Castelele de nisip se sfărâmă ușor

Crezi că ești pregătit să-ți duci business-ul la nivelul următor. Ai auzit de beneficiile pe care ți le oferă implementarea unui software de tip ERP și ai decis că face tot ce ai nevoie ca să câștigi timp, bani și precizie în execuție.

Vrei să achiziționezi un sistem informatic nou? E foarte bine, dar ai grijă să nu iei această decizie pe nepusă masă. Înainte să vorbești cu furnizorul de soft, asigură-te că ți-ai pregătit afacerea pentru această „trecere” spre mai bine.

Rolul unui software de tip ERP nu este să strângă informații inutile sau să genereze rapoarte pentru stat. El îți oferă în timp real date relevante care fac businessul să funcționeze eficient, cu mult mai puține probleme și fără blocaje neașteptate.

Visezi la ziua în care vei lua decizii rapid, sigur și fără efort. Ca să ajungi acolo, trebuie să faci o analiză complexă a punctului în care te afli acum și să începi să-ți pregătești compania pentru implementarea unui software nou.

Care sunt cele mai bune rapoarte care îți oferă claritate? Dacă nu te ghidezi după cifre, nu ai procese fluide sau rolurile angajaților sunt neclare, obiectivele pe care ți le propui se pierd undeva pe drum.

Un soft de tip ERP te ajută să faci mai puțin efort înainte să iei o decizie importantă, dar nu subestima implicarea ta, dragă conducătorule de business, în proiectul de pregătire a implementării.  Uite ce ai de făcut:

Creionează procesele cheie ale organizației

Știi că afacerea este pregătită pentru implementarea unui software, atunci când procesele organizaționale funcționează ca un sistem integrat, complet. Asigură-te că fiecare proces este aliniat cu obiectivele prognozate.

Poți să ai o strategie vizionară, un leadership exemplar, o cultură de urmat, oameni excelenți, toate informațiile la zi și totuși să-ți ratezi obiectivele pentru că procesele cheie ale organizației sunt ineficiente. Ca să te asiguri că totul funcționează de la bine-n sus, fă-ți un plan în pași mici de revizuire a acestora pentru că schimbările majore sunt imposibil de gestionat.

Procesele influențează decisiv calitatea rezultatelor obținute. Dacă nu sunt bine desenate, vei rata informații, îți vei induce angajații în eroare, vei avea un soft șmecher care nu se va descurca pentru că circuitul informaților este blocat în mai multe locuri, responsabilitățile nu sunt clare sau oamenii au loc să arunce pisica spre alți colegi sau alte departamente.

Un software ERP va fi doar o cheltuială în plus, dacă nu ai un ecosistem de business sănătos la care să-l conectezi. Pune-ți procesele cheie la punct ca să profiți la maxim de beneficiile pe care ți le oferă soft-ul potrivit business-ului tău.

Stabilește KPI ancorați în realitate, AICI și ACUM, nu alaltăieri sau acum 3 ani

KPI-i sunt oglinda afacerii tale – reflectă performanța, progresul și nu în ultimul rând atingerea obiectivelor pe care ți le-ai propus. Un software de tip ERP te ajută să construiești în conformitate cu indicatorii cheie, dar trebuie să știi foarte clar: „unde ești?” și „unde vrei să ajungi?”.

Abia după ce îți dai răspunsuri realiste la cele 2 întrebări, poți să începi să pui în perspectivă rapoartele pe care ți le generează soft-ul pe care vrei să-l implementezi.

Creează-ți strategia perfectă generând indicatorii care te poartă spre atingerea obiectivelor. Ferește-te să măsori orice doar pentru că se poate. Pregătește condiții optime pentru performanță, nu pentru scuze nesfârșite de la cei care ratează mereu ținte ușor de atins.

Înainte să te apuci să implementezi un software de tip ERP, asigură-te că ți-ai definit foarte clar indicatorii de performanță. Folosește-ți inteligent resursele, urmărește-ți prioritățile, identifică-ți slăbiciunile și ia cele mai bune decizii.

Documentează workflow-urile angajaților și simplifică-le pe cât posibil

Când lipsește o viziune clară, în care angajații cred, organizația nu poate fi gestionată eficient. Ia-ți în serios rolul de conducător. Nu le pune oamenilor în brațe, peste noapte, un soft pe care să-l urască pentru că nu-l înțeleg.

Pregătește-i pentru schimbare. Ajută-i să înțeleagă care sunt beneficiile pe care le vor avea după ce integrează într-un soft task-urile greoaie. Evită să creezi haos, confuzie și respingere, doar pentru că le-ai impus ceva prea brusc, fără suficiente explicații.

Acum este cel mai bun moment să te apropii de echipa ta. Află ce dificultăți și blocaje întâmpină. Identifică task-urile mecanice, repetitive, ca să le poți înlocui prin intermediul unui software. Învață-i să lucreze inteligent.

Odată ce înțelegi exact modul lor de lucru, poți să intervii. Facilitează implicarea – definește clar responsabilitățile și mandatele angajaților. Software-ul care te interesează te ajută să urmărești în timp real progresul făcut de oameni, să-i ghidezi și să-i stimulezi în direcția pe care ți-o dorești.

Susține-ți echipa, inspiră-le încredere, clarificări-le deciziile care creează schimbări pe termen lung în organizație.

E bine să ai scurtături în circuitul documentelor

Stabilește un circuit logic. Eficiența activității punctelor de lucru, a serviciilor sau a oamenilor depinde de modul de gestionare al informațiilor birocratice.

Scapă de procesele încurcate, de dulapurile pline cu hârtii și dosare, de grija facturilor rătăcite. Integrează totul într-un software. Însă, înainte să te entuziasmezi prea tare, asigură-te că faci o clasificare conștiincioasă a documentelor. Stabilește proceduri de predare. Găsește cea mai rapidă și sigură cale de transfer și stocare a informațiilor.

Odată ce ai terminat curățenia de primăvară, poți să iei în calcul integrarea documentelor într-un sistem ERP.

Nu subestima implicarea CEO-ului – doar TU poți să iei decizii cheie. Rapoartele pe care le generează software-ul îți sunt destinate tot ție. Odată ce ai în față o serie de date periodice clare, reale, vei lua cea mai bună decizie pentru viitorul companiei.

Acum este momentul să-ți pregătești compania pentru implementarea unui soft ERP. Nu e un proces scurt sau ușor. Dacă te dedici și ai răbdare, ai și rezultate remarcabile pe termen lung.

Apelează la un consultant care te ajută să-ți faci un proiect de reorganizare dacă nu ai un om cu astfel de abilități în firmă. Pune-ți afacerea la punct și apoi contactează furnizorul de soft. Castelele de nisip se sfărâmă ușor, iar tu vrei să-ți materializezi visele despre succesul companiei. Ca să realizezi ce ți-ai propus implică-te mai mult în inițiative cheie cum ar fi schimbarea sistemului informatic.