TOP 5 aspecte de analizat înainte de alege un soft ERP 

Dacă ar fi să simplificăm răspunsul la întrebarea pe care și-o adresează orice antreprenor ”Care este cel mai bun ERP?” probabil că acesta ar fi: Cel mai bun ERP este cel care satisface nevoile companiei tale în raport cu bugetul de care dispui. Acest instrument, care se bazează planificarea și gestionarea resurselor de afaceri, a devenit din ce în ce mai important pentru companii.

Selectarea unui soft ERP poate fi complicată, însă motivul pentru care ai nevoie de un sistem ERP este destul de clar. ERP-ul pe care îl alegi va fi platforma prin care diferitele departamente ale companiei se corelează într-un întreg. Este umbrela care acoperă și conectează toate procedurile de lucru, permițându-ți să partajezi date și să iei cele mai bune decizii. 

Selectarea și implementarea unei soluții software ERP te ajută să lucrezi mai inteligent, îmbunătățind eficiența și vizibilitatea asupra proceselor de afaceri, care include totul, de la achiziții și aprovizionare, producție și controlul stocurilor până la vânzări și marketing, distribuție și managementul relațiilor cu clienții.

Alegerea soluției corecte va face diferența în rezultatele companiei și, în general, în dinamica muncii, fluxurile de activitate și planificarea strategică pentru viitor. În acest articol, vom discuta despre 5 factori pe care ar trebui să îi analizezi înainte de a alege cel mai bun ERP.

1. Obiective, KPI și indicatori de succes

Un ERP (Enterprise Resource Planning) este un sistem care integrează diferitele domenii ale afacerii prin centralizarea și automatizarea proceselor și datelor. Acest lucru permite departamentelor să lucreze pe baza informațiilor clare, partajate și a obiectivelor comune, ceea ce îmbunătățește rezultatele.

ERP face posibilă optimizarea întregului sistem informatic și a datelor din cadrul companiei. Prin urmare, integrarea acestui software trebuie să răspundă provocărilor specifice sau domeniului de activitate. Este necesar să se stabilească obiective clare pentru a implementa cu succes softul ERP. În același timp, trebuie definiți indicatori de succes măsurabili care vor oferi posibilitatea de a evalua eficacitatea noului sistem.

Practic, antreprenorii pot lua decizii mult mai bune și au mai mult control asupra resurselor companiei, ceea ce îmbunătățește dezvoltarea și, de asemenea, crește avantajul competitiv al afacerii.

2. Nevoile companiei

Pentru o implementare ERP de succes, trebuie ca antreprenorii să își facă timp pentru a analiza și înțelege proiectul ERP. Concret, este important să se stabilească nevoile companiei, din prezent, cât și din viitor. Este necesară o analiză amănunțită a proceselor de afaceri curente ale firmei și a fluxurilor de lucru.

Ce probleme încerci să rezolvi? De ce caracteristici și capabilități ai nevoie într-un sistem ERP pentru a sprijini operațiunile de afaceri? Identificarea acestor nevoi te va ajuta să îți restrângi opțiunile și să alegi sistemul ERP potrivit pentru afacerea ta.

3. Resursele și costurile implicate

Implementarea unui ERP reprezintă într-adevăr o investiție. Înainte de a lua o astfel de decizie, trebuie să estimezi costurile și cheltuielile asociate cu implementarea proiectului. Acest lucru te va ajuta să aloci resursele umane, financiare și tehnice necesare pentru implementare.

Odată ce acest pas este finalizat, te poți pregăti pentru tranziție. Apoi să stabilești un program realist, luând în considerare constrângerile și nevoile afacerii. Schimbarea se aplică tuturor departamentelor. Pentru a-ți ajuta angajații să se adapteze la transformare, trebuie să investești în instruirea și formarea lor. Acest lucru necesită dezvoltarea unui program de învățare pentru utilizatorii cheie ERP. Oferă suport personalizat pentru a le facilita adoptarea noului sistem ERP.

4. Ușurință în utilizare

Fiecare zonă funcțională a afacerii va funcționa zilnic cu anumite tipuri de date. Experiența utilizatorului ar trebui să fie simplificată, astfel încât să fie prezentate doar cele mai relevante informații. De exemplu, pentru departamentul de contabilitate un soft ERP poate să gestioneze eficient documentele de natură financiar-contabilă (precum declarații către ANAF, formulare etc.) și să automatizeze operațiunile de generare a notelor contabile. 

Astfel de funcționalități ale soft-ului ERP cresc acuratețea datelor și elimină erorile umane, acoperind totodată o gamă mult mai largă de activități față de programele clasice de contabilitate.

În esență, un sistem ERP modern și performant va fi capabil să prezinte informațiile potrivite persoanelor potrivite la momentul potrivit, într-un mod simplu și accesibil. De aceea, ar trebuie să alegi un soft ERP cu experiență de utilizare sau UX excelentă, personalizabilă. 

5. Testare și demo

Testarea sistemului pe care vrei să-l cumperi și implementezi în firmă este o etapă importantă. Efectuează testele necesare pentru a asigura eficiența și stabilitatea noului soft ERP. În funcție de rezultate, poți vedea dacă ți se potrivește și dacă vei dori să schimbi ceva. 

Programează discuții și demonstrații cu furnizorii de ERP selectați pentru a înțelege mai bine cum funcționează softul lor. Evaluează gradul de utilizare, funcționalitatea și interfața cu utilizatorul fiecărui sistem pentru a evalua cât de bine răspunde nevoilor tale de business.

Alegerea unui sistem ERP pentru compania ta nu trebuie luată fără o analiză. În plus, trebuie să te asiguri nu doar că noul software oferă performanțe bune, ci și că firma ta este pregătită pentru această schimbare.

Pentru a face acest lucru, înțelege nevoile companiei tale și obiectivele de afaceri și evaluează diferitele opțiuni ale sistemelor ERP disponibile pe piață. Chiar și cu o soluție puternică și robustă, trebuie să te adaptezi la schimbare. Dar, fără îndoială implementarea unui nou software ERP este cea mai bună modalitate de a-ți adapta procesele unei piețe digitalizate.

Alegerea sistemului ERP potrivit este doar jumătate din provocare – trebuie să iei foarte în serios procesul de implementare. Aceasta implică planificare, instruire și migrarea datelor, precum și testare și lansare. Este important să alegi un furnizor care oferă suport și îndrumări cuprinzătoare pentru implementare și să aloce suficient timp și resurse pentru procesul de implementare ERP.

NextUp poate fi soluția ERP potrivită pentru compania ta. Cere o ofertă și află cum îți poate sprijini compania să facă pasul către automatizarea și digitalizarea proceselor de lucru.