De când devine e-Factura obligatorie? Care sunt avantajele facturării electronice

RO e-Factura reprezintă instrumentul de facturare electronică pentru prevenirea și combaterea evaziunii fiscale, fiind posibilă monitorizarea corectă a gradului de colectare TVA. Facturarea electronică pentru toate tranzacțiile între firme devine obligatorie de la 1 ianuarie 2024. Această măsură este aplicabilă până la 31 decembrie 2026. 

Totuși, nu trebuie făcută confuzia între factura electronică și sistemul RO e-Factura. Dacă factura electronică este un document digital, sistemul RO-eFactura este un proiect demarat de Ministerul Finanțelor și ANAF pentru transmiterea facturilor electronice între diversele entități juridice, publice sau private.

Sistemul RO e-Factura a fost inițiat în luna martie 2020 de către Ministerul Finanțelor și Agenția Națională de Administrare Fiscală, în vederea eficientizării colectării impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale.

RO e-Factura nu este un sistem de facturare, ci doar facilitează transmiterea și garantează existența unei facturi în format electronic. Pentru emiterea facturilor fiscale este necesară utilizarea unei soluții dedicate, așa cum este cea oferită de softul ERP NextUp.

Astfel, contribuabilii trebuie să se pregătească pentru implementarea sistemului RO e-Factură începând din 1 ianuarie 2024. Firmele din România vor trebui să implementeze procesul de facturare electronică, să adapteze și să opteze pentru sisteme informatice pentru prelucrarea datelor și pentru transmiterea și recepția facturilor pe formatul impus de ANAF. 

Pentru cine este e-Factura obligatorie?

Categoriile de contribuabili care au obligaţia de a implementa RO e-Factura, de a emite facturi electronice în relaţia business-to-business (B2B) şi de a le transmite prin sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, conform Ordinului 12/2022, publicat de ANAF în Monitorul Oficial fac parte din anumite categorii de produse (considerate de autorități cu risc mare de evaziune fiscală):

• Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile (COD-urile NC sunt între 0701 – 0714 si 0801 – 0814);
• Băuturi alcoolice (COD NC de la 2203 – 2208);
• Construcții noi (menționate la art. 292 alin. (2) lit. f) din Legea nr. 227/ 2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare);
• Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș) – incluse COD-urile NC de la 2201 – 2202, 2505, 2517;
• Îmbrăcăminte și încălțăminte (inclusiv accesorii) – prevăzute COD-urile de la 6401 – 6405, 6101 – 6117, 6201 – 6212 si 6214 – 6217 inclusiv. 

Astfel, foarte multe firme vor avea nevoie să identifice în cel mai scurt timp posibil soluțiile informatice cele mai potrivite pentru modelul lor de afaceri. Chiar dacă inițial, aceste procese vor atrage de la sine investiții din partea contribuabililor, schimbările vor permite, în viitor, eliminarea cât mai multor declarații și formalități fiscale, aspect care va simplifica procedurile de fiscalitate.

Important de știut! Vânzarea bunurilor cu risc ridicat de evaziune fiscală către persoanele fizice nu solicită facturarea prin sistemul RO e-Factura, chiar dacă li se emite bon fiscal sau factură. Obligativitatea se aplică doar persoanelor juridice!

Avantajele facturării electronice printr-un soft ERP: De ce ai nevoie de e-Factura

Implementarea facturării electronice obligatorii elimină posibilitatea utilizării facturilor false sau duplicat. Practic, fiecare tranzacție este înregistrată în mod unic. Astfel, sistemul naţional privind facturarea electronică, reglementat prin OUG nr. 120/2021, se va baza pe documente emise, transmise și recepționate în format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea electronică şi automată.

Dacă ai o firmă și te întrebi de ce merită să optezi pentru facturarea electronică prin intermediul unui soft ERP, iată ca sunt o parte dintre avantaje:

• Reducerea timpului de trimitere a facturilor

Prin implementarea sistemului de facturare electronică, timpul de transmitere a facturilor se reduce substanțial deoarece datele sunt validate în momentul transmiterii, iar emitentul primește confirmarea livrării, ceea ce face ca procesul să fie unul eficient și precis. 

• Reducerea costurilor de emitere a facturilor

Un alt beneficiu al sistemului RO e-Factura este acela de reducere a costurilor generate de procesul tradițional de facturare, care presupune costuri de consumabile, livrare, arhivare și depozitare. Astfel, prin reducerea costurilor și a timpului de realizare și transmitere se înregistrează o creștere a eficienței la nivelul întregului proces de facturare.  

• Creșterea securității datelor

Facturarea electronică este mai sigură, atât din punct de vedere al accesului la datele financiare, cât și al securității cibernetice. Prin facilitățile de semnătură electronică, criptare, parolare și securizare a protocoalelor de transmitere a documentelor, activitatea companiei este mai bine protejată. 

• Dovezi în cazul unor probleme fiscale sau litigiu

Sistemul RO e-Factura permite nu doar accesarea informațiilor despre fiecare operator în parte – ce vor putea fi identificați prin codul de identificare fiscală (CIF) sau prin codul de înregistrare în scopuri de TVA (CUI) – dar și a altor date relevante, prin care, spre exemplu, vor putea fi dovedite plăți efectuate sau lipsa unor plăți, în cazul unui litigiu. Mai mult, datorită faptului că sistemul RO e-Factura este interconectat cu celelalte sisteme deținute de statele membre ale Uniunii Europene, firmele vor putea participa la procesul de achiziții publice din orice altă țară UE.

• Susținerea sustenabilității mediului

Datorită facturării electronice, firma ta promovează sustenabilitatea mediului, făcând un pas înainte în direcția inovației și susținerii protejării mediului înconjurător, prin reducerea consumului de resurse naturale și limitarea emisiilor de carbon.

În strategiile de antreprenoriat inovativ adoptate de multe firme, sustenabilitatea și acțiunile de responsabilitate socială sunt o prioritate. Utilizarea facturilor electronice ajută la îndeplinirea obiectivelor ecologice, pentru că reduce consumul de hârtie și elimină transportul care erau necesare pentru transmiterea documentelor în format fizic. 

Sistemul integrat de gestiune a afacerii ERP NextUp este conectat la sistemul software al Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală (ANAF) pentru transmiterea automată a facturilor electronice emise de către utilizatori. 

În acest GHID de pe blogul NextUp găsești toți pașii necesari atât pentru a genera e-Factura, cât și pentru a o încărca în sistemul ANAF.

Transmitea facturilor și fișierelor XML asociate va fi posibilă manual prin intermediul portalului ANAF sau automat prin conectarea sistemelor ERP direct la platforma e-Factura. Având în vedere volumul mare de facturi, a doua opțiune este mult mai validă. Clienții NextUp care trebuie să transmită facturile emise către sistemul RO e-Factura vor realiza acest lucru automat, direct din aplicația ERP.