Pontajul angajatilor: Avantajele automatizarii procesului de salarizare pentru o firma mica

Aproape orice firma are nevoie de angajati pentru diverse functii sau chiar specialisti pentru activitati care necesita o pregatire specifica. Acestia pot lucra de la sediul sau punctul/punctele de lucru ale societatii, de acasa sau chiar in sistem hibrid care presupune o combinatie intre cele doua.

Lucrul de acasa sau telemunca si sistemul hibrid sunt notiuni mai noi introduse si in Codul Muncii, astfel ca firmele mici sunt cele dispuse cel mai adesea sa foloseasca una dintre cele doua sau chiar amandoua metodele pentru angajati in vederea reducerii costurilor, precum si pentru a oferi acest beneficiu atat de cautat in ziua de azi. Acest lucru nu inseamna insa ca nu mai trebuie sa aiba loc si pontajul salariatilor.

Daca pana acum pontajul zilnic se putea realiza prin diverse metode, mai ales ca fiecare angajat trebuia sa se prezinte la serviciu, odata cu introducerea celor doua noi alternative de lucru, acest proces poate deveni mai greoi chiar si pentru societatile mici.

Daca detii o firma mica, automatizarea procesului de salarizare poate fi legata de pontajul angajatilor prin diverse programe care sa usureze munca departamentului de resurse umane sau contabilitate, in functie de cine se ocupa de acest sector. Totodata, poate colecta si toate informatiile aferente telemuncii si programului de lucru hibrid.

Din acest articol vei afla ce programe poti folosi pentru automatizarea procesului de salarizare, precum si eficienta lor in pontajul angajatilor chiar si atunci cand numarul acestora este mic.

1. Pontajul angajatilor si prevederile legale ale Codului Muncii

Pontajul este obligatoriu si se realizeaza pentru fiecare zi lucratoare, astfel ca presupune crearea unei condici de prezenta, acesta fiind primul document justificativ in baza caruia este stabilit programul angajatilor si care justifica salariile angajatilor.

Condica de prezenta trebuie semnata atat la inceputul cat si la sfarsitul orarului de lucru, in asa fel  incat sa se realizeze numarul minim de ore necesare pentru primirea salariului. Aceasta este prima si cea mai importanta legatura dintre un program de salarizare si timpul efectiv de munca care poate fi alcatuit si din ore suplimentare sau de noapte. In acest fel, plata angajatilor va fi mult mai usor de calculat, insa va fi si una corecta raportata la situatiile speciale aferente.

In condica de prezenta trebuie mentionate atat ora de incepere, cat si cea de terminare a programului, in conformitate cu prevederile legale, precum si cu informatiile din contractul individual de munca al fiecarui angajat in parte.

In ziua de azi, exista mai multe metode de pontaj de lucru, mai ales ca digitalizarea ajuta destul de mult. Astfel:

• condica de prezenta poate fi utilizata in continuare;
• pot fi folosite si metode de pontaj manual prin foi de prezenta sau informatizate, care presupun utilizarea de programe speciale;
• cititoarele de card de acces sunt folosite de un numar mare de intreprinderi, inclusiv de cele mici, fiind simplu de implementat si utilizat.

Conform Codului Muncii, pontajul este obligatoriu si se poate realiza atat in mod traditional prin semnarea de hartii, precum si digital, acesta din urma putand fi integrat in solutii de tip ERP (Enterprise Resource Planning) pentru fiecare firma in parte, asadar personalizat.

Unul dintre avantajele majore in folosirea unui pontaj al salariatilor automatizat este ca se poate folosi si in conditii speciale de lucru, precum al unui program inegal de munca.

Pentru ca pontajul la locul de munca sa fie corect si sa nu apara discrepante in salarizare, fiecare angajat trebuie sa stie urmatoarele:

• care este dreptul sau la concediu de odihna;
• cum se poate lua concediul medical (codurile aferente afectiunilor si indemnizatiile oferite in functie de situatie);
• cum se face plata orelor suplimentare si durata maxima a acestora.

In ceea ce priveste concediul de odihna, legea prevede un minim de 20 de zile pe an. Acesta nu se poate suprapune cu zilele libere legale sau cu alte ocazii, precum evenimentele familiale pentru care se ofera timp liber separat, precum si pentru angajatii de alte religii care au anumite drepturi.

Toate acestea trebuie aduse la cunostinta angajatului de catre angajator.

1.1. Pontajul zilnic – Cum se poate face?

Pontajul se face zilnic, sau mai bine zis, in zilele in care angajatul presteaza activitati pentru firma pentru care lucreaza, astfel ca se aplica atat in telemunca, precum si sistemul hibrid. In acest scop, un soft automatizat poate fi o solutie eficienta pentru societatile mici care doresc sa ofere flexibilitate salariatilor. Codul Muncii prevede un program de 8 ore pe zi sau 40 de ore pe luna, calculat in asa fel incat un angajat sa aiba dreptul si la timp de odihna, precum si concediu.

Pontajul zilnic se poate face prin oricare dintre metodele prezentate mai sus si trebuie sa tina cont de programul de lucru al angajatilor care pot lucra fie dupa un orar fix, fie in ture, ceea ce presupune si munca de noapte in unele cazuri.

 In cazul muncii de noapte, precum si a programului inegal (cum sunt contractele part-time pentru unii angajati si cele cu norma intreaga pentru altii), se aplica reguli speciale de plata, astfel incat devine mult mai usor de legat sistemul de salarizare la cel de pontaj.

In acest fel, se poate tine automat evidenta fiecarui salariat in parte, iar datele din pontaj pot fi importate in programul de salarizare simplu si rapid.

1.2. Pontajul lunar – De ce este mai simplu sa folosesti un program special?

Chiar daca ai o firma mica, pontajul si programul de lucru poate fi diferit pentru fiecare salariat in parte, iar la final de luna, angajatii sa trebuiasca sa fie remunerati diferit.

De asemenea, in pontajul lunar mai trebuie tiunt cont si de alte situatii speciale, precum:

• invoirile unui angajat ;
• aparitia unor probleme de sanatate care sa presupuna acordarea unui concediu medical;
• concediul de odihna;
• zile libere in contul unor ore suplimentare sau chiar a altor zile de sarbatori legale lucrate;
• pontajul orelor de noapte.

In cazul orelor suplimentare, este bine sa ai in vedere ca plata se poate face si printr-un spor salarial care trebuie sa se regaseasca in softul de salarizare.

De asemenea, pentru munca in schimburi  trebuie sa respecti normele legate de timpul de lucru si de odihna. Astfel, un angajat trebuie sa beneficieze de 2 zile libere consecutive in fiecare saptamana pentru un orar care presupune lucrul in ture.

Toate acestea trebuie sa se regaseasca atat in pontajul lunar, precum si statul de plata.

1.3. Pontajul si programul de lucru in conditii speciale

Pontajul angajatilor trebuie sa se realizeze chiar si atunci cand exista conditii speciale in care acestia trebuie sa lucreze. Printre acestea, cele mai comune sunt:

• munca in zilele cu sarbatori legale, precum Pastele si Craciunul;
• munca angajatilor care trebuie sa plece in delegatii;
• lucrul care prespune ore de munca suplimentara.

Articolul nr. 142 din Codul Muncii ofera contextul pentru pontajul orelor lucrate de sarbatorile legale. Astfel, angajatii care muncesc cu aceste ocazii trebuie compensati cu zile libere in maxim 30 de zile. Daca acest lucru nu este posibil, acestora trebuie sa li se ofere un spor de 100% la salariul de baza raportat la programul normal.

Pentru angajatii delegati, pontajul se va realiza in aceleasi conditii ca si in cazul muncii de la sediul/punctul de lucru al firmei, asadar, timpul efectiv de lucru va fi de 8 ore pe zi cu dreptul la repaus. De asemenea, in cazul in care acestia presteaza ore suplimentare pe durata deplasarii, acestea vor fi pontate si platite corespunzator.

Un aspect important, insa, este diurna la care au dreptul salariatii plecati in delegatii.

In ceea ce priveste pontajul pentru ore suplimentare, acestea nu pot depasi 8 ore pe saptamana, astfel ca programul total de munca al unui singur salariat nu poate fi mai mare de 48 in saptamana respectiva.

Exista si exceptii prin care pontajul la locul de munca poate depasi 48 de ore saptamanale in urmatoarele conditii:

• media orelor de munca raportate la o perioada de referinta de 4 luni nu poate depasi 48 de ore lucrate pe saptamana;
• in contractele colective de munca, perioada de referinta poate fi crescuta de la 4 la 6 luni.

In ceea ce priveste pontajul programului inegal de munca, acesta trebuie negociat in contractul colectiv de munca si trebuie prevazut in mod expres in cel individual.

Exista si situatia pontajului in concediu medical care se face in baza certificatului eliberat de medicul de familie sau specialist si care trebuie inmanat departamentului de resurse umane sau contabilitate pana cel tarziu in ziua de 5 ale lunii imediat urmatoare celei in care angajatul a fost incapacitat.

2. Pontajul muncii la domiciliu: Care sunt avantajele si dezavantajele telemuncii?

Telemunca este posibila de mai multi ani, insa aceasta forma de organizarea a muncii de acasa a fost reglementat de curand.

Telemunca are destul de multe avantaje,  mai ales pentru firmele mici care isi pot reduce astfel costurile de functionare si isi pot investi resursele in softuri dedicate industriilor in care activeaza, fie ca este vorba despre servicii sau eCommerce, in care angajatii pot lucra si de acasa.

In ceea ce priveste pontajul in telemunca, acesta se poate tine in aceeasi forma in care se tine si cel pentru lucrul organizat la birou/punct de lucru, iar prevederea legala este oferita prin OUG 37/2021 care se aplica firmelor cu cel mult 9 angajati. Acestia trebuie sa stabileasca in scris cu angajatorii cum se va tine evidenta orelor lucrate in functie de activitatea fiecaruia. Dezavantajele constau in masurarea timpului efectiv de lucru si daca angajatii isi respecta indatoririle pe perioada in care isi desfasoara activitatea in afara biroului.

Asadar, firmele trebuie sa tina in continuare pontajul muncii la domiciliu, pentru acestea cel mai simplu mod de a stabili indeplinirea orarului de lucru fiind mijloacele digitale. In acest sens, se vor semna acorduri intre angajati si angajatori in care se stabilesc:

• perioada in care angajatul va presta activitatea de acasa;
• modul in care se va tine evidenta orelor de munca, mai precis cum se vor cunoaste orele de incepere si terminare a programului de lucru.

Ceea ce trebuie avut in vedere este ca munca de la domiciliu sau telemunca, conform Codului Muncii nu presupune lucrul continuu de acasa, astfel ca angajatii trebuie sa mearga si la birou.

Chiar daca avantajul pare mai mult de partea angajatilor, si firmele pot beneficia de pe urma lucrului de acasa, putand integra intr-un program dedicat pentru salarii datale obtinute in urma pontajului, putand sa genereze statele de plata, fluturasii de salariu, precum si diferite rapoarte pentru a tine sub control cheltuielile. Pentru acestea se pot folosi servicii software, precum cele oferite de NextUp.

Pentru ca plata atrage retinerea la sursa a contributiilor si taxelor aferente muncii, un software dedicat care poate fi accesat chiar si virtual, poate fi de ajutor atat personalului din departamentele responsabile, dar si patronului care doreste sa fie la curent cu tot ce se intampla in firma sa.

3. Pontajul angajatilor in conditiile muncii hibride

Exista si firme care aleg programul hibrid care presupune munca de acasa cu mersul la birou. In aceasta situatie, pontajul angajatilor se poate face in acelasi fel ca in cazul telemuncii, mijloacele digitale fiind la indemana multor oameni de afaceri care vor solutii eficiente.

Pontajul se poate face prin carduri de acces atunci cand angajatii trebuie sa se prezinte la birou si prin semnarea unor foi de prezenta in format electronic, daca se doreste.

De asemenea, pontajul se poate realiza si prin folosirea unor programe speciale pe care angajatii le folosesc pe baza de utilizator si parola individuale, astfel incat se poate tine evidenta orelor lucrate de acestia.

Realizarea pontajului angajatilor se face zilnic si lunar, iar evidenta orelor lucrate se poate tine prin diverse mijloace, de la cele clasice, precum condica de prezenta, pana la cele moderne. Printre acestea din urma, cartelele digitale de acces sunt cele mai folosite. Acelasi principiu se aplica si in cazul telemuncii si lucrului in sistem hibrid. Pentru aceste doua situatii, angajatul si angajatorul trebuie sa semneze un acord in care sunt stabilite detaliile.

Pentru ca telemunca si lucrul in sistem hibrid sunt mai potrivite pentru firmele mici, acestea se pot folosi de softuri speciale care sa extraga informatii din pontaj si sa le transmita in sistemul de salarizare, astfel incat plata angajatilor sa se realizeze simplu si rapid.

Sursa foto: Pexels.com