7 semne că echipa de HR are nevoie de un soft de salarizare

   Un departament de HR eficient nu se oprește doar la recrutare, ci se ocupă inclusiv de administrarea aspectelor administrative, cum ar fi salarizarea, beneficiile și remunerațiile angajaților, precum și conformitatea cu reglementările în legislația muncii. Investiția într-un soft de salarizare poate fi extrem de avantajoasă pentru o companie, deoarece ajută la eficientizarea fluxului de lucru, la securizarea și analiza corectă a datelor, cât și la comunicarea eficientă în cadrul companiei.

Înainte de a aborda toate opțiunile, este important să stabilești de ce anume ai nevoie de la un software de salarizare. Ține cont de numărul angajaților, complexitatea statelor de plată (cum ar fi grile diferite de salarizare, beneficii sau cerințe fiscale) și orice funcții suplimentare de resurse umane de care este nevoie, cum ar fi pontajul sau gestionarea concediilor. 

Dar, există anumite semne clare care indică faptul că o companie are nevoie de soft de salarizare necesar departamentului de resurse umane. Iată 7 dintre aceste semne de care e bine să ții cont:

1. Greșeli frecvente

Procesarea manuală este predispusă la erori umane care pot duce la calcularea greșită a taxelor și impozitelor, completarea formularelor cu informații incorecte și multe altele. Și aceste erori înseamnă un cost pentru firmă. Prin urmare, un soft de salarizare devine cu atât mai important cu cât ajută companiile să evite aceste greșeli. 

Investiția într-un software de salarizare va reduce expunerea la erorile umane, evitarea sancțiunilor și amenzilor din partea autorităților și satisfacția angajaților, deoarece multe date vor fi generate automat, stocate într-un singur loc și accesibile angajaților și specialiștilor de HR.

2. Departamentul HR copleșit

Creșterea rapidă a unei organizații are ca rezultat creșterea responsabilităților pentru specialiștii de HR, ceea ce face ca echipa să facă față greu sarcinilor suplimentare. Acest lucru duce la creșterea stresului în rândul angajaților și în cele din urmă la scăderea productivității.

Indiferent de dimensiunea firmei, specialiștii HR petrec mult timp cu procesarea salariilor în fiecare lună. Acest lucru este, de asemenea, însoțit de agitația care vine cu ore, zile și luni nesfârșite petrecute cu pregătirile fiscale de sfârșit de an. Utilizarea unui soft de salarizare automatizează toate aceste procese și, de asemenea, elimină probabilitatea de eroare în calcule. Se economisesc nenumărate ore, ceea ce poate permite oamenilor din HR și Finanțe să se concentreze asupra altor sarcini care necesită atenția lor imediată. Cercul vicios al angajamentului față de salarizare se încheie pe măsură ce este înlocuit cu un soft performant care din câteva click-uri face toată munca.

3. Ineficiență și întârzieri

Dacă procesele de resurse umane (cum ar fi recrutarea, urmărirea timpului, evaluarea performanței și managementul angajaților) sunt efectuate manual și consumă mult timp, atunci este momentul pentru un soft de salarizare performant pentru a automatiza aceste procese.

4. Dificultate în urmărirea concediilor și a pontajului

Absenteismul neplanificat sau monitorizarea concediilor poate fi o provocare pentru companii, în special pentru cele cu un număr mare de angajați. Adăugăm la acestea metode de urmărire manuală și comunicare slabă între angajați și manageri și am obținut mediul perfect pentru eșec. Un ecosistem digital de resurse umane care se bazează pe un soft salarizare poate urmări aceste informații și poate genera rapoarte clare pentru a se lua măsurile potrivite.

5. Lipsa unui sistem informațional centralizat

Dacă informațiile despre angajați sunt stocate în mai multe locații și nu există un sistem centralizat, poate fi dificil să accesezi rapid informațiile și documentele necesare. Un soft de salarizare disponibil în cloud poate centraliza aceste informații și pot fi accesate de pe multiple dispozitive și din diferite locații.

Acest lucru le permite specialiștilor HR să aibă un control mai mare asupra activităților profesionale și, de asemenea, economisește timp angajatorilor, care pot accesa cu ușurință aceste date.

6. Comunicare dificilă în cadrul organizației

Consecințele comunicării ineficiente într-o firmă pot varia de la probleme minore la eșecuri majore, scăderi în productivitate, moral scăzut și angajați demotivați. Dacă există probleme în transmiterea informațiilor între departamentul de resurse umane și angajați, un soft de salarizare poate facilita comunicarea printr-o platformă centralizată, asigurându-se că toți membrii echipei sunt la curent cu noutățile companiei.

Angajaților le place să aibă acces la datele personale, pentru a vedea salariile anterioare, cererile de concediu sau orele suplimentare lucrate. De asemenea, angajații beneficiază de posibilitatea de a introduce și actualiza informațiile profilului de plată. Dacă își schimbă adresele sau conturile bancare, software-ul potrivit de salarizare le facilitează angajaților actualizarea informațiilor fără a trece printr-un schimb de e-mail cu persoana de resurse umane.

7. Dificultate în măsurarea activității angajaților

Dacă evaluarea performanței angajaților este o provocare pentru managerii de resurse umane, un soft de salarizare performant poate automatiza acest proces, generând statistici și rapoarte prin simpla apăsare a unui buton. Astfel, poți fi informat în timp real despre informații utile precum raportul curent al fiecărui angajat față de normă sau ratele de absenteism.

În concluzie, un soft salarizare înseamnă mult decât automatizarea sarcinilor manuale și stocarea fizică a datelor (în fișiere), ajută în special la eficientizarea fluxului de lucru al departamentului de HR, permițând profesioniștilor din HR să se concentreze pe sarcini de o importanță mai mare.

Dacă observi oricare dintre aceste semne, merită să evaluezi posibilitatea implementării unui soft de salarizare pentru a simplifica și eficientiza procesele interne de HR. Software-ul de salarizare este o soluție de tip self-service care oferă utilizatorului instrumente pentru a gestiona procesul de salarizare în general. De asemenea, oferă posibilitatea integrării cu alte departamente din companie pentru a obține rapoarte precise și valoroase pentru viitor.