajati cheie care sa faca parte atat din nivelurile de executie, cat si din cele de management. Aceasta echipa va avea misiunea de a schita un plan privind nevoile organizatiei si modul in care translatarea intr-un mod mai fluid si mai eficient a proceselor existente poate fi realizata fara a afecta in mod negativ functionarea companiei.
Evaluarea proceselor de business actuale este o conditie premergatoare apelarii la un sistem ERP deoarece astfel va fi mult mai simplu de identificat care sunt fluxurile de activitate ce trebuie imbunatatite si chiar automatizate. In urma evaluarii, se va obtine un set de obiective care ar trebui atinse prin implementarea sistemului ERP.
Al doilea pas consta in studierea caracteristicilor pe care sistemul ERP ales le ofera si cum ar putea acestea sa aduca transformari benefice proceselor existente. In acest sens, ar trebui efectuate discutii cu angajatii din fiecare departament cheie pentru a intelege cele mai bune moduri prin care activitatea poate fi fluidizata.
Pasul urmator este de a selecta tipurile de date si informatii care vor fi trecute in noul sistem. In acelasi timp, se poate proceda la eliminarea informatiilor redundante sau lipsite de importanta pentru a evita incarcarea programului cu date lipsite de valoare.
Un pas important in aplicarea unui sistem ERP la o situatie de business reala este testarea aplicatiei propriu-zise si scolarizarea angajatilor care vor utiliza sistemul in munca zilnica. Este momentul in care noile procese de business si fluxuri operationale incep sa fie utilizate la nivelul organizatiei. De aceea, este necesara asigurarea unei bune instruiri a angajatilor dar si a unei motivari a acestora de a se implica activ in noile standarde operationale.
Desigur, in functie de complexitate, un sistem ERP va trebui evaluat la intervale regulate pentru a determina daca solutia aleasa aduce o valoare adaugata companiei. De asemenea, este necesara observarea evolutiei indicatorilor cheie (productivitatea si profitabilitatea intreprinderii) pentru a inregistra beneficiile aduse de ERP.
3. Beneficiile ERP in eficientizarea afacerilor moderne
Beneficiul major al trecerii activitatii unei firme la un sistem de tip ERP este acela ca organizatia va dispune de o baza de date comuna pentru toate informatiile de natura financiara, dar si pentru cele tehnice, operationale. Este un beneficiu major cu un impact semnificativ atat in ceea ce priveste raportarile lunare sau anuale cat si in privinta rapoartelor extraordinare cerute in orice moment de catre conducerea firmei sau de catre actionariat.
Avand o singura sursa a acestor informatii privind activitatea in ansamblu a firmei se faciliteaza accesul mai rapid si mai usor al angajatilor la datele necesare luarii uneor decizii. Astfel, acestea din urma devin mult mai rapide si cu mult mai intemeiate pe realitatea factuala ducand, in final, la un impact semnificativ in privinta gradului de profitabilitate al firmei dar, pe de alta parte, deschizand calea unor noi oportunitati de dezvoltare ale companiei.
Un alt avantaj al sistemului ERP este acela ca da ocazia unui control mai cuprinzator asupra situatiei financiare a unei companii. Avand la dispozitie un sistem unic, central, la ale carei date considerate importante pentru existenta si dezvoltarea firmei au acces doar anumite niveluri de angajati ai organizatiei, se pot reduce semnificativ riscurile unor decizii slabe din punct de vedere financiar sau se poate preintampina chiar aparitia unor probleme in acest domeniu.
Unul dintre beneficiile importante ale unui sistem ERP este si acela de reducere a timpilor irositi cu colectarea si raportarea datelor redundante si evitarea muncii inutile in colaborarea intre departamentele organizatiei. Odata ce procesele si fluxurile ce au loc in cadrul firmei sunt interconectate, munca echipelor este sincronizata iar rezultatele apar mult mai rapid. De asemenea, accesarea informatiilor necesare in privinta clientilor, furnizorilor si a altor parteneri de business se face intr-un mod mult mai rapid si mai complet fapt ce contribuie la cresterea gradului de satisfactie al clientilor deserviti. Pe de alta parte, eliminarea proceselor manuale, repetitive si cu un grad mic de complexitate poate fi preluata exclusiv de ERP eliberand timpul angajatilor pentru a fi folosit la activitati mai importante.
Desigur, un sistem ERP prin el insusi nu garanteaza in mod complet ca va elimina, de la bun inceput, toate problemele cauzate de ineficienta ale unei intreprinderi. Revine si companiei insasi, sau, mai bine spus, managementului acesteia misiunea de a actiona si de a regandi modul de organizare a activitatii pentru a facilita integrarea cat mai fluida cu sistemul ales.
O amenintare care poate pune o serie de probleme indeplinirii obiectivelor pentru care a fost introdus un sistem ERP este data de ezitarea angajatilor de a renunta la vechile procedee cunoscute dar care acum sunt incompatibile cu programul ERP. Desigur, exista softuri destul de vechi la care angajatii vor renunta cu greu deoarece cunosc foarte bine lucrul cu acestea si nu sunt dispusi la o schimbare radicala. Totusi, chiar daca aceste ezitari pot fi intelese din punct de vedere psihologic, revine sarcina factorilor de decizie sa explice avantajele si sa orienteze activitatea din departamentele care se adapteaza ceva mai lent. Astfel se va preveni spargerea sistemului ERP in procese insulare – un fenomen contrar scopului final de centralizare al acestui tip de program.
In concluzie, adoptarea unui ERP in cadrul unei oganizatii de business este un pas decisiv catre cresterea gradului de eficienta si profitabilitate insa implementarea acestui program trebuie facuta cu o planificare strategica atenta pentru a nu transforma intregul proces intr-o aventura extrem de costisitoare.
