Organigrama – Cum se alcătuiește o organigramă eficientă?

Organigramă alcătuită corect este unul dintre marile secrete ale succesului unui business. Și asta pentru că organigramă cuprinde toate elementele esențiale legate de activitate: funcțiile, ordinea ierarhică, relațiile de subordonare și setează, în același timp, colaborarea interdepartamentală. Un specialist în HR are marea responsabilitate de a identifica punctele slabe, eventual necesitatea recrutării de personal suplimentar în cadrul departamentelor care au o încărcare mai mare în privința volumului de muncă și a responsabilităților. Practic, această organigramă reflectă structura internă a unei firme sau companii și este indispensabilă oricărei organizații, dar în mod special uneia care are un număr mare de angajați.

Organigramă unei firme – importantă structurării personalului

Organigramă este utilă în primul rând pentru management. Această face mai ușoară monitorizarea activităților personalului, evaluarea performanțelor, dar și a utilității sau inutilitățîi unor departamente.

În cazul companiilor care se află în plină expansiune, este de așteptat că organigramă să fie modificată în mod frecvent, astfel încât să reflecte fidel schimbările care intervin.

Dar organigramă este utilă și pentru angajați, nu doar pentru angajatori: cu ajutorul acestui document, personalul va fi mai informat în legătură cu repartizarea sarcinilor și responsabilităților, va fi la curent cu organizarea ierarhică și va ști cui să se adreseze, în cazul în care va fi necesară conlucrarea cu colegi din alte departamente.

În general, această structura se modifică în funcție de nevoile companiei, și nu de repartizarea deja existența. Astfel, este mult mai util să se desființeze un departament care nu își mai găsește utilitatea în noile condiții, înființând-se un altul.

Acest lucru nu înseamnă neapărat că urmează că unii angajați să fie concediați. Aceștia pot fi reîncadrați pe posturi similare într-un alt departament sau pot trece prin reconversie profesională, pot urmă diverse cursuri de calificare sau training uri necesare pentru a putea activă în cadrul unui departament nou înființat.

Tot astfel se stabilește și profilul viitorilor angajați: în funcție de necesitățile companiei. Chiar dacă, să spunem, o întreprindere de confecții a funcționat cu un număr mare de angajați pentru activități efectuate manual, asta nu înseamnă că la un moment dat în viitor va avea nevoie de același număr de persoane angajate pentru acel proces anume, astfel încât să își asigure sau să își mărească producția. Este foarte posibil că managementul să decidă eficientizarea activității investind în alternative automatizate. În consecință, numărul de angajați va scădea, cel mai probabil, nemaifiind necesară efectuarea unui număr la fel de mare de activități manuale.

Desigur, asta nu înseamnă că o companie poate renunța în totalitate la factorul uman: chiar și procesele automatizate necesită supervizare din partea factorului uman.

La fel de posibil este că personalul care nu își mai găsește utilitatea pentru îndeplinirea unor activități care nu mai sunt de actualitate să fie redistribuit în cadrul altor secții sau departamente, în care nevoia de personal este în continuare ridicată.

Cu câteva zeci de ani în urmă, în România reconversia profesională sau chiar calificarea la locul de muncă era o practică obișnuită.

Abordarea unei companii în privința politicilor de personal este, însă, influențată nu doar de evoluția tehnologică, ci și de modificările și mișcările care apar pe piață muncii.

Pentru întocmirea unei organigrame eficiente, este necesară conlucrarea dintre managerul firmei, specialistul în resurse umane și șefii de departamente, care pot aprecia în mod corect și concret necesitățile firmei legate de activități și de tipul de personal necesar pentru a le îndeplini.

Toata întocmită, această trebuie să fie adusă la cunoștință salariaților, astfel încât fiecare să fie la curent cu poziția pe care o ocupă în cadrul firmei, respectiv cu organizarea ierarhică. Acest lucru este important și din perspectiva stabilirii procedurilor și regulamentelor interne, al codului de etică, al fișelor de post etc.

Tot prin organigramă se stabilesc și relațiile interdepartamentale. În plus, fiecare departament poate fi, la rândul sau, împărțit în mai multe compartimente, care vor fi împărțite corespunzător în funcție de tipul de sarcini și de calificări.

Nu orice angajat poate fi repartizat în orice tip de post. Dincolo de a avea nevoie de oameni potriviți la locul potrivit, există inclusiv reglementări legale care nu permit încadrarea angajaților pe posturi care le depășesc nivelul de studii sau de experiență. Toate aceste elemente trebuie tratate cu atenție maximă, astfel încât angajatorul să nu se confrunte cu situații neplăcute în cazul efectuării unui control de către autorități.

Organigramă – tipuri principale

Există 5 tipuri principale de organigrame:

• orizontale;
• verticale;
• de tip matrice
• de tip rețea;
• pe divizii.

Organigramă orizontală este mai puțin sau chiar deloc dezvoltată pe zona de midie management, respectiv șefi de compartimente și departamente. Este eficientă în situația firmelor care nu necesită în mod deosebit coordonarea și supervizarea angajaților. Personalul din acest tip de organigramă are un mare grad de autonomie, raportând în mod direct către top management.

Acesta este un tip de organigramă adoptat mai ales de companiile mici și de întreprinderile nou-înființate, aflate la început de drum. Este aproape imposibil de utilizat acest model pentru companiile mai mari, cu multe proiecte și angajați și bugete mari de gestionat, inclusiv salarii, pentru care sunt utilizate cel mai adesea programe de salarizare automatizate.

Cel mai important lucru la această structura este că sunt eliminate multe niveluri de management intermediar. Acest lucru le permite angajaților să ia decizii rapid și independent. Astfel, o forță de muncă bine pregătită poate fi mai productivă prin implicarea directă în procesul de luare a deciziilor.

Acest lucru funcționează bine pentru companiile mici, deoarece muncă și efortul într-o companie mică sunt relativ transparente. Acest lucru nu înseamnă că angajații nu au superiori și persoane cărora să le raporteze. Doar că puterea de decizie este împărțită și că angajații sunt responsabili pentru deciziile lor. Pentru acest tip de companii, este suficientă existența unui singur specialist de resurse umane și a unui singur contabil, care nu vor întâmpina dificultăți în întocmirea statelor de plata sau a altor documente care țin de personal și de salarizare.

Organigramă verticală are o ierarhie cu mai multe ramificații și cu mai multe structuri superioare suprapuse peste alte și alte structuri. Raportările se fac de la șefii mai mici către șefii imediat superiori s.a.m.d. până la conducătorul firmei sau al companiei.

Modelul vertical, organizat ierarhic este cel mai popular tip de organigramă. Într-o structura organizatorică ierarhică, angajații sunt împărțiți în grupuri, fiecare angajat având un supervizor clar. Gruparea se face în funcție de câțiva factori, de unde multe modele derivate din acesta.

Organigramă de tip matrice este o combinație între cele două de mai sus și presupune o conlucrare mai strânsa între micro-structuri, respectiv angajați. Este aplicabilă în special companiilor în cadrul cărora activează în mod constant echipele multidisciplinare.

Într-o structura organizațională matricială, relațiile de raportare sunt stabilite sub formă unei grile sau a unei matrice, mai degrabă decât a unei ierarhii tradiționale. Este un tip de management organizațional în care persoanele cu abilități similare sunt puse în comun pentru sarcinile de lucru, rezultând mai mult de un manager căruia să îi raporteze (denumite uneori rapoarte cu linie continuă și cu linie punctată, cu referire la organigramele tradiționale de afaceri).

De exemplu, este posibil că toți inginerii să se afle într-un departament de inginerie și să raporteze unui manager de inginerie. Dar aceiași ingineri pot fi repartizați la proiecte diferite și pot raporta, de asemenea, managerilor de proiect respectivi. Prin urmare, este posibil că unii ingineri să fie nevoiți să lucreze cu mai mulți manageri în cadrul rolului lor profesional.

Organigramă de tip rețea

Structura organizatorică în rețea ajută la vizualizarea relațiilor interne și externe dintre manageri și conducerea la nivel înalt. Acestea nu numai că sunt mai puțin ierarhice, dar sunt și mai descentralizate și mai flexibile decât alte structuri.

Ideea care stă la baza structurii în rețea se bazează pe rețelele sociale. Structura să se bazează pe o comunicare deschisă și pe parteneri de încredere; atât interni, cât și externi. Structura de rețea este văzută că fiind mai agilă decât alte structuri, deoarece are puține anvelope, mai mult control și un flux de jos al procesului decizional.

Utilizarea unei structuri organizaționale de tip rețea este uneori un dezavantaj din cauza complexității sale. Exemplul de mai jos de organigramă de rețea arată comunicarea rapidă între entități.

Organizarea pe divizii

În cadrul unui astfel de tip de organigramă, fiecare divizie are propria subdivizie care corespunde fie produselor, fie zonelor geografice. Fiecare divizie conține resursele și funcțiile necesare pentru a sprijini linia de produse și zona geografică.

O altă formă de structura de organigramă divizionara este structura multidivizionala. Este cunoscută și sub denumirea de „formă M”. Este o structura legală în care o companie-mama deține mai multe companii subsidiare, fiecare dintre acestea folosind marca și numele companiei-mama.

Principalul avantaj al structurii divizionare este fluxul operațional independent, faptul că eșecul unei companii nu amenință existența celorlalte. Dar nici nu este perfectă. Pot există ineficiente operaționale din cauza separării funcțiilor specializate. Creșterea taxelor contabile poate fi considerată un alt dezavantaj.

Există, desigur, și alte tipuri de organigrame, însă majoritatea derivă din tipurile principale menționate mai sus.

În funcție de tipul de organigramă, diferă și tipul relațiilor organizatorice. Acestea pot fi:

• funcționale;
• de reprezentare;
• de stat major;
• de cooperare;
• de control;
• ierarhice.

Odată cu stabilirea structurilor, trebuie definit și gradul de autoritate al fiecărui manager de echipa, compartiment sau departament. În ceea ce privește funcțiile de execuție, sarcinile acestora vor fi clar stabilite prin fișele de post, care le vor fi aduse la cunoștință.

Cu excepția cazului în care deții o companie mică, cu puțini angajați, organigramele vor fi cu siguranță complexe, cu multe relații între departamente sau funcții.

De exemplu, o companie multinațională poate avea filialele sale în diferite țări/piețe care vor avea o varietate de structuri organizatorice (în funcție de situația pieței și de funcțiile de lucru), iar compania va avea o structura organizatorică considerabilă și complexă.

Atunci când organigramă devine prea mare și complexă, această poate fi împărțită în organigrame mai mici: pe departamente, proiecte, sedii, regiuni etc.

Împărțirea organigramei în diagrame mai mici face că monitorizarea progresului sau a volumului de muncă al angajaților să devină mult mai ușoară. Astfel încât poate fi mai ușor să se repartizeze sarcinile între angajații cu un nivel de încărcare mai redus. De asemenea, devine foarte ușor să se facă o analiză comparativă a unei situații, astfel încât alocarea resurselor să poată fi raționalizată pentru a răspunde cerințelor diferitelor situații.

Atunci când se alcătuiește o organigramă care indică ierarhia organizațională, trebuie evidențiate căile clare de raportare, astfel încât privitorul sau angajatul să înțeleagă clar structura de raportare pe care trebuie să o urmeze. 

O metodă de utilizat pentru a facilita acest lucru ar fi folosirea unui cod de culori sau a unor săgeți pentru a indică direcțiile de raportare. 

Atunci când este vorba de organigrame matriciale, în care relațiile de raportare sunt configurate că o grilă, sau matrice, mai degrabă decât în ierarhia tradițională, verticală, indicarea unei cai clare de raportare este esențială pentru succesul funcționarii organizației.

Atunci când organigramele sunt împărțite în secțiuni mai mici, este necesară o grupare și o apartenența specificate clar, deoarece legătură dintre fiecare diagramă și fluxul de lucru trebuie să fie ușor de înțeles pentru privitor. 

Gruparea specifică se face pe baza modului în care sunt diferențiate și agregate persoanele, posturile, funcțiile sau activitățile. Fluxul de informații necesită, de asemenea, optimizarea în cadrul fiecărui grup, dar, în același timp, diferențierea clară a acestuia de celelalte grupuri.

Legătură structurală a grupurilor ar trebui realizată cu ajutorul unui mecanism de integrare (de exemplu: roluri de legătură, grupuri între unități, roluri de integrator sau proiecte și linii punctate) pentru a ajută la coordonarea și schimbul de informații între grupuri, ceea ce va permite conducerii organizației să ofere îndrumare și direcție în întreagă organizație.

Astfel, se asigura și eficientizarea fluxului de lucru, iar acesta este unul dintre cei mai importanți pași de urmat pentru că o firma să își crească productivitatea și să își asigure drumul către succes. 

Una dintre calitățile de baza ale unui manager este adaptabilitatea și flexibilitatea. Astfel, deși este posibil că la debutul unei afaceri să ai în minte un tip fix de organigramă, este foarte posibil că pe parcurs această să necesite multiple reorganizări, în funcție de evoluția businessului și a pieței.

Sursă foto: Pixabay.com