Digitalizarea: cum poti folosi automatizarea unor procese interne pentru succesul afacerii tale

Preocupare constanta a tuturor partilor implicate in mediul economic, digitalizarea este mai mult ca niciodata necesara. Alaturi de inovarea in afaceri, digitalizarea si tot ce tine de dezvoltarea inovatiilor digitale este una dintre cele mai importante tendinte de afaceri pentru viitorul economiei. 

Fiecare companie, indiferent de marimea sau de industria din care face parte, trebuie sa dezvolte strategii digitale interne si sa se concentreze pe care sunt factorii cheie de succes ai transformarii digitale. 

Vei afla din acest articol ce este digitalizarea, care sunt diferentele dintre digitalizare si digitizare, precum si ce inseamna digitalizarea proceselor. De asemenea, vei putea citi despre beneficiile procesului de digitalizare, ce procese pot fi automatiza in cadrul afacerii tale, precum si care sunt actiunile concrete pe care le poti urma in aceasta activitate. 

1. Digitalizarea in Romania

Procesul de digitalizare atat pentru populatie, cat si pentru mediul de afaceri, este unul care este in continua evolutie, chiar daca de multe ori reprezinta o adevarata provocare in societatea noastra. De exemplu, conform unei statistici recente a Eurostat, indicele de digitalizare creste mult prea lent in Romania. Cu toate acestea, in mediul privat exista o preocupare bine definita pentru digitalizare si pentru creare de oportunitati de dezvoltare a afacerilor. 

Pana la urma, nu trebuie sa astepti sa vina de la statul roman decizii in acest sens ci este indicat sa iei alegerile cele mai bune pentru bunul mers al afacerii tale. Chiar daca este vorba de o companie mare, cu multe procese interne sau de un antreprenor la inceput de drum, exista servicii cu ajutorul carora vei ajunge mai repede la rezultate bune. Se va dovedi, cu siguranta, o investitie in viitorul afacerii tale. 

1.1. Ce este digitalizarea?

Digitalizarea este un termen generic care se refera la procesul de transformare a informatiilor intr-un format digital prin conversia unor produse specifice (documente, fotografii, inregistrari audio sau video) din formatul analog in format digital. 

in practica, exista doi doi termeni care sunt adesea confundati unul cu celalalt si folositi uneori ca sinonime. Digitizarea inseamna practic ca datele analog sunt transformate in digital, in timp de digitalizarea foloseste aceste informatii digitizate si creeaza noi fluxuri de automatizare in cadrul companiei. 

Digitalizarea nu inseamna doar ca firma ta se aliniaza dezvoltarii tehnologice pe care toata lumea o traieste, ci este mai mult decat atat. Un proces de digitalizare inseamna si deblocarea unor perspective noi in modul in care organizatia isi percepe rolul in ecosistemul sau, precum si oferirea unor oportunitati reale de crestere a  profitabilitatii. 

1.2. Ce inseamna digitalizarea proceselor

Unul dintre cele mai utile lucruri pe care le poti face pentru dezvoltarea companiei tale este sa alegi sa-ti digitalizezi procesele printr-un sistem de tip ERP. Acest tip de planificare a resurselor companiei (Enterprise Resourses Planning) este un sistem software care integreaza toate informatiile privind gestiunea stocurilor si/sau a serviciilor, aprovizionarea, contabilitatea si care ajuta la planificarea resurselor si a bugetelor si la organizarea tuturor proceselor de activitate.

Concret, un astfel de sistem ERP performant si modern automatizeaza operatiunile repetitive necesare in cadrul firmei tale si ofera date in timp real pentru a avea o evidenta clara asupra directiei afacerii. Softul ERP contine resursele necesare pentru gestiunea stocuri si servicii, contabilitate, plan productie, eCommerce, distributie, contracte, imobolizari, analize financiara, dashboard rapoarte management, precum si alte integrari specifice. 

Bazandu-se tocmai pe procese robotizate, un astfel de sistem simplifica si eficientizeaza munca angajatilor tai, oferindu-le informatii actualizate in timp real. Acest tip de sistem este foarte util atat pentru angajatii firmei tale (contabilitate, gestiune, vanzari), cat si pentru antreprenori. in cazul acestora din urma, accesul la date complete si rapoarte financiare privind produsele, clientii, furnizorii si vanzarile ofera o predictibilitate mai mult decat necesara succesului afacerii. 

2. Beneficiile digitalizarii proceselor

Un proces edicient de digitalizare creste productivitatea, reducand in acelasi timp costurile. Digitalizarea imbunatateste procesele de afaceri existente, dar nu le schimba si nu le transforma prin software-urile utilizate. Digitalizarea se refera la crearea unei reprezentari digitale a obiectelor fizice sau a atributelor si se valorifica tehnologiile digitale si a datelor digitizate.  

2.1. Avantajele procesului de digitalizare in mediul de afaceri

Pe aceasta piata extrem de competitiva, organizatiile incearca sa implementeze tehnologii digitale pentru a creste productivitatea si eficienta si pentru a creste marjele de profit. Datorita capacitatii sale de a provoca transformari substantiale in modul in care functioneaza organizatiile prin imbunatatirea proceselor interne de afaceri, digitalizarea este prezenta intr-o forma sau alta in toate companiile. 

Exista diverse avantaje ale digitalizarii, inclusiv eficienta crescuta, productivitate crescuta, costuri operationale mai mici, experienta imbunatatita a clientilor, agilitate mai mare, comunicare imbunatatita, transparenta sporita. De asemenea, un mare avantaj pe piata este faptul ca procesul de decizie este mai rapid. Concret, digitalizarea se poate traduce prin automatizarea proceselor. 

Gasirea furnizorului potrivit care sa te ajute prin intregul proces de transformare digitala se poate dovedi esentiala. Un furnizor cu o experienta in lucrul cu companii din multe industrii poate oferi informatii valoroase despre ceea ce functioneaza bine pe alte piete si daca produsele si serviciile ar beneficia de modificari si ajustari pentru a se potrivi nevoilor clientilor finali. 

2.2. Digitalizarea in afacerea ta

Pentru a putea beneficia de un proces de digitalizare eficient in bussiness-ul tau este nevoie sa ai o viziune clara asupra proceselor pe care le poti automatiza. De exemplu, unul dintre cele mai intalnite solutii pe care le poti folosi este automatizarea procesului de salarizare. De altfel, tot ce inseamna sistem de salarizare poate insemna un mare avantaj pentru desfasurarea acvitatilor de zi cu zi in cadrul companiei tale. 

Te poti gandi de asemenea si la tot ce tine de inteligenta artificiala. Prin alegerea unor astfel de automatizari, cresti productivitatea, elimini erorile umane, reduci considerabil costurile, castigi timp pentru noi oportunitati de bussiness si ajuta concret angajatii, eliberandu-i de numeroase taskuri repetititve. 

De altfel, nu trebuie sa te incadrezi in anumite concepte pentru a putea beneficia de orice tine de digitalizare. De exemplu, daca ai o afacere cu activitati specifice, nu incerca sa adaptezi programele de sofware care exista deja pe piata, ci apeleaza la un consultant care iti poate dezvolta functionalitati specifice sau personaliza anumite automatizari pentru afacerea ta.

2.3. Ce trebuie sa faci pentru a beneficia de digitalizare

Daca te afli in situatia de a incepe acest proces de digitalizare in firma ta este important sa ai o strategie clara despre ceea ce este de facut. In primul rand, stabileste alaturi de partenerii tai care sunt nevoile cele mai astringente in compania ta si care sunt procesele care se pot automatiza cel mai rapid si cu cel mai mare impact pentru personalul tau. 

In al doilea rand, asigura-te ca apelezi la o firma specializata, cu experienta pe piata de profil, care sa iti poata oferi nu numai software-urile in sine, ci si consultanta de care ai nevoie pentru a le implementa corect de la bun inceput si de a beneficia de toate functionalitatile acestora. De exemplu, trebuie sa gasesti cel mai eficient sistem ERP pentru afacerea ta pentru a te asigura ca acest proces se potriveste nevoilor afacerii. 

In zilele noastre, nu mai este doar o metafora faptul ca tehnologia se imbunatateste in fiecare zi. Tocmai de aceea este esential sa profiti cat mai repede de toate avantajele pe care aceasta ti le poate aduce in cadrul companiei tale. Beneficiile transformarii digitale sunt clare – eficienta sporita, servicii imbunatatite pentru clienti si venituri crescute. Prin intelegerea nevoilor specifice firmei tale si prin implementarea corecta a proceselor digitale vei ajunge sa ai o afacere de succes! 

Sursa foto: Unsplash.com