Raci Matrix – Ce înseamnă matricea RACI și cum ajută în alocarea sarcinilor

   Imaginează-ți următoarea situație. Începi un proiect mare și, la început, totul pare să meargă bine. Etapele implementării sunt stabilite. Moralul echipei este ridicat. Părțile implicate sunt mulțumite. Dar, la un moment dat, lucrurile încep să se schimbe. Termenele sunt ratate. Sarcinile sunt amânate. Și dintr-o dată, întregul proiect se prăbușește.

Problemele pentru care proiectul nu a mers pot fi variate, însă cel mai probabil nu ai clarificat rolurile și responsabilitățile fiecărei persoane implicate. Pentru a preveni o astfel de situație, matricea RACI este un instrument valoros care reprezintă vizual cine este responsabil, consultat și informat pentru fiecare sarcină sau decizie. Această diagramă permite membrilor echipei să identifice rapid cu cine trebuie să lucreze sau să se consulte pentru a avansa un proces de lucru sau un proiect.

Ce înseamnă RACI Matrix?

Matricea RACI, cunoscută mai des în varianta în limba engleză RACI Matrix, este de mult timp un instrument popular printre managerii de proiect din întreaga lume. Denumită și diagrama RACI, este folosită pentru a clarifica rolurile și responsabilitățile angajaților pentru fiecare sarcină, etapă și decizie care are loc pe parcursul unui proiect.

Altfel spus, îi ajută pe managerii de proiect să eficientizeze procesele de lucru, asigurându-se că fiecare membru al echipei și părțile interesate își înțeleg rolurile specifice. Matricea RACI este concepută pentru a asigura o comunicare clară și fluxuri de lucru fluide în sarcinile unei echipe. Diagramele RACI pot ajuta la prevenirea acelui sentiment de copleșire atunci când un factor de decizie major (ownerul companiei sau clientul) vine la sfârșitul unui proiect și complică lucrurile aducând modificări, deoarece nu a fost consultat pe parcursul proiectului.

Termenul RACI este un acronim pentru termenul din limba engleză care desemnează patru roluri principale în cadrul unui proiect:

• Responsible (R): O persoană (sau mai multe) care sunt responsabile pentru îndeplinirea sarcinilor sau funcțiilor atribuite în cadrul proiectului. Ei sunt responsabili pentru finalizarea taskurilor sau pentru îndeplinirea deciziilor. Ei sunt „făcătorii”.
• Accountable (A): Persoana care este responsabilă pentru finalizarea cu succes a proiectului. Această persoană aprobă proiectul final. Persoanele care ocupă poziția de Responsible în cadrul proiectului răspund în fața acestei persoane. 

• Consulted (C): Ei sunt de obicei experți în domeniu și joacă un rol activ în acest proces. Aceștia sunt consilierii care ar trebui consultați înainte de a lua decizii.
• Informed (I): Persoanele sau părțile interesate care trebuie ținute la curent cu progresul și modificările proiectului. Ei nu contribuie direct la decizii, dar trebuie să fie conștienți de ele. Sunt în general clienții, managerul sau antreprenorul care deține afacerea.

Nu orice sarcină sau etapă necesită consultanță sau informare, dar managerul de proiect ar trebui să ia în considerare toate părțile interesate posibile atunci când creează diagrama RACI și să stabilească momentele potrivite și întâlnirile pentru discuții. Totul într-un grafic simplu, ușor de văzut dintr-o privire!

Așadar, află în continuare de ce RACI Matrix este atât de importantă și cum poți profita de ea în următorul tău mare proiect.

Cum creezi o diagramă RACI

Un astfel de grafic este ușor de creat și folosit, dacă pornești de la acești patru pași simpli:

1. Identifică sarcinile

Stabilește clar toate sarcinile sau activitățile legate de proiect. Nu intra prea mult în detaliile sarcinilor, dar asigură-te că fiecare sarcină este notată.

2. Atribuie rolurile

După ce ai stabilit sarcinile, enumeră pe toți cei implicați în proiect. Apoi atribuie R, A, C sau I fiecărei sarcini din coloana persoanei căreia i se aplică.

De exemplu, să presupunem că dezvolți un plan de marketing. În acest caz, persoana responsabilă cu cercetarea de piață poate fi în rolul „R”, în timp ce managerul de marketing poate fi persoana responsabilă pentru rezultate („A”). Alte departamente, cum ar fi vânzările și echipa de produs, ar putea fi consultate pentru cele mai bune puncte de vânzare pe care să le includă în campania de marketing („C”), iar conducerea executivă poate fi informată („I”) despre obiectivele pe care campania încearcă să le atingă.

3. Comunică rolurile

Odată ce ai creat RACI Matrix, stabilește o discuție cu echipa și asigură-te că toată lumea își înțelege rolurile și responsabilitățile.

4. Actualizează statusul în mod regulat

Revizuiește și actualizează matricea RACI în mod regulat pe măsură ce proiectul evoluează sau membrii echipei se schimbă, astfel încât să rămână o reprezentare clară și realistă a responsabilităților din cadrul echipei.

Avantajele RACI Matrix pentru o companie

Valoarea matricei RACI este dată pe de-o parte de simplitatea în folosire, iar pe de altă parte de eficientizarea proceselor de lucru și a rolurilor în cadrul oricărui tip de proiect.

Există destul de multe motive pentru care merită să încerci RACI Matrix pentru echipa de proiect, inclusiv:

• Claritatea și definirea rolurilor

Definind clar cine este responsabil pentru fiecare sarcină, membrii echipei nu mai au îndoieli despre care este rolul lor în proiect. Această claritate reduce confuzia și te asigură că nimeni nu muncește mai mult decât trebuie sau dimpotrivă că uită de sarcini. Toată lumea poate merge mai departe și poate avea încredere că lucrează la sarcina potrivită la momentul potrivit.

• Responsabilitate

Unul dintre avantajele principale ale unei matrice RACI este cât de vizibilă face responsabilitatea fiecărei persoane implicate. Matricea definește o persoană „responsabilă” pentru fiecare sarcină, care răspunde în cele din urmă pentru succesul acesteia.

• Îmbunătățește comunicarea

Matricea RACI asigură că orice persoană implicată în proiect rămâne informat cu rolul pe care îl are. Membrii echipei știu când este necesară contribuția lor, prevenind întârzierile și blocajele în fluxul de lucru al proiectului.

Pe lângă desemnarea clară a rolurilor, matricea RACI încurajează o comunicare mai bună la fiecare nivel. Acordând o pondere egală rolului „Informed”, părțile interesate care altfel ar fi fost excluse din conversație sunt la curent cu ceea ce se întâmplă.

• Resurse și flux de lucru optimizat

Cu roluri clar definite, membrii echipei de proiect se pot concentra pe responsabilitățile lor specifice. Prin definirea cine trebuie să fie consultat (C) sau informat (I), întâlnirile inutile și problemele de comunicare sunt minimizate. Acest lucru ajută la o utilizare mai eficientă a timpului fiecăruia.

• Simplificarea luării deciziilor

Matricea RACI servește ca punct de referință pentru soluționarea disputelor sau abordarea provocărilor din cadrul unui proiect. Dacă există neclarități sau dezacorduri cu privire la roluri, la cine ce face, membrii echipei pot verifica rapid RACI Matrix pentru a clarifica responsabilitățile.

Acest instrument oferă un cadru structurat pentru ceea ce poate fi uneori neclar într-un proiect, elimină confuzia (chiar și micromanagement) și duce la rezultate mai bune ale proiectului. În plus, graficul de lucru poate ghida luarea deciziilor, deoarece evidențiază persoanele care trebuie implicate. 

Bineînțeles că există și dezavantaje ale acestui instrument, de exemplu poate pune un accent exagerat pe ierarhie ceea ce s-ar putea să nu fie o opțiune pentru echipa ta. De aceea, este esențial să te asiguri că echipa înțelege distincția dintre responsabilitate și răspundere, astfel încât munca să fie realizată de oamenii potriviți la momentul potrivit.