SAF-T sau despre cum timpul lucrează în defavoarea ta  – tot ce trebuie să știi pentru a te feri de amendă

TIC-TAC… raportarea SAF-T bate la ușă. Fie că ești pregătit sau nu, de la 1 ianuarie 2023 o nouă obligativitate de raportare la ANAF intră în vigoare pentru contribuabilii mijlocii. Indiferent că ești una dintre microîntreprinderile care se află pe lista celor ce vor trebui să depună rapoarte la începutul anului viitor sau că ai clienți care se află pe lista respectivă, această nouă declarație te privește și pe ține. Dacă deja ai făcut cunoștință cu D406 anul trecut, atunci când a fost termenul de raportare pentru societățile mari, cel mai probabil SAF-T nu este nicio noutate pentru tine și știi deja cum funcționează lucrurile, însă, dacă ești pe lista firmelor care urmează să depună declarația începând cu 1 ianuarie 2023, acest articol este pentru tine.

Dacă credeai că pe tine nu te afectează, te-ai înșelat! Tocmai pentru că vrem să fii suficient de bine informat, pentru ca noile modificări legislative să nu te prindă nepregătit, am elaborat acest ghid succint care să te inițieze într-ale raportării SAF-T. Află mai jos ce este raportarea SAF-T, datele de la care intră în vigoare depunerea declarației, care sunt consecințele nedepunerii la timp și ce poți face pentru a-ți simplifică muncă și pentru că noile dispoziții ANAF să abată asupra afacerii tale o amendă usturătoare.

Ce este raportarea SAF-T și care sunt termenele de depunere?

Raportarea SAF-T prin intermediul Declarației informative D406 este o nouă metodă prin care ANAF va colecta datele fiscale și financiare de la contribuabili. Complexitatea acestui sistem de raportare a impus implementarea acestuia în mai multe etape. În funcție de categoria în care sunt încadrați contribuabilii, raportarea SAF-T prin intermediul Declarației informative D406 devine obligatorie astfel:

Marii contribuabili la data de 1 ianuarie 2022;

Contribuabilii mijlocii de la data de 1 ianuarie 2023;

Micii contribuabili de la data de 1 ianuarie 2025.

Verifică aici dacă noile modificări legislative ți se aplică.

Aceste termene pot părea flexibile pentru contribuabili, dar este foarte important să ținem cont de faptul că este vorba despre un sistem de raportare foarte complex. Pentru implementarea acestuia, și mai ales pentru a asigura ulterior o funcționare optimă, fiecare contribuabil vizat va trebui să aloce resurse financiare, umane și tehnice.

Ce presupune raportarea SAF-T pentru contribuabil?

Prin raportarea SAF-T vom transmite într-un format predefinit către ANAF, un volum considerabil de informații. Dacă până acum, declarațiile lunare sau trimestriale se refereau doar la anumite zone din evidență (taxe, tva, contribuții salarii) SAF-T solicită informații din toate registrele și jurnalele cu informații despre conturi clienți, furnizori, taxe, stocuri, proprietari, facturi de vânzare, facturi de cumpărare, plăți, mișcări de bunuri, tranzacții cu active.

Ceea ce înseamnă că motto-ul antreprenorului “e treaba contabilului, nu mă privește pe mine”, nu se mai aplică și în cazul raportării SAF-T. Declarația 406 trimite către ANAF un raport care cuprinde toate operațiunile economico-financiare ale societății,  înregistrarea cronologică a încasărilor, plăților, tipurilor de plăți, cotelor de tva, creanțelor și datoriilor, cu detalii pe furnizori și clienți, mijloace fixe, inventare, stocuri dar și mișcări în stocuri. Toate acestea nu sunt neapărat legate de conturile contabile, de aceea este în primul rând responsabilitatea antreprenorilor să-și pună aceste informații în ordine, înainte de a raporta către stat.

În continuare această declarație va fi depusă de către contabil, însă pentru că este un tip de raportare foarte complex, pentru care este nevoie de informațiile referitoare de exemplu la stocuri, despre care contabilul este posibil să nu aibă toate informațiile legate de ce anume sunt și la ce anume folosesc, insistăm ca pentru o întocmire corectă și completă să existe cooperare între toate departamentele societății sau între client și firma care se ocupă de evidență contabilă, mult mai mult decât acum. Pentru asta este nevoie de o instruire a personalului să știe ce are de făcut sau urmărit, de sisteme informatice adaptate nevoilor respective.

Ce presupune pentru tine?

Elementul de noutate care îngreunează procesul și face să pară fără sfârșit este codificarea tuturor informațiilor introduse în softul cu care lucrezi, pentru că da, este nevoie de un soft pentru a putea dispune de o raportare corectă și complexă. Avem coduri pentru articole, unități de măsură, documente, taxe și impozite, metode de plata, TVA.

Să facem un exercițiu de imaginație și să presupunem că nu vrei să folosești un soft, ci vrei să faci toată muncă manuală. Noi credem că cei care cred că pot face asta fie sunt foarte optimiști, fie încă nu dispun de toate informațiile necesare pentru a avea o imagine de ansamblu asupra complexității acestei noi raportări. Revenind la exercițiul de imaginație: dacă ai sute de tranzacții pe lună și vrei să strângi manual datele necesare raportării D406, vei avea nevoie de 4-5 zile om că să faci alocarea noilor coduri. Orice fel de om? Nu chiar, pentru că fără cunoștințe contabile nu va nimeri traducerea corectă a informațiilor financiar contabile în limbaj SAF-T.

Cât de des trebuie să cheltuiești 4-5 zile om pentru declarația D406? În fiecare lună! Cât estimez eu că ai șanse să faci un raport corect în lipsa unui soft specializat? ZERO la sută!

Partea bună în toată această raportare este că dacă decizi să automatizezi procesele, muncă grea va fi o singură dată, pentru prima raportare, apoi vei beneficia de toate caracteristicile unui soft potrivit pentru a reduce timp, bani, resursă umană. Este o declarație, care aduce cu sine și foarte mult stres, însă totul se face cu efort și, până la urmă, de asta suntem noi aici, să mai reducem din acest stres, punându-ți la dispoziție un soft potrivit, care să facă diferența.

O altă noutate adusă de această nouă declarație constă în faptul că nu există un pdf inteligent care să fie completat, ci declararea către ANAF se face pe baza unui fișier XML care este urcat pe baza semnăturii electronice pe site-ul www.e-guvernare.ro.

Sperăm ca aceste informații să îți fie utile și să pui pregătirea pentru raportarea SAF-T în topul priorităților tale. Din ianuarie 2023, depunerea declarației D406 devine obligatorie și pentru contribuabilii mijlocii așa că dacă nu ai început deja, fă toate demersurile necesare pentru ca amenzile, care de altfel sunt destul de usturătoare, să te ocolească. Da, ANAF nu va face verificări riguroase și nu va acorda amenzi în primele luni din 2023 celor care nu au depus corect, dar nu te culca pe o ureche, căci, totuși, se va asigura că toți contribuabilii au depus SAF-T la timp.