Semnătura electronică – CE este, CUM se obține și DE CE are nevoie firma ta

Faptul că trăim într-o lume digitală ne permite să ne bucurăm de foarte multe avantaje. Dacă ai o firmă, îți permite să faci lucrurile mult mai rapid, tranzacțiile sunt finalizate în câteva secunde, transferurile bancare se fac într-o clipă, iar din acest an, odată cu obligativitatea e-Factura, vei putea transmite facturile către ANAF din fața laptopului. 

Bineînțeles că schimbarea nu e deloc ușoară și vine cu provocările ei, astfel unul dintre lucrurile pe care tu ca antreprenor trebuie să le cunoști este că pentru a putea transmite la distanță acte și declarații fiscale ai nevoie de o semnătură electronică.

Sistemul național privind facturarea electronică RO e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual al ANAF, iar acesta este accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat cu semnătură electronică. În domeniul afacerilor, semnăturile electronice devin treptat un standard. Un număr din ce în ce mai mare de companii nu mai vor să folosească hârtia, abandonând fluxurile de lucru tradiționale în favoarea alternativelor digitale. 

Conform datelor înregistrate, timpul necesar semnării se poate reduce chiar cu peste 90%, iar costurile cu 40%.

Semnătura electronică sau semnătura digitală se află în centrul fluxului de lucru digitalizat. Acesta este motivul pentru care utilizarea ei a crescut enorm în ultimii ani. Companiile care aleg semnătura electronică tind să vadă o varietate de rezultate pozitive, de la costuri reduse cu hârtia și imprimanta până la productivitate și eficiență crescute. 

Ce tipuri de semnătură electronică există?

Conform Comisiei Europene, semnătura electronică este o indicație electronică a intenției unei persoane de a fi de acord cu conținutul unui document sau al unui set de date la care se referă termenii documentului semnat. 

Semnăturile electronice sunt reglementate prin Regulamentul european 910/2014. Prin intrarea în vigoare a regulamentului, semnăturile şi sigiliile electronice bazate pe certificate calificate emise de către prestatorii de servicii, înscrişi în Trusted List publicat la nivelul Comisiei Europene sunt valabile la nivelul tuturor statelor membre UE, deci şi în România.

Există 3 tipuri de semnături electronice: semnătura electronică simplă, semnătura electronică avansată și semnătura electronică calificată. Fiecare semnătură electronică se bazează pe anumite niveluri de securitate și recunoaștere pentru persoana care le folosește, astfel încât o semnătură electronică calificată îndeplinește cele mai multe cerințe.

• Semnătura electronică simplă

Semnătura electronică simplă prezintă cel mai mic nivel de securitate și încredere, deci nu are valoare juridică. Cu acest tip de semnătură se pot semna e-mail-uri (semnătura de sub email) sau documente electronice cu un nivel scăzut de risc.

• Semnătura electronică avansată 

O semnătură electronică avansată este o semnătură capabilă să-l identifice pe semnatar, astfel încât este creată cu ajutorul unui certificat digital simplu. Aceasta permite identificarea semnatarului deoarece implică utilizarea de certificate și chei criptografice. Se poate folosi de exemplu, în interiorul firmei pentru a semna cereri de concediu, deconturi sau formulare.

• Semnătura electronică calificată

Semnătura electronică calificată este singura care oferă valoare legală documentelor semnate. Este creată de un dispozitiv calificat de creare a semnăturii și se bazează pe un certificat calificat pentru semnături electronice.

Dispozitivele de creare a semnăturii de la distanță pot fi folosite și acolo unde dispozitivul nu se află în posesia fizică a semnatarului, dar este gestionat de un furnizor. Acele soluții de semnătură calificată la distanță oferă o experiență îmbunătățită utilizatorului, păstrând în același timp securitatea juridică oferită de semnăturile electronice calificate.

Certificatele calificate pentru semnătura electronică sunt oferite de furnizori cărora le-a fost acordat un statut calificat de către o autoritate națională competentă. Mulți furnizori de certificate calificate vor livra cheia privată corespunzătoare pe un dispozitiv calificat de creare a semnăturii.

Astfel, doar semnăturile electronice calificate sunt recunoscute în mod explicit ca având efectul juridic echivalent cu semnăturile scrise de mână. Semnătura electronică calificată poate fi emisă numai în baza certificatelor calificate emise de prestatorii de servicii de încredere calificați, a căror activitate este autorizată și verificată de către autorități.

Când se folosește o semnătură electronică?

Semnătura electronică îți permite să semnezi acte cu ajutorul unui singur click, fiind extrem de utilă în condițiile în care lucrăm tot mai des cu documente în format digital. În timp ce semnătura electronică simplă sau avansată se folosește în proceduri cu risc juridic scăzut, semnătura electronică calificată este necesară în relațiile ce implică riscuri mari, acolo unde identitatea semnatarului trebuie să fie dincolo de orice îndoială. 

Din această categorie fac parte de exemplu, obținerea unui împrumut bancar, începerea unei relații de muncă sau respectarea termenului legal pentru depunerea unei declarații fiscale, așa cum este cazul RO e-Factura. 

Semnăturile electronice pot fi folosite într-o varietate de situații. Întrucât efectele lor juridice sunt echivalente cu cele ale semnăturilor olografe, semnăturile electronice calificate pot fi utilizate în orice situație, chiar și transfrontalieră, în care sunt utilizate semnături olografe, cum ar fi:

• Contracte (vânzare, angajare, închiriere, asigurare etc.)
• Tranzacții (e-commerce, online banking etc.)
• Proceduri administrative (declarații fiscale, cereri de certificate de naștere etc.)

De ce este importantă semnătura electronică

Orice tip de document electronic indiferent de format (pdf, word, excel, ppt) poate fi semnat electronic: de la contracte, facturi fiscale, declarații fiscale, raportări și bilanțuri contabile până la fotografii digitale. 

Semnătura electronică calificată poate fi utilizată în relație cu majoritatea instituțiilor publice, pentru eliberarea certificatelor fiscale etc. În mediul privat are deja o utilizare extrem de largă în relația cu partenerii și clienții. Este folosită cu succes în procesul de transformare digitală al departamentelor de HR ale companiilor, unde se semnează majoritatea documentelor de la contracte de muncă, anexe, cereri, la declarații fiscale etc.

De asemenea, pentru a factura electronic și pentru a trimite către ANAF prin sistemul național RO e-Factura, ai nevoie de o semnătură electronică. Pentru a te înregistra în SPV folosind un certificat digital, mai întâi este nevoie să achiziționezi o semnătură electronică. Este recomandat ca fiecare administrator să aibă propria semnătură electronică.

Documentele semnate cu semnătură electronică calificată au aceeași valoare legală pe care o au documentele pe hârtie semnate olograf.

Metoda tradițională de semnare va fi înlocuită treptat de semnătura digitală, care așa cum am menționat și anterior, vine cu o serie de avantaje. În România, pentru a beneficia de avantajele unei semnături digitale, trebuie în primul rând să achiziționezi un astfel de certificat digital, cu valoare legală, care te ajută să economisești timp atunci când interacționezi cu instituții precum ANAF, ITM, CAS, ONRC sau chiar cu partenerii de afaceri.

1. Reducerea costurilor

Acest lucru are sens atunci când iei în considerare resursele necesare procesării documentelor pe hârtie. Când conduci o afacere, cauți în mod constant modalități de a minimiza cheltuielile, maximizând în același timp câștigurile. Alegând semnătura electronică, poți evita să plătești pentru hârtie, pixuri, xerox, imprimare și alte cheltuieli diverse care vin cu metoda tradițională de hârtie și cerneală de a semna un document.

De fapt, cantitatea de hârtie utilizată de o organizație tipică nu este compusă în întregime din documentele care necesită o semnătură electronică. Beneficiul vine și din arhivarea online a contractelor, PDF-urilor, propunerilor, facturilor etc., fără a necesita un spațiu de stocare fizică.

2. Timp mai rapid de procesare a documentelor

Semnăturile electronice pot reduce un număr uimitor de ore din timpul de livrare a documentelor. Pe baza unui studiu, utilizarea semnăturilor electronice a redus timpul tipic de procesare pentru documente de la 5 zile la doar 37 de minute. Ia în considerare cât timp durează să trimiți și să primești un anumit document care trebuie semnat de câteva persoane.

3. Acuratețe și eficiență

Documentele organizaționale și corporative sunt obligatorii din punct de vedere juridic, așa că toate informațiile trebuie prezentate cu acuratețe. Este de maximă importanță ca documentația să fie corectă. Dacă încă folosești procedurile vechi și un semnatar a uitat să semneze una sau două pagini, trebuie să le trimiți înapoi și să le ceri să-și corecteze erorile, ceea ce aduce după sine întârzieri și alte probleme.

4. Siguranță și securitate

Asigurarea faptului că documentele oficiale sunt gestionate în mod corespunzător și ajung la persoanele potrivite poate fi foarte stresant. Chiar și cu măsuri de confidențialitate, există totuși pericolul ca documentele să fie furate, pierdute sau modificate.

Semnătura electronică la distanţă este sigură atunci când este oferită de un prestator de servicii de încredere calificat conform eIDAS, care aplică proceduri de securitate.

5. Fidelizarea clienților

Semnătura electronică îmbunătățește mai mult decât procedurile interne de afaceri. Companiile care folosesc semnătura electronică au de obicei un scor mai bun când vine vorba de îmbunătățirea experienței consumatorului.

Pe lângă accelerarea procedurii de semnare și eliminarea imprimantei de birou, semnăturile electronice oferă clienților mai multe avantaje. În primul rând, clienții pot semna electronic documente de pe orice dispozitiv, ceea ce adaugă un alt nivel de eficiență. Destinatarul propunerilor și contractelor furnizate cu o soluție de gestionare a contractelor, de obicei, nu trebuie să părăsească aplicația de e-mail sau să descarce fișiere pentru a le aproba.

În plus, clienții sunt asigurați de securitatea suplimentară a semnăturilor electronice că contractele nu vor fi pierdute.

Procesul de digitalizare se dezvoltă extrem de rapid, iar metodele clasice de semnare a documentelor vor fi înlocuite de inovaţiile tehnologice. Semnătura electronică va fi o soluție eficientă pentru mulți antreprenori care vor să își eficientizeze operațiunile sau au nevoie de un cash-flow mai bun în companie. Odată cu obligativitatea e-Factura este de așteptat ca în următorii ani tot mai multe firme să aleagă un sistem ERP pentru gestionarea afacerilor, iar semnăturile olografe să fie istorie, ținând cont că trăim este în plină expansiune tehnologică.