8 criterii pentru a alege un ERP bun pentru afacerea ta

Ne laudam cu intuitia noastra, cu loviturile pe care le-am dat din talent, dar ne uitam de sus la deciziile rationale, bazate pe cifre si pe argumente palpabile. Desi profilul antreprenorului roman evolueaza continuu, investim in continuare la ghici, nu renuntam la proiectele cu care pierdem bani, tragem dupa noi coechipieri slabi de inger, cu performante discutabile si comportamente distructive.

Este fara indoiala cel mai bun moment sa te gandesti la un soft de complexitate medie, peste obisnuitul Excel, care sa-ti puna in fata, in timp real, cifrele de care ai nevoie inainte sa te apuci sa iei deciziile majore in business. Nu e simplu sa-iti alegi partenerul furnizor de soft care ti se potriveste. Uita-te catre cel care iti intelege nevoile si particularitatile de business si care te poate conduce pe calea cea mai scurta spre obtinerea rapoartelor care iti vor usura munca si iti vor imbunatati semnificativ rezultatele.

Un sistem ERP poate sa sustina rezultatele sau sa le intarzie. Caci un ERP e un soft integrat, o suma de module in aceeasi interfata, in care echipele operationale introduc date. Aceste date se „duc” in rapoarte de care sa te folosesti ca sa stii exact cum stai.

Nu pierde vremea echipei cu operatiuni repetitive, cand stii bine ca cel mai important este ca ei sa se ocupe de client.

Daca te gandesti ca un sistem ERP este scump, mai gandeste-te, dupa ce te informezi. Exista softuri integrate care nu costa mai mult de sute de euro pe an, pe langa investitia initiala care poate fi tot atat. Da, cu cat vrei automatizari mai personalizate, cu atat costurile suplimentare vor fi mai mari. Dar tocmai asta este utilitatea unui soft, nu?

Hai sa vorbim pe scurt si despre criteriile de care ar trebui sa tii cont cand alegi un sistem ERP pe masura business-ului tau:

1. Stabileste de la inceput care este durerea cea mai mare

Vei face o lista cu mai multe „dureri”, stiu. Dar stiai ca de fapt, creierul uman nu percepe doua puncte de durere in mod simultan? Cam asta trebuie sa faci si pentru afacerea ta: lista, ok, insa sa prioritizezi, sa le gandesti in ordinea URGENTEI si a IMPORTANTEI. Pe criteriul durerii tale cea mai mare, vei decide intuititv care e softul potrivit, ca de acolo pleaca si decizia ta de a face schimbari.

Uite cateva dintre durerile business-urilor cu care ne-am intalnit de-a lungul timpul:

• Consum mare de timp de resurse pentru gesturi repetitive
• Date incorecte
• Date nesigure
• Introducere greoaie a datelor
• Lipsa rapoartelor pentru management
• Lipsa controlului

2. Intreaba daca sistemul ERP dorit are functionalitatile care te ajuta

Softul potrivit, ca e mai mic sau un ERP complex, trebuie sa TE AJUTE. Sa preia prin automatizari gesturi, sa iti livreze informatii utile prin rapoarte, pentru ca tie sa iti fie mai usor sa PREVII, sa ai mai rar si mai putine incendii de stins. Evident sau nu, lipsa unei functionalitati pe care o folosesti zilnic, tu dar mai ales echipa operationala, TE VA COSTA. 

Si aici poti prioritiza, desigur, in functie de nevoile cele mai urgente, pentru echipele: de vanzari, administrativ, financiar si mai ales, pentru tine.

3. Asigura-te ca ERP-ul este flexibil sau poate fi customizat

Afacerile se schimba si, de dorit, evolueaza. Si softul ar trebui sa tina pasul cu schimbarile din business-ul tau. Ar trebui sa poata sa se adapteze, sa vina cu functionalitati suplimentare, adaptate. Cu fluxuri de lucru care pot fi transpuse in soft, macar partial automatizate. Dezvoltarile personalizate trebuie sa plece de la nevoia ta, consultantii trebuie sa iti cunoasca afacerea, sa vada un flux de lucru complet si sa vina cu propuneri pragmatice, sa te opreasca atunci cand cerintele tale nu sunt conforme cu legea.

4. Un ERP trebuie sa fie actualizat in functie de modificarile de legislatie

Am vazut multe business-uri blocate pentru ca furnizorul de soft nu mai facea modificari in soft sau nu putea sa tina pasul cu modificarile de legislatie. Si e tare neplacut sa schimbi URGENT softul pentru ca nu mai poti sa faci nimic. Sau sa tii evidente manual si apoi sa o iei de la capat intr-un soft nou, ca sa nu pierzi urma stocurilor, facturilor. Asa ca fii atent cat de serios e furnizorul de soft, de cand exista pe piata cati oameni au. Niciodata un furnizor local, freelancer nu va putea sa tina pasul cu dezvoltari suplimentare, cu modificari legislative, sa faca si suport, sa poata sa vina si la tine cand ai nevoie, decat daca esti singurul lor client 😊.

5. Suportul tehnic este inclus in costul abonamentului

Exista softuri pentru care nu e nevoie de formare, poate un soft de facturare super simplu sau poate unul foarte intuitiv de salarizare. Dar cu cat e mai bogat in functionalitati, cu atat integrarea lui in firma va fi mai de durata, iar echipa ta va avea nevoie de training initial si apoi de suport tehnic continuu. Sunt provideri care vor avea un cost initial de suport si apoi te vor factura per interventie. Dar sunt si furnizori care au preturi fixe pe subscriptie anuala, ca sa stai linistit si sa nu numeri numarul de apeluri sau orele petrecute in telefon.

Nevoie de suport vei avea pentru ca nu ai salvat o baza, ai un om nou in echipa si vrei sa lucreze mai repede si echipa nu conoaste toate „scurtaturile” softului. Toate astea sunt servicii de care, oricat ai vrea sa nu le accesezi, vei avea nevoie, dar ele te vor ajuta sa economisesti timp si resurse daca furnizorul de soft poate sa ti le ofera.

6. Sistemul ERP ofera posibilitatea de integrare cu alte platforme

Furnizor local, functionalitati putine. Integrari putine, de asemenea. Pentru ca in cazurile astea, tertii se „leaga” la softul tau. Insa un furnizor serios, cu experienta, va colabora cu terti ca sa iti faca viata mai usoara. Sa iti dau cateva exemple: daca faci retail online, vei avea nevoie sa integrezi stocurile pe site, sa automatizezi comenzile si sa actualizezi stocurile in timp real. Si asta, te asigur, ca se poate face AUTOMAT, ca sa nu investesti resurse care sa dea refresh manual, pentru a nu produce comenzi imposibil de onorat. Integrarile se pot face si customizat cu alte tool-uri pe care le mai folosesti – banca, softuri administrative, pontaj, soft telefonic si altele.

7. Un ERP trebuie sa tina datele in siguranta

Te sfatuiesc sa folosesti intotdeauna un antivirus licentiat. Dar trebuie sa stii ca dincolo de antivirus, softul tau trebuie sa salveze automat baze de date (ca sa nu uiti tu sa faci asta), astfel incat, la un posibil atac/virus, datele tale sa fie in siguranta si sa le poti recupera. Sa iti dau un exemplu: un client al nostru a luat un virus si toate datele erau criptate, in AFARA de baza de date din NextUp. Pentru a decripta restul datelor, i s-au cerut bani, insa activitatea pentru clientii sai nu a fost blocata, datele din NextUp au fost recuperate si restaurate in cateva ore. Asta e basic, softul cu care ti-au dotat afacerea e obligatoriu sa aiba ziduri de protectie suplimentare, pe langa antivirusul folosit.

8. Uita-te la costurile anuale vs. calitatea serviciilor

Nu intamplator l-am lasat la final. Pentru ca, asa cum le spunem si clientilor nostri, iti spun si tie: costul trebuie sa fie ultima ta grija. Asigura-te intai ca softul este ce trebuie. Si ca furnizorul s-a asigurat ca a inteles nevoia ta, a inteles procesele din afacerea ta si ce anume e unic si ce te doare cel mai tare. Daca pretul te doare cel mai tare, iti spun ca de fapt softul are un cost, da, dar ar trebui sa te scape de alte costuri. Cu resurse umane in plus, de exemplu. Unul dintre clientii nostri, dupa implementarea a doar 2 module integrate NextUp, a putut face aceeasi activitate cu un om, in loc de 3. Deci daca tu crezi ca softul costa, mai gandeste-te un pic.

De asemenea, uita-te la costurile anuale versus calitatea serviciilor si multitudinea functionalitatilor. Adica raport calitate pret.

Gaseste un echilibru intre criteriile de mai sus. Fii realist cu timpii de implementare si cu resursele necesare. Succesul implementarii depinde 50% de tine.

Stii deja, draga antreprenor, ca rezultatele excelente vin in consecinta planificarii. Si daca vrei rezultate constante, ai nevoie sa faci follow up constant. Cifrele pot sa vina la tine, automat, fara efort. Doar asa poti face face follow up zilnic.

Gandeste-te care este operationalul care iti ocupa timpul si mintea si du-l pe ala in soft. Pentru ca mintea si timpul tau trebuie sa fie la carma business-ului, sa gaseasca solutii strategice, ca gandeasca macro si sa se asigure mereu ca business-ul merge in directia TA, si nu dus de vant, aleatoriu.