Ce procese poate automatiza un ERP?
Un ERP poate automatiza operațiunile care se repetă zi de zi în vânzări, achiziții, gestiune, facturare, contabilitate, producție sau salarizare. Când intră o comandă din magazinul online, sistemul o înregistrează, preia datele de facturare și actualizează stocul. Dacă fluxul include o verificare sau o aprobare, colegul responsabil primește o notificare.
„Ce procese aș putea automatiza în firma mea?”, „Poate ERP-ul să urmeze regulile după care lucrăm deja?” sau „Cine verifică o operațiune care iese din fluxul obișnuit?” sunt câteva dintre întrebările care pot apărea când te gândești la automatizare. Felul în care este preluată o comandă, cine aprobă o plată și ce verifică un contabil țin de modul de lucru al fiecărei firme.
Într-un sistem ERP, datele înregistrate într-o etapă pot fi folosite mai departe, în documentele și operațiunile care urmează. Pe baza regulilor stabilite de companie, automatizarea proceselor de business poate acoperi o singură operațiune sau mai multe etape ale aceluiași traseu. O comandă obișnuită poate merge direct la procesare. Dacă valoarea ei depășește plafonul stabilit, ERP-ul o trimite managerului pentru aprobare înainte de a continua.
| Informații cheie: Automatizarea proceselor de business prin ERP se potrivește activităților care se repetă și urmează reguli cunoscute. O informație înregistrată în sistem poate fi folosită mai departe în comenzi, documente de vânzare, gestiune, contabilitate sau rapoarte. Procesele automatizate pot acoperi vânzările, achizițiile, stocurile, activitatea financiar-contabilă, contractele, producția și salarizarea. Verificările și aprobările rămân în sarcina colegilor responsabili, iar ERP-ul le trimite operațiunile care ies din fluxul obișnuit. Primul proces poate fi ales după frecvență, timpul consumat și numărul de corecții sau introduceri repetate de date. Configurația depinde de modulele ERP, integrările disponibile și modul în care lucrează compania. |
Ce procese poate automatiza un ERP în principalele zone ale companiei?
Procesele pe care le poate prelua sistemul depind de modulele ERP folosite, de integrările existente și de regulile stabilite în companie. Automatizarea poate începe cu operațiunile care ocupă cel mai mult timp, apoi poate fi extinsă atunci când apar alte nevoi.
În cazul NextUp, automatizările pot acoperi operațiuni concrete din gestiune, vânzări, contabilitate, producție, contracte și salarizare.
| Zona de activitate | Exemple de operațiuni care pot fi automatizate |
| Vânzări și eCommerce | Preluarea comenzilor și a datelor de facturare, sincronizarea produselor, prețurilor și stocurilor, înregistrarea comenzilor în ERP și trimiterea documentelor de vânzare |
| Achiziții și recepții | Preluarea liniilor în comenzi și facturi de cumpărare, NIR-uri și avize de la furnizori prin integrarea cu terminale mobile |
| Gestiunea stocurilor | Actualizarea stocurilor și descărcarea de gestiune în timp real, sincronizarea cu magazinul online și preluarea liniilor în documente cu ajutorul terminalelor mobile |
| Financiar și contabilitate | Importul facturilor și extraselor bancare, generarea unor note contabile, preluarea datelor din gestiune și efectuarea calculelor sau verificărilor configurate |
| Contracte și facturare recurentă | Emiterea facturilor la datele stabilite, aplicarea discounturilor, preluarea cantităților și prețurilor din alte documente și calcularea penalităților de întârziere |
| Producție | Preluarea unei comenzi în ordinul de producție și realizarea antecalculațiilor de cost pe baza rețetelor definite |
| Salarizare și administrarea personalului | Importul pontajului, calculul salariilor, taxelor și contribuțiilor, generarea statului de plată, a notei contabile, a rapoartelor și a declarației D112 |
| Schimbul de date cu alte aplicații | Importul partenerilor, articolelor, stocurilor și notelor contabile, preluarea documentelor externe și transferul datelor între aplicațiile integrate |
1. Procese financiar-contabile
Facturile, încasările, extrasele bancare și documentele generate în gestiune aduc cu ele date care trebuie înregistrate și verificate în contabilitate. Aceste informații pot fi importate în ERP și preluate în evidența contabilă, iar sistemul poate efectua calculele și verificările pentru care au fost stabilite reguli.
De exemplu, în cazul NextUp, printre procesele automatizate prin AI folosite în activitatea financiar-contabilă se află preluarea datelor din facturi și extrase bancare. Informațiile din facturile Uber și din facturile de vânzare sau cumpărare preluate din Oblio, SmartBill ori CIEL pot fi transferate automat sub formă de documente sau note contabile. Tot aici intră importul datelor din extrasele de cont în format MT și exportul fișierelor de plăți în același format. Aceste operațiuni scurtează timpul de procesare și limitează greșelile care pot apărea la introducerea manuală a datelor.
Automatizarea poate prelua și anumite calcule contabile. Să luăm cazul unei firme care aplică TVA la încasare. Atunci când este înregistrată încasarea facturii, sistemul poate genera automat nota contabilă pentru colectarea TVA. Pentru un magazin cu amănuntul, calculul și nota contabilă aferentă descărcării lunare de gestiune pot fi realizate automat, pe baza coeficientului K.
Reevaluarea soldurilor în valută poate fi făcută automat, iar bonul de consum poate fi generat din factura de cumpărare. Contabilul verifică documentele și înregistrările rezultate și face corecțiile necesare atunci când apare o situație aparte.
2. Vânzări și fluxul de la comandă la încasare
Un ERP poate prelua comanda, poate actualiza stocul, emite documentele de vânzare și înregistra încasarea. Datele introduse la început sunt folosite pe tot acest traseu, astfel încât fiecare echipă să lucreze cu aceleași informații despre client, produse și plată.
Să luăm exemplul unui magazin online. Prin integrarea platformei eCommerce cu ERP-ul, comanda intră direct în sistem împreună cu produsele, cantitățile și datele de facturare ale clientului. Stocul se actualizează în gestiune și pe site, iar din informațiile primite pot fi emise documentele de vânzare. Acestea pot fi trimise automat cumpărătorului.
Dacă magazinul lucrează cu facturi proforme, documentul poate fi transformat în factură după efectuarea plății. Încasarea este asociată facturii, iar informațiile rezultate pot fi preluate în contabilitate și în rapoartele urmărite de antreprenor. Când apare o comandă care cere o verificare, fluxul se oprește la colegul responsabil și continuă după aprobarea lui.
Datele clientului și ale produselor sunt preluate pe tot traseul, de la comandă până la încasare. Reducerea operării manuale și urmărirea mai clară a comenzilor se numără printre beneficiile unui ERP pentru o companie care se observă ușor în activitatea de zi cu zi.
3. Achiziții, recepții și gestiunea stocurilor
Un ERP poate automatiza preluarea datelor despre produse și cantități în documentele folosite la achiziția și recepția mărfii. Aceleași informații pot fi folosite în comenzile și facturile de cumpărare, în NIR-uri sau în avizele de la furnizori. După înregistrarea documentelor, stocul se actualizează, iar gestionarul poate verifica ce cantități sunt disponibile în fiecare punct de lucru.
În cazul NextUp, integrarea cu cititorul mobil Motorola MC3200 permite importul liniilor în aceste documente. Funcția este disponibilă și pentru intrările în stoc, transferurile între depozite și bonurile de consum. Datele culese la recepție sunt preluate direct în documentul corespunzător.
Pentru magazinele online, integrarea ERP cu platforma eCommerce poate automatiza actualizarea stocurilor în gestiune și pe site. În funcție de platforma folosită, pot fi sincronizate și produsele, prețurile sau discounturile. Când una dintre aceste informații se schimbă în ERP, actualizarea poate ajunge și în magazinul online, în funcție de integrarea configurată.
4. Contracte și facturare recurentă
Pentru contractele facturate lunar sau la alte intervale stabilite, ERP-ul poate genera automat facturile conform programării introduse în sistem. Informațiile deja înregistrate în contract și în documentele asociate sunt preluate la emitere, inclusiv cantitățile, prețurile și discounturile aplicabile.
În funcție de configurare, sistemul poate urmări întârzierile la plată și poate calcula penalitățile prevăzute în contract. Aceste funcții sunt utile companiilor care facturează periodic aceleași produse sau servicii și lucrează cu un număr mare de contracte active.
Dacă se modifică prețul, cantitatea sau intervalul de facturare, colegul responsabil actualizează contractul înainte de următoarea emitere. Facturile programate vor folosi apoi informațiile disponibile în sistem la momentul respectiv.
5. Planificarea producției
În producție, ERP-ul poate prelua o comandă într-un ordin de producție și poate pregăti antecalculația de cost pe baza rețetelor configurate în sistem. Rețetele pot fi definite atât pentru produsele finite, cât și pentru semifabricatele folosite în procesul de fabricație. Înainte de lansarea comenzii în producție, echipa poate consulta costul estimat și verifica datele care au intrat în calcul. Dacă rețeta sau cantitatea comandată se schimbă, informațiile sunt actualizate în sistem, iar antecalculația se face pe baza noilor valori.
Comanda, rețeta și estimarea costului rămân în același flux, ceea ce ajută echipa să urmărească mai ușor informațiile folosite la pregătirea producției.
6. Salarizare și administrarea personalului
Un ERP care include funcții de salarizare sau este integrat cu un soft de salarizare poate prelua pontajul și poate calcula salariile, contribuțiile sociale și taxele datorate. Orele lucrate, concediile, absențele, sporurile și bonusurile sunt folosite la pregătirea statului de plată. Pe baza acestor informații, sistemul poate genera statul de plată, fluturașii salariali, nota contabilă și rapoartele necesare. Tot de aici poate fi pregătită declarația D112, iar datele despre salariați și modificările contractelor pot fi transmise către REGES Online, dacă aplicația include această integrare.
Automatizarea poate acoperi și cererile de concediu sau absențele. Angajatul introduce solicitarea în aplicație, persoana responsabilă o aprobă, iar informația ajunge în pontaj și este folosită la calculul salarial. Specialistul verifică datele și rezolvă situațiile care necesită o intervenție separată.
Ce procese merită automatizate mai întâi?
Recomandarea noastră este să urmărești timp de o săptămână activitățile repetitive din firmă. Notează cât de des apar și cât timp ocupă. Uită-te separat la documentele care se întorc pentru corecturi și la informațiile introduse în mai multe locuri. La final, vei vedea mai ușor ce proces merită analizat primul pentru automatizare.
Să presupunem că un magazin online primește zilnic zeci de comenzi, iar datele fiecăreia sunt copiate manual în gestiune. Preluarea comenzilor va avea probabil prioritate față de o operațiune efectuată de câteva ori pe lună. Pentru o firmă de contabilitate, volumul facturilor și al extraselor bancare poate duce la o alegere diferită. Înainte de configurare, trebuie stabilit ce se întâmplă când informațiile sunt incomplete. O comandă cu toate datele poate merge la procesare. Dacă lipsește adresa de livrare sau apare o diferență de preț, sistemul o trimite spre verificare. Automatizarea acoperă astfel traseul obișnuit și excepțiile care pot fi anticipate.
În concluzie, automatizarea proceselor de business printr-un ERP pornește de la activitățile care se repetă și urmează reguli clare. Comenzile, facturile, actualizările de stoc, calculele contabile sau pontajele pot fi preluate în același flux, pe baza informațiilor deja înregistrate. Când apare o situație care cere verificare, sistemul o trimite colegului responsabil.
Dacă vrei să afli ce procese automatizate se potrivesc companiei tale, NextUp ERP îți pune la dispoziție module și integrări care pot fi configurate după modul de lucru al firmei. Solicită un demo gratuit și discută cu un consultant despre activitățile pe care vrei să le gestionezi într-un singur sistem ERP.
Întrebări frecvente despre procesele automatizate prin ERP
1. Ce procese sunt potrivite pentru automatizare?
Cele mai potrivite sunt activitățile care se repetă des, folosesc date într-un format cunoscut și urmează aceiași pași. Preluarea comenzilor, actualizarea stocurilor, emiterea facturilor recurente, importul documentelor și calculul salariilor sunt câteva exemple. Contează și timpul petrecut cu verificările sau corecturile.
2. Poate un ERP să automatizeze un proces de la început până la final?
Un ERP poate prelua întregul traseu atunci când toate etapele sunt cunoscute și pot fi configurate prin reguli. În cazul unei comenzi, fluxul poate continua de la preluare până la facturare și încasare. Operațiunile care cer o decizie sau o aprobare sunt trimise persoanei responsabile.
3. Este nevoie de inteligență artificială pentru automatizarea proceselor prin ERP?
Multe automatizări ERP funcționează pe baza regulilor configurate în sistem. Inteligența artificială și tehnologiile RPA pot completa aceste funcții, de exemplu prin extragerea datelor din facturi, importul documentelor sau preluarea unor activități desfășurate între aplicații diferite.
4. Se poate integra un ERP cu aplicațiile folosite deja în companie?
Da, dacă soluțiile permit schimbul de date prin API-uri, conectori sau alte tipuri de integrare. Un sistem ERP poate fi conectat cu magazine online, aplicații de facturare, platforme bancare, servicii de curierat sau echipamente folosite în depozit. Posibilitățile concrete depind de compatibilitatea aplicațiilor.
5. Pot fi adăugate automatizări noi după implementarea ERP-ului?
Da. Compania poate începe cu procesele prioritare și poate adăuga ulterior alte module ERP, integrări sau reguli. Extinderea se face în funcție de activitățile care apar, volumul de lucru și legăturile necesare între departamente.
