Top 10 KPI pentru măsurarea succesului implementării ERP

   Sistemul ERP dintr-o firmă este inima și sufletul proceselor interne. Acesta influențează toate procedurile financiare și operaționale, inclusiv contabilitatea, gestionarea stocurilor, resursele umane și relațiile cu clienții. Implementarea unui soft ERP necesită timp, bani și resurse, însă aduce marele avantaj de a eficientiza toate procesele de lucru.

Orice antreprenor își dorește să evalueze succesul unui proiect pentru o bună rentabilitate a investiției (ROI). Implementarea cu succes a unui sistem ERP poate îmbunătăți diferite aspecte ale unei afaceri. Unul dintre acestea este faptul că toate departamentele unei companii vor avea acces la o bază de date comună, la informații corecte, ceea ce îi va ajuta să colaboreze mai eficient.

Dar, liderii ar trebui să privească dincolo de măsurătorile standard ale proiectului, cum ar fi bugetul sau timpul necesar pentru implementarea ERP. Există KPI clar definiți care pot ajuta liderii de proiect să determine dacă un ERP performant oferă valoare și îi pot ajuta să identifice și să atenueze rapid probleme potențiale.

Însă, un lucru este evident și trebuie menționat de la bun început: o implementare ERP de succes poate însemna procese diferite pentru fiecare companie în parte.

Definește ce înseamnă succesul ÎNAINTE de implementare ERP

Înainte de a începe procesul de implementare ERP, este esențial să înțelegi ce înseamnă exact acest proces. Stabilește obiective și măsurători de referință pentru a determina dacă aceste obiective sunt atinse după implementare.

Elementele importante de luat în considerare înainte de implementare includ:

• Definirea obiectivelor proiectului – E important să ai obiective clar definite și măsurabile pentru noul soft ERP. Acestea pot include reducerea costurilor, creșterea veniturilor, satisfacția clienților și creșterea eficienței proceselor de lucru. 
• Selectarea partenerului ERP potrivit – Selectarea partenerului potrivit pentru a implementa sistemul ERP este aproape la fel de importantă ca și selectarea ERP-ului potrivit. NextUp este un partener cu experiență în implementare ERP pentru companii din industrii variate. 
• Analizarea și optimizarea proceselor de afaceri – Sistemele ERP moderne oferă o mulțime de automatizări pentru procesele de afaceri. Identifică modul în care procesele actuale de afaceri pot fi optimizate pentru noul ERP.
• Migrarea datelor – Datele actuale trebuie migrate la noul sistem. Asigură-te că datele sunt corecte înainte de a le migra în noul sistem.
• Stabilirea indicatorilor de performanță (KPI) – Definește acei KPI care vor măsura succesul implementării ERP și monitorizează în mod regulat acești indicatori pentru a te asigura că sistemul oferă rezultatele așteptate. 

Top 10 KPI pentru implementarea ERP

După finalizarea implementării unui soft ERP, monitorizarea unor KPI stabiliți poate ajuta o companie să-și evalueze succesul și/sau să determine unde ar putea să facă ajustări suplimentare strategiei sale ERP:

1. Date în timp real

Obținerea unei imagini clare asupra angajaților, performanței și tehnologiei în cadrul unei companii depinde de datele în timp real. Pentru ca factorii de decizie să își bazeze obiectivele și planurile pe aceleași informații, indiferent de locul în care se află în organizație, o implementare de succes ERP ar trebui să ofere informații mai precise despre operațiunile și procedurile de afaceri și să stocheze aceste informații într-o bază de date accesibilă de oriunde, oricând.

2. Prognozarea precisă a cererii

Prognozarea precisă a cererii se poate realiza cu un soft ERP integrat, care permite companiei să anticipeze cererea pe baza unei combinații de date istorice și tendințe actuale, așa cum sunt evenimentele importante precum Black Friday sau o tendință economică generală. Astfel, pentru a preveni epuizarea stocurilor sau supra comenzile, un lanț de magazine alimentare va putea estima cu ajutorul unui soft ERP produsele pe care clienții săi le vor cumpăra în diferite perioade ale anului.

3. Rotația stocurilor

Inventarul unei companii este o mină de aur neexploatată. Cifra de afaceri a stocurilor este un raport financiar util care măsoară rapiditatea cu care o companie își rotește stocurile pe o anumită perioadă de timp. Practic, rotația stocurilor arată câte articole sunt vândute într-o anumită perioadă. 

De exemplu, un producător de display-uri pentru computere intenționează să vândă 5.000 de unități în fiecare săptămână. Un sistem ERP poate urmări stocurile după o implementare cu succes, oferind vizibilitate asupra operațiunilor de inventar și arătând cum poate eficientiza procesul de vânzare. În plus, ajută la prevenirea pierderilor de la suprastocare și la îmbunătățirea prognozării cererii pe baza comportamentului pieței.

4. Satisfacția angajaților

Deși nu este o măsură cuantificabilă cu exactitate, cum ar fi rentabilitatea investiției sau vânzările, implicarea și satisfacția angajaților pot fi măsurate printr-o implementare ERP cu succes. 

Acest KPI măsoară cât de rapid și eficient trece echipa ta la noul sistem. Ratele ridicate de adoptare indică faptul că ERP-ul este ușor de utilizat și îndeplinește nevoile angajaților, ceea ce va duce la o productivitate mai mare și satisfacție la locul de muncă. În schimb, o rată scăzută de adoptare ar putea semnala nevoia de instruire suplimentară sau personalizare a sistemului.

5. Productivitatea muncii

Productivitatea muncii este o măsură universală a performanței angajaților și a afacerii. Dacă o companie și departamentele sale nu profită la maximum de orele de lucru, riscă să-și piardă obiectivele. Obstacolele comune pentru productivitatea afacerii includ ineficiența proceselor, defecțiunile echipamentelor, problemele lanțului de aprovizionare și producția redusă – toate acestea putând fi urmărite de un sistem ERP performant și evaluate holistic. 

Astfel, o companie poate analiza toți factorii care îi afectează productivitatea și poate lua decizii mai bine informate cu privire la modul de îmbunătățire a acestora. De exemplu, un manager de depozit ar putea vedea că vânzarea produselor cu cerere mare a încetinit din cauza lipsei de personal și ar putea solicita angajarea de lucrători suplimentari pentru a depăși problema.

6. Experiența clienților 

Clienții, precum și părțile interesate interne și externe, pot fi afectați de implementarea softului ERP. Prin monitorizarea comentariilor, nemulțumirilor și a altor indicatori de satisfacție a clienților, poți îmbunătăți întreaga experiență a clienților.

Practic, fiecare îmbunătățire pe care o face o companie unui proces sau funcții va atinge și va aduce beneficii clienților, ceea ce, la rândul său, stimulează vânzările. De exemplu, un operator de lanț hotelier își poate folosi sistemul ERP pentru a urmări evaluările și recenziile clienților despre experiența oaspeților pentru a lua ulterior măsurile necesare de îmbunătățire.

7. Cheltuieli IT

Companiile mai mature, în special, se luptă cu o încurcătură de sisteme și procese vechi, care duc invariabil la ineficiențe și costuri inutile cu departamentul IT. Un soft ERP performant poate urmări valorile legate de costurile hardware, software și abonamente la nivel de companie sau utilizator. Cu aceste informații, companiile pot căuta modalități de a-și consolida și optimiza sistemele IT pentru a reduce costurile fără a sacrifica performanța.

8. Precizia și integritatea datelor

Acuratețea și integritatea datelor sunt esențiale pentru succesul unui sistem ERP. Acest KPI măsoară calitatea și acuratețea datelor introduse și procesate în sistemul ERP. Poate fi evaluată prin urmărirea erorilor, a discrepanțelor și a ratelor de validare a datelor. O acuratețe și o integritate mai mare indică faptul că sistemul ERP gestionează și procesează în mod eficient datele, rezultând informații corecte și de încredere pentru luarea deciziilor importante.

9. Creșterea vânzărilor și a veniturilor

În termeni simpli, acei KPI privind veniturile și vânzările îți arată cât de mult ați câștigat din vânzarea bunurilor și serviciilor într-o anumită perioadă de timp, precum și modul în care această tendință este probabil să se replice pe o perioadă mai lungă de timp.

Valoarea medie a comenzii, marja operațională și profitul mediu pe produs sunt cei mai des măsurați KPI din zona vânzărilor. Aceste valori te vor ajuta să vezi cele mai bune oportunități de creștere, împreună cu domeniile în care se pot reduce costurile prin îmbunătățirea eficienței.

Aceste două tipuri de informații pot ajuta la creșterea vânzărilor și a profitabilității. Cu acces la date în timp real, vei lua decizii informate pentru a îmbunătăți vânzările.

10. Rentabilitatea investiției (ROI)

Calcularea rentabilității investiției în implementarea ERP este importantă pentru a determina succesul proiectului. Acest KPI compară costurile asociate cu adoptarea și menținerea sistemului ERP cu câștigurile financiare rezultate din implementarea acestuia, cum ar fi venituri mai mari, reduceri de costuri și profitabilitate sporită. Un ROI ridicat arată că implementarea ERP a produs câștigurile financiare anticipate.

În cele din urmă, este important să ne amintim că nu există o abordare „unică pentru toate” și pentru orice implementare ERP. Fiecare organizație este diferită de următoarea, ceea ce înseamnă că succesul ERP al unei companii ar putea fi eșecul alteia, de aceea contextul e important. Prin urmare, trebuie să privești în interiorul firmei tale și să definești ce înseamnă cu adevărat „succesul” pentru tine.  

Măsurarea unei implementări ERP de succes strict în ceea ce privește rentabilitatea investiției sau cât de repede a fost finalizat proiectul ar putea fi tentant. Cu toate acestea, testul real al implementării de succes a ERP este cât de bine un sistem ERP ajută compania să atingă obiectivele pe care le-ai stabilit pentru aceasta. 

Asigură-te că pui la masa discuțiilor toate beneficiile, cum ar fi costuri reduse, management mai bun al stocurilor, satisfacție sporită a clienților, productivitate mai mare și informații mai semnificative din datele companiei.

Contactează echipa NextUp dacă vrei să aflii mai multe despre serviciile noastre de implementare ERP!