Factura electronică (e-factura) – Informații utile pentru antreprenori

Economia națională și internațională a cunoscut în ultimii ani o dezvoltare accentuată, în parte din cauza provocărilor create de pandemii și de crize internaționale și, pe de altă parte, datorită implementării soluțiilor digitale care au creat premisele apariției unei noi paradigme economice. Un element preconizat a schimba din temelii activitățile economice diverse este introducerea sistemului de facturare electronică, un sistem pe care specialiștii îl consideră un moment de cotitură în ceea ce privește transformarea sistemului economic al Uniunii Europene în unul cu adevărat unit. 

În articolul de mai jos vei afla ce este factura electronică și legislația de la nivelul Uniunii Europene și al României care sta la baza introducerii sistemului, precum și ce avantaje oferă pentru antreprenori utilizarea acestui serviciu. De asemenea, vei putea afla care este procedura pe care antreprenorii trebuie să o aplice pentru a beneficia de avantajele sistemului e-factura. 

Ce este factura electronică?

Facturile reprezintă o parte importantă a sistemului economic prin intermediul lor putându-se urmări desfășurarea vieții economice, în același timp reprezentând și o metodă de fiscalizare. După sute de ani de utilizare a hârtiei ca suport pentru realizarea facturilor, în ultimii ani țări dezvoltate din Uniunea Europeană au trecut treptat la implementarea sistemului de facturare electronică. 

Acest lucru nu înseamnă doar transmiterea facturilor clasice în mediul online prin fișiere de tip Word sau PDF, ci este vorba despre un sistem cu totul nou, care utilizează tehnologia digitală. Prin intermediul ei pot fi realizate facturi în format structurat de date, cel mai adesea utilizat fiind formatul de tip XML, care permite crearea unor documente digitale, ce pot fi transmise, primite și procesate în mod automat. 

Scopurile principale ale sistemului de facturare electronică sunt, în primul rând, standardizarea formatului pentru ușurarea afacerilor din diversele țări ale Uniunii Europene și, în al doilea rând, combaterea fraudei și a evaziunii fiscale prin reglementarea și auditul fiscal, atât în afacerile B2G (business to government) ce se referă la domeniul achizițiilor publice (afacerile antreprenorilor cu instituții ale statului), cât și în afacerile B2B (business to business).

1. Legislația cu privire la factura electronică

Legislația cu privire la factura electronică își are debutul în anul 2012, atunci când prin intermediul Legii 148 au fost făcute primele precizări cu privire la înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice. Aceasta lege preciza ce înseamnă factura electronică, ce caracteristici trebuie să aibă și care sunt condițiile ce trebuie îndeplinite pentru emiterea directă de facturi electronice. 

Un moment important a fost reprezentat de Directiva numărul 55 / 2014 a Uniunii Europene cu privire la introducerea sistemului de facturare electronică în toate țările Uniunii. Multă vreme această directivă nu a fost aplicată în România. Abia după anul 2019, când Comisia Europeană a declanșat o procedură de infringement împotriva României, ca urmare a tergiversărilor transpunerii în legislația română a directivei din 2014, instituțiile cu rol legislativ din România au realizat în regim de urgență câteva acte legislative care au permis implementarea sistemului și în România:

• Ordonanța de Urgență numărul 120 / 2021 cu privire la administrarea, funcționarea și implementarea sistemului de factură electronică în România. Prin această ordonanță se prevedea introducerea acestui sistem pus la dispoziție oamenilor de afaceri de către Ministerul de Finanțe sub numele de RO e-Factura. Sistemul național trebuia să permită trimiterea facturilor electronice de la emitent către destinatar, într-un mod care să respecte standardele europene în această privință;

• Ordinul emis de Ministrul finanțelor numărul 1365 / 2021 care preciza că facturile electronice ce vor fi utilizate în România trebuie să respecte standardul european SR EN 1693 – 1, ce prevede ca formatul folosit să fie de tipul .xml;

• Legea numărul 139 / 2022 completează prevederile legislative prin adăugarea posibilității caracterului opțional sau obligatoriu al facturii în format electronic în funcție de țara din care provine afacerea ce emite factura. Astfel, operatorii români au obligația de a folosi doar sistemul de facturare electronică în relațiile de tip B2G și în anumite domenii cu potențial de evaziune fiscală în relațiile B2B, pe când operatorii străini pot alege dacă folosesc sistemul clasic sau cel electronic. 

2. Aplicarea sistemului de e-factura în România și Uniunea Europeană

Începând cu anul 2014 mai multe țări din cadrul Uniunii Europene au introdus treptat sistemul de factură electronică, mai întâi în ceea ce privește relațiile dintre companiile private și diferite instituții ale statelor respective. Această implementare a fost considerată ca program pilot pentru a se observa eventualele probleme și pentru rezolvarea lor înainte ca sistemul să fie aplicat în mod extensiv. 

Una dintre țările exemplu în această privință a fost Italia care a utilizat o platformă pentru facturile electronice încă din 2014. România a preluat modelul italian de introducere treptată a obligativității folosirii facturii electronice. Perioada de tranziție a fost preferată atât pentru obișnuirea diverselor entități implicate cu sistemul, cât și pentru rezolvarea eventualelor probleme ce ar putea apărea în practică. 

Procedura de aplicare a sistemului de facturare RO e-Factura a fost implementată în așa fel încât să fie respectate standardele europene cu privire la emiterea și primirea facturii prin intermediul unei platforme puse la dispoziție de Ministerul Finanțelor. 

Avantajele facturii electronice

Sistemul de facturare electronic este utilizat în România parțial, începând de la data de 1 iulie 2022. Pentru început acest tip de facturare va fi folosit doar în anumite împrejurări, preconizându-se, însă, ca în viitorul apropiat, probabil în decursul anului 2023, toate facturile să fie emise în acest mod. Deși unele voci din mediul de afaceri comentează negativ implementarea sistemului, practica din alte țări și studiile economiștilor au arătat că atât antreprenorii, cât și instituțiile statului român pot beneficia în mod evident de numeroase avantaje: 

• Sistemul e-factura permite interconectarea cu celelalte sisteme ale țărilor UE (limba și software-ul nu mai reprezintă o barieră);
• Sistemul de facturare electronică poate fi integrat în softurile de facturare ale soluțiilor digitale bazate pe inteligența artificială, un instrument cu multiple beneficii pentru o gamă largă de afaceri;
• Achizițiile publice vor fi mai eficiente, deoarece la acestea pot participa entități economice din toate statele UE;
• Datorită elementelor de siguranță dispar vulnerabilitățile ce erau existente în vechiul sistem al facturilor pe hârtie;
• Frauda fiscală la nivel național și al UE este redusă semnificativ, atât în ceea ce privește evaziunea, cât și rambursarea TVA-ului;
• Transparența cheltuirii banilor publici este la nivel maxim, facturile electronice putând fi consultate în orice moment pentru a se putea observa eventuale situații nedorite;
• Acțiunile de audit financiar sunt mult ușurate prin posibilitatea realizării lor de la distanță;
• Datele colectate pot fi utilizate pentru realizarea unor analize predictive și pentru luarea unor decizii mai corecte în ceea ce privește politicile economice ale statului și ale antreprenorilor. 

1. Factura electronică în afacerile B2G

Relațiile economice B2G sunt foarte importante în orice sistem economic, statul fiind unul dintre cei mai mari clienți ale multor afaceri de dimensiuni variabile. Ordonanța OUG numărul 120 / 2021 aprobată prin Legea numărul 139 / 2022 precizează că începând de la 1 iulie 2022 au obligația să emită doar facturi electronice, pe care să le transmită în sistemul RO e-Factura. Pentru a putea participa la activitățile de achiziții publice, operatorii economici trebuie să treacă printr-o procedură ce presupune următorii pași:

• Primul pas este reprezentat de obținerea unui certificat digital calificat pentru semnătură economică;
• Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) a agenților economici în nume propriu sau prin intermediul unui reprezentant legal, desemnat sau împuternicit;
• Înscrierea în Registrul Ro e-Factura în urma completării formularului 084 (dobândirea calității de emițător și destinatar de facturi electronice este dobândită începând cu data de 1 a lunii următoare depunerii formularului 084.

2. Factura electronică în afacerile B2B

În ceea ce privește relațiile business to business, legea actuală permite opțiunea apelării la factura electronică sau rămânerea la sistemul clasic. Pentru a beneficia de avantajele facturii electronice ambele părți contractuale trebuie să fie înregistrate în Registru. Există și o excepție la această regulă, excepție aplicată pentru reducerea infracțiunilor fiscale în cazul anumitor mărfuri considerate produse cu risc fiscal ridicat. 

În cazul acestor produse controalele au arătat că deseori au loc încălcări ale legii și, de aceea, decizia ANAF numărul 12 din 2022 prevede ca, de la 1 iulie 2022, toate entitățile economice care comercializează astfel de produse sunt obligate să folosească sistemul Ro e-Factura. Ordinul ANAF precizează și care sunt mărfurile cu risc fiscal ridicat:

• băuturile alcoolice;
• îmbrăcămintea și încălțămintea;
• construcțiile noi;
• legume, fructe și alte plante comestibile;
• produse minerale (apa minerală, nisip și pietriș). 

Antreprenorii se pot bucura de numeroase avantaje dacă aleg să folosească factura electronică. Un prim astfel de avantaj este legat de diminuarea costurilor cu privire la emiterea, transmiterea și arhivarea facturilor. Vechiul sistem bazat pe facturi pe suport de hârtie presupunea cheltuieli suplimentare cu privire la realizarea facturilor, la tipărirea lor  și la transmiterea până la destinatar prin diverse servicii de curierat. Mai mult decât atât, obligativitatea păstrării facturilor făcea ca întregi spații să fie dedicate arhivării acestora. Noul sistem electronic elimină toate aceste costuri, reușind în același timp să reducă semnificativ timpul de trimitere și de recepționare a facturilor. 

Un alt avantaj este legat și de îndepărtarea posibilității ca unele facturi să nu ajungă la destinatar. Nu puține au fost cazurile în care afaceri profitabil au fost pierdute sau îngreunate de rătăcirea unei facturi prin birouri sau prin depozitele curierilor. Factura electronică ajunge, cu siguranță, la destinatar și rămâne în sistem pentru o perioadă nedefinită, putând fi consultată ușor de cei interesați. În al treilea rând, prin semnătura digitală a Ministerului Finanțelor Publice se asigură un grad foarte înalt de integritate a conținutului și de autenticitate a sursei. 

Procedura de urmat pentru utilizarea sistemului e-factura de către antreprenori

Antreprenorii din România nu trebuie să fie îngrijorați de introducerea sistemului de facturare electronică, deoarece procedura a fost făcută în așa fel încât să fie simplu de accesat, să nu necesite investiții suplimentare. Mai mult decât atât, la dispoziția acestora există ghiduri practice pentru sistemul e-factura, unde este explicat în pași simpli, ce trebuie să facă antreprenorii și cum funcționează sistemul. 

Mai exact, facturile întocmite în format .xml vor respecta un standard unic, ceea ce permite interconectarea aplicației pusă la dispoziție gratuit de către statul român prin intermediul Ministerului Finanțelor cu altele similare din statele UE. Folosirea formatului de tip XML permite prelucrarea electronică automată a facturii și atașarea la acestea a semnăturii electronice din partea Ministerului Finanțelor Publice ca element de garantare a exactității datelor și a imposibilității modificării acestora ulterior. 

Sistemul Ro e-Factura funcționează într-un mod în mare parte automatizat:

• Înscrierea entităților în Registrul RO e-Factura prin intermediul formularului 084 (același formular poate fi folosit și pentru radierea din sistem);
• Agenții economici vor emite factura în format .xml;
• Factura este încărcată în sistemul pus la dispoziție de Ministerul Finanțelor, fie prin interconectarea sistemului pe care agentul economic deja îl folosește, cu sistemul de factură electronică, fie direct, prin utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție de minister;
• După încărcarea facturii electronice sistemul va verifica în mod automat structura de sintaxă și semantică pentru a se verifica dacă este respectată structura impusă;
• În cazul în care se constată respectarea structurii, este aplicată automat semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, din acel moment factura fiind considerată exemplarul original. După aplicarea semnăturii ministerului emițătorul facturii este anunțat electronic de efectuarea acestei operațiuni;
• În cazul în care sunt observate inadvertențe, erorile sunt marcate automat, iar emițătorul primește un mesaj în care se precizează care sunt acestea;
• După corectarea eventualelor erori factura este retrimisă în sistem și urmează aceeași procedură anterioară. 

În concluzie, implementarea sistemului de facturare electronică reprezintă nu doar o obligativitate a agenților economici în relație cu statul sau cu alte afaceri, ci și o oportunitate de a profita de evoluțiile digitale în domeniul afacerilor. 

Surse foto:

pixabay.com

ro.pinterest.com